Порядок створення служби безпеки фірми

Як уже зазначалося, забезпечення безпеки фірми може покладатися на спеціалізовані фірми, що надають послуги без­пеки, на структурні підрозділи фірми відповідно до їх спеціалізації а також на спеціально створені підрозділи фірми, що формують в цілому службу безпеки. Далі спинимося на аналізуванні процедури створення служби безпеки фірми, яка пе­редбачає здійснення правових і організаційних заходів.

Передусім, створюється організаційний центр (група, рада, комітет тощо) при керівникові фірмі, що представлений керів­ництвом фірми, з числа керівників окремих структурних під­розділів, фахівців та спеціалістів, що добре обізнані з функціями безпеки фірми. Керівник фірми разом із відділом кадрів проводить роботу щодо пошуку кандидатур на посади керівни­ків служби безпеки фірми, її окремих підрозділів (ділової роз­відки, контррозвідки, служби охорони тощо). Якщо такі кан­дидатури відсутні, то проводити подальші заходи підготовчого періоду не має сенсу, адже головним завданням організаційно­го центру фірми є розроблення та затвердження її концепції безпеки, зміст якої визначається природою та рівнем загроз і небезпек для діяльності фірми.

Концепція безпеки фірми визначає також організаційну струк­туру підрозділів служби безпеки, перелік і обсяг їх повнова­жень. Не виключається також можливість виконання певних заходів безпеки шляхом купівлі послуг на ринку безпеки. Особ­ливістю підготовчого процесу є формування серед колективу фірми атмосфери колективного захисту, тобто долучення до за­ходів безпеки всіх без винятку працівників фірми з виконан­ням їхніх функціональних обов’язків. Однак координатором й організатором заходів безпеки, безперечно, є служба безпеки.

Беручи до уваги, що працівники служби безпеки фірми здійс­нюють зазвичай свою діяльність на конфіденційній основі, варто передбачити індивідуальну відповідальність за дії проти прав та інтересів фірми. Лише з’ясувавши організаційні заходи керівнику фірми можна приступати до формування персоналу служби безпеки. Корисно пам’ятати, що діяль­ність підрозділів служби безпеки базується на принципі под­війного підпорядкування: управління діяльністю підрозділів служби безпеки покладається на керівника фірми, тоді як мето­дичне їх забезпечення – на службу безпеки фірми, а саме на її керівника.

Основні завдання служби безпеки фірми, що визначаються змістом концепції безпеки фірми, включають у себе:

– своєчасне виявлення, попередження і локалізацію реаль­них і потенційних загроз діяльності фірми з боку конкурентів, кримінальних елементів, недобросовісних контрагентів, клієн­тів та її працівників;

— проведення відповідних заходів із метою забезпечення спокійної, доброзичливої обстановки на фірмі і в її підрозді­лах, сприяння формуванню і підвищенню високого іміджу фір­ми на ринку;

— виявлення внутрішніх і зовнішніх причин та умов, які сприяють завдаванню фірмі та її персоналу матеріальної, мо­ральної і фізичної шкоди, вироблення й реалізація заходів що­до їх усунення;

— організацію інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності фірми, операцій та угод, що проводяться нею та її підрозділами. Розроблення системи заходів інформаційної без­пеки фірми і впровадження її у практику роботи;

— проведення заходів з економічної безпеки, захисту фі­нансових та матеріальних ресурсів фірми, недопущення збит­ків при проведенні нею комерційних операцій;

— підготовку персоналу фірми з питань безпеки її діяльності;

— розроблення і впровадження у практику діяльності під­розділів і установ фірми нормативно-правових документів із питань безпеки.

Діяльність служби безпеки фірми неможлива без умілого управління її керівника, який спрямовує діяльність служби на виконання щойно перелічених завдань. Керівник підпорядко­вується безпосередньо керівнику фірми і виконує його вказів­ки щодо організації безпеки діяльності фірми, які не супере­чать чинному законодавству.

До компетенції керівника служби належать:

— розроблення концепції безпеки діяльності фірми, орга­нізація та впровадження її у практику роботи підрозділів і установ;

— розроблення структури підрозділів безпеки установ фір­ми, системи заходів безпеки;

— добір і розміщення співробітників служби та керівників підрозділів безпеки в установах фірми;

— керівництво діяльністю служби, координація діяльності підрозділів безпеки в установах фірми;

— забезпечення умов для ефективного виконання завдань безпеки діяльності фірми та обов’язків співробітниками служби;

— координація діяльності підрозділів фірми з питань за­безпечення його безпеки;

забезпечення взаємодії служби з правоохоронними орга­нами з питань безпеки діяльності фірми та його персоналу.

