Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93

(ОКУД) охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в стране. Он решает следующие задачи:

- регистрация форм документов и сокращение количества применяемых форм;

- упорядочение информационных потоков в стране;

- исключения из обращения неунифицированных форм документов;

- обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов;

- контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов. Код – совокупность знаков (цифр, букв и др.), составленная по определенным правилам и позволяющая установить местоположение документа в документной системе. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

XX XX XXX Х

Класс форм

———————————————————————————————————————————————

Подкласс форм

————————————————————————————————————————————————————————

Регистрационный номер

———————————————————————————————————————————————————————————————— Контрольное число

————————————————————————————————————————————————————————————————————————

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: 1-2-й знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; 3-4-й знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; 5-7-й знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; 8-й знак - контрольное число. Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60-го по 79-й включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

09 01 004 6

Унифицированная система документации

Пенсионного фонда

————————————————————————————————————————————————

Документация по учету и распределению

средств

————————————————————————————————————————————————————————

Расчетная ведомость по страховым

взносам в Пенсионный фонд

————————————————————————————————————————————————————————————————

Контрольное число

—————————————————————————————————————————————————————————————————————

Федеральным органам исполнительной власти предоставлено право на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в подведомственных организациях. На основе общероссийского классификатора управленческой документации создаются отраслевые (ведомственные) классификаторы специализированных форм первичных учетных документов.

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Перио- дичность
		Унифицированная система организационно-распорядительной документации
		Документация по созданию организации, предприятия
		Договор об аренде
		Заявление на государственную регистрацию
		Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
		…………………………………………………………………….
		Документация по реорганизации организации, предприятия
		Приказ о реорганизации
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
		Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
		……………………………………………………………….
________	___	____________________________________________	_______	________

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Нормативно-методические документы, регламентирующие и обеспечивающие деятельность службы ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного управления (ГСДОУ) является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Он содержит принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование аппарата работы управления.

В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства. Например, «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (Росархив, 2005)

ГСДОУ рассматривает следующие вопросы.

Документирование управленческой деятельности: состав, унификация и стандартизация, составление текстов и оформление управленческих документов (правила оформления обязательных и дополнительных реквизитов, машиночитаемых документов и машинограмм).

Организация работы с документами: организация документооборота (порядок обработки поступающих и отправляемых документов, передача документов внутри организации, учет количества документов), информационно-поисковая система по документам организации (правила регистрации и индексирования документов, справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях, оперативное хранение документов на разных носителях, составление номенклатуры дел, формирование дел), контроль исполнения документов (сроки исполнения документов, организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов), подготовка документов к передаче в ведомственный архив (экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел).

Механизация и автоматизация работы с документами: состав комплектов и применение средств механизации и автоматизации работы с документами.

Служба документационного обеспечения управления: задачи, структура и нормирование труда работников службы документационного обеспечения управления, организация рабочих мест и условия труда.

К тексту ГСДОУ приложены: перечни межотраслевых унифицированных систем документации, государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации; примерные перечни документов, подлежащих утверждению, и документов, на которые ставится гербовая печать; правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм; формы номенклатур дел организации и структурного подразделения; перечни нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов и типовых сроков исполнения документов; форма обложки дел постоянного и долговременного хранения; типовые задачи, функции и права службы документации в организации.

Нормативно-методические документы, регламентирующие и обеспечивающие деятельность службы ДОУ, включают следующие документы.

1) Документы по нормированию труда, например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда России, 1995); Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.).

Нормы времени предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вычислительной техники в органах управления.

2) Документы по структуