Рекомендации к изучению темы. Систематизация документов в организации включает разработку номенклатуры дел

Систематизация документов в организации включает разработку номенклатуры дел. Следует ознакомиться с этим комплексным документом, его видами и структурой, а также этапами его разработки. Типовая номенклатура дел выводится на настенный экран. На основе номенклатуры дел служба ДОУ предприятия организует текущее и длительное хранение документов. Для этого экспертной комиссией проводится экспертиза ценности имеющихся в организации документов по определенным критериям, после чего документы в соответствии с номенклатурой дел группируются в дела, оформленные определенным образом, и хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока или подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Систематизация документов включает формирование и оформление дел текущего, продолжительного и постоянного хранения. Следует выяснить различия в организации этих видов хранения документов. В течение хранения документов необходимы доступ к ним (свободный или ограниченный), контроль движения и использования документов (контроль действий, контроль местоположения).

Длительное (свыше 10 лет) и постоянное хранение документов осуществляется в архивах. Архивный фонд Российской Федерации (часть документального фонда страны) состоит из государственного и негосударственного фондов. Важно выяснить назначение, структуру и задачи каждого из них. Затем дать представление о задачах, процедуре и особенностях длительного и постоянного хранения документов, а также формах использования документов в архивах. Важнейшей задачей всех архивов является обеспечение защиты документов от природных и техногенных факторов, доступа посторонних лиц, порчи и кражи документов, достигаемой рационализацией работы и оборудования архивохранилищ. Надо ознакомиться с формами использования документов архивов: архивными справками, архивными копиями документов, выписками из архивных документов, определить условия изъятия документов из архивов.