Керівник служби безпеки фірми має право:

– бути присутнім на засіданнях керівних органів фірми;

– доступу до інформації щодо діяльності фірми, її персона­лу, партнерів, контрагентів, клієнтів і акціонерів;

– давати обов’язкові для виконання вказівки керівникам підрозділів фірми і їх співробітникам із питань забезпечення безпеки діяльності фірми;

— направляти співробітників служби для участі у прове­денні комерційних операцій та заходах фірми щодо ліквідації наслідків протиправних посягань на її власність та імідж;

— добирати та представляти для призначення керівництву фірми співробітників служби, порушувати клопотання перед керівництвом фірми про приймання на роботу або звільнення керівників підрозділів безпеки установ фірми;

— виступати представником фірми у відносинах із зовніш­німи організаціями і установами у питаннях про забезпечення безпеки її діяльності;

— дозволяти, обмежувати, відмовляти у доступі до конфі­денційної та таємної інформації фірми її працівникам;

— брати участь у засіданнях дорадчих органів фірми, нада­вати свої пропозиції щодо забезпечення безпеки заходів, які проводяться на фірмі;

— вносити пропозиції щодо притягнення до відповідаль­ності працівників, які порушують встановлені на фірмі пра­вила та режими безпеки, зловживають службовим становищем або вчиняють протиправні дії стосовно фірми, її персоналу парт­нерів, контрагентів, клієнтів чи акціонерів;

— делегувати частину своїх повноважень у разі екстре­мальних умов та з метою оперативного і ефективного вирішен­ня завдань безпеки іншим співробітникам служби.

9.2. Організаційна структура служби безпеки фірми

Формування структури та вибір форм діяльності служби безпеки фірми залежить від специфіки її фінансово-господар­ської діяльності, розмірів та фінансового становища.

Як зазначають дослідники з проблем безпеки, чинниками, що впливають на побудову організаційної структури служби безпеки фірми є:

— характер і масштаби виробничої діяльності підприємст­ва (особливості продукції, що випускається, прогресивність застосовуваних технологій, наявність товарів-новинок, патен­тів і ліцензій, виробнича потужність, чисельність працюючих, темпи технічного розвитку);

— ринкова позиція підприємства (темпи розвитку галузі, до якої належить підприємство, вид кривої життєвого циклу, динаміка його продажу і частка ринку, наявність стратегічних зон господарювання, рівень конкурентоспроможності товарів і послуг, репутація в ділових колах, імідж і гудвіл);

— досягнутий рівень фінансового добробуту (загальна еко­номічна рентабельність, рентабельність капіталу і продукції, платоспроможність, рівень ділової активності, інвестиційна при­вабливість);

— наявність суб’єктів спеціального захисту (носії держав­ної і комерційної таємниці, великі матеріальні цінності, еколо­гічно небезпечні виробництва, вибухо- і пожежонебезпечні ді­лянки тощо);

— наявність конкурентного середовища (активність конку­рентів і криміналітету).

Окрім перелічених об’єктивних чинників, що впливають на вибір структури служби безпеки, вчені допускають вплив чинників суб’єктивного характеру. Так, наприклад, наявність фінансових ресурсів, що можна спрямувати на забезпечення безпеки фірми, або суб’єктивна думка керівника фірми, який вважає, що витрати на функціонування служби безпеки себе не виправдають і тому її формувати не варто.

Разом із тим, усе різноманіття служб безпеки можна поді­лити на такі дві групи:

— ті, що входять до структури фірми і повністю утриму­ються за її кошти;

— ті, що функціонують як самостійні комерційні суб’єкти ринку детективно-охоронних послуг і на підставі укладених договорів виконують функції щодо забезпечення окремих ас­пектів безпеки фізичних чи юридичних осіб.

Для служби безпеки першої групи характерною є багатофункціональність, адже її співробітникам доводиться вирі­шувати весь комплекс проблем безпеки фірми, що властиве для великих фінансових інституцій: комерційних банків, інвестиційних фондів, фінансово-промислових груп, страхо­вих компаній, які використовують власний персонал і техніч­ні засоби.

Служби безпеки фірми, що входять до другої групи, є спеціа­лізованими у сфері надання послуг у сфері забезпечення без­пеки фізичних чи юридичних осіб. Причому перелік послуг є комплексним і може включати в себе як систему заходів за­хисту фірми, так і здійснення окремих заходів, а саме виявлення підслуховуючих пристроїв, особисту (фізичну) охорону праців­ників фірми. Названа група служб включає в себе як приватні охоронно-детективні фірми, так і державні установи, зокрема оперативні підрозділи органів внутрішніх справ, податкової міліції, Служби безпеки України, внутрішні війська МВС України, підрозділи Державної служби охорони МВС України та ін., що надають послуги на договірних умовах.

За певних обставин для фірми є більш вигідним скориста­тися послугами сторонньої спеціалізованої структури, для ви­конання окремих функцій безпеки, аніж утримувати власну службу безпеки. Це може стосуватися, наприклад, виявлення підслуховуючих пристроїв, супроводу вантажів чи фізичних осіб, контролю ефіру, особливо у тих випадках, коли потрібні разові заходи такого характеру. Зауважимо, що вартість таких послуг також є достатньо висока, оскільки вона включає в себе високу вартість спеціальної апаратури, її профілактику та об­слуговування, навчання персоналу тощо.

Беручи до уваги організаційну структуру служб безпеки ве­ликих акціонерних промислових підприємств, комерційних банків, фінансово-промислових груп, страхових компаній, ін­вестиційних фондів, можна виявити їх характерні особливос­ті, чинники, що впливають на формування цих структур, і та­ким чином, сконструювати типову модель організаційної структури служби безпеки фірми.

Специфіка діяльності комерційних банків, що пояснюється значним обсягом інформації, яка складає банківську таємни­цю, широкі зв’язки з клієнтами і партнерами, наявність ма­теріальних і фінансових цінностей, спонукає до розробки окремої організаційної структури служби безпеки банку, яка б могла протистояти та мінімізувати вплив загроз і небезпек на його діяльність.

Отже, як бачимо, організаційна структура служб безпеки як промислових фірм, так і комерційних банків уособлює в собі складний механізм протистояння загрозам і небезпекам, що супроводжують ринкове середовище. Зважаючи на зміст загроз і небезпек співробітники служби безпеки фірми мусять спрямовувати свої зусилля на забезпечення:

— юридичної безпеки фірми, що передбачає юридично ко­ректне оформлення правових документів (статуту, реєстрацій­них документів, установчого договору, договорів (угод), па­тентів, ліцензій, ведення бухгалтерського обліку й звітності тощо);

— фізичної безпеки, яка передбачає систему заходів щодо забезпечення безпеки керівників та персоналу фірми, а також фінансових та матеріальних ресурсів фірми;

— інформаційної безпеки, що спрямована на захист інформа­ційних ресурсів фірми та об’єктів його інтелектуальної власності;

— виробничої безпеки персоналу, що спрямована на дотри­мання ним правил техніки безпеки та охорони праці, санітар­но-екологічних норм, сприятливого психологічного клімату на фірмі та вимог особистої безпеки працівників і членів їх родин.

Увесь цей перелік напрямів, за якими має працювати служ­ба безпеки фірми вимагає створення відповідних її внутрішніх структурних підрозділів, серед яких можна виділити такі групи:

1. Група режиму, що забезпечує регламентацію діяльності персоналу фірми та її відвідувачів шляхом:

• визначення переліку відомостей, що складають комерцій­ну таємницю;

• розробки відповідних документів (інструкцій, вказівок, рекомендацій), що регламентують роботу персоналу з кон­фіденційною інформацією;

• організації та ведення закритого діловодства, обліку ко­ристувачів, зберігання і розмноження відповідних доку­ментів та інших носіїв конфіденційної інформації;

• здійснення допуску персоналу фірми до роботи конфіден­ційною інформацією, організації і здійснення перевірки виконання персоналом фірми регламенту роботи з такою інформацією;

• здійснення контролю за обігом інформації обмеженого доступу;

• перевірка керівників, що здійснюють оперативне управ­ління на фірмі та її персоналу на предмет їх лояльності до фірми;

• проведення навчання персоналу фірми з конфіденційною інформацією;

• організації і проведення вивчення кандидатів на роботу, що пов’язана з допуском до конфіденційної інформації.

2. Група охорони і супроводження функціонує у тісному взаємозв’язку з групою режиму і спрямовує зусилля на здійс­нення фізичної охорони керівників та персоналу фірми, а також її приміщень та матеріальних і фінансових цінностей з вико­ристанням відповідного обладнання і систем; виявлення, лока­лізацію й усунення загроз і небезпек діяльності фірми шляхом:

• забезпечення охорони керівництва та персоналу фірми;

• організації та забезпечення пропускного режиму і перемі­щення персоналу та відвідувачів фірми в різні зони безпеки;

• забезпечення зовнішньої і внутрішньої охорони об’єктів фірми шляхом спостереження за ними;

• організація та забезпечення транспортування вантажів і документів, а за потреби – супровід керівництва та ок­ремих працівників фірми;

• здійснення контролю за функціонуванням елементів сис­теми захисту.

Працівники групи охорони та супроводження, як зазнача­ють П. І. Орлов та В. Є. Духов, забезпечують контроль усіх зон безпеки фірми, який може бути постійним (пости), епізодич­ним (із систематичними контрольними оглядами визначених рубежів безпеки) або комбінованим (коли окремі рубежі безпе­ки охороняються постійно, а інші – епізодично). У процесі охорони можуть застосовуватися технічні засоби і тварини. У процесі організації охорони фірми визначається спосіб охорони об’єкта. Залежно від розташування та особливостей функціо­нування фірми можуть застосовуватися такі способи охорони, як оперативне чергування нарядів охорони, патрулювання вар­тових, рухомі та нерухомі вартові на постах. Якщо на об’єктах фірми застосовуються комплекси інженерно-технічних засобів охорони, то оперативні наряди чергують на пульті управління, а на допомогу їм формуються допоміжні групи. Патрульні, рухомі та нерухомі вартові забезпечують роботу контрольно-про­пускних пунктів та здійснюють охорону об’єктів, що не облад­нані або недостатньо обладнані інженерно-технічними засоба­ми охорони. З цією метою визначається:

• кількість і види контрольно-пропускних та проїзних пунктів, місця їх розташування, режим роботи і кількість персоналу;

• кількість караулів, їх склад, ділянки охорони, місця розташування караульних приміщень і порядок функціо­нування;

• потрібні комплекси інженерно-технічних засобів охорони об’єктів фірми.

Ефективна організація діяльності групи охорони неможли­ва без чітко поставленої взаємодії з міліцією та іншими компе­тентними органами. Потреба спільних із ними дій викликана такими обставинами:

• нападом злочинців на об’єкт, що охороняється;

• проникненням порушника на об’єкт, що охороняється;

• надзвичайними обставинами на об’єкті, що охороняється (вибух, пожежа тощо);

• брутальним порушенням режиму охорони.

Група охорони контролює процес розкриття і закриття при­міщень, перевіряє виробничі та допоміжні приміщення тощо.

3. Технічна група, яка, взаємодіючи з працівниками групи охорони, забезпечує безпеку діяльності фірми з використанням технічних засобів захисту, зокрема систем сигналізації, зовнішнього спостереження, зв’язку, турнікетів та відповідає за їх без­перебійну роботу, ремонт, сервісне обслуговування тощо.

4. Детективна група, що представлена працівниками, які розробляють і проводять спеціальні заходи з вивчення окре­мих осіб із числа персоналу фірми, відвідувачів, клієнтів та партнерів, у діяннях яких містяться загрози безпеки фірми. Окрім цих заходів працівники цієї групи перевіряють канди­датів при прийманні на роботу на фірму; в окремих випадках проводять спеціальні заходи щодо фірм-конкурентів; встанов­люють і підтримують контакти з правоохоронними органами з питань забезпечення безпеки фірми.

Така організаційна структура характерна, здебільшого, для виробничо-господарських суб’єктів підприємництва, тоді як для чисто комерційних установ, на зразок банківських уста­нов, служба безпеки фірми може мати дещо іншу структуру, яка включає в себе:

— групу пошуку і режиму, що спрямовує зусилля на здійс­нення детективної роботи (наразі в Україні законодавчо нерегламентована), моніторингу, вирішення завдань інформаційної безпеки тощо;

— групу управління персоналом, що вирішує питання пов’язані з підбором, вивченням, прийманням на роботу, навчанням та просуванням персоналу по службі, звільненням пра­цівників фірми;

— групу професійного супроводження та фінансової діяль­ності, що забезпечує особисту охорону керівництва та окре­мих працівників фірми, а також інкасацію;

— групу супроводження вантажів – забезпечує безпеку усіх видів вантажів, що перевозяться різними видами транспорту;

— групу охорони та пожежної безпеки, що забезпечує комп­лексну охорону об’єктів фірми, проводить заходи щодо забез­печення пожежної безпеки, а також співпрацює з органами державної пожежної безпеки з питань профілактики;

— допоміжну технічну групу, яка бере участь в обслугову­ванні засобів технічного захисту і технічних систем безпеки;

— чергову частину, що здійснює моніторинг інформації, що надходить, а також координує заходи щодо забезпечення безпеки фірми.

Як бачимо, розглядувана нами організаційна структура служби безпеки фірми є комплексним утворенням, що має від­повідні структурні підрозділи, які в сукупності забезпечують систему протидії або ж мінімізації загроз і небезпек фінансо­во-господарській діяльності фірми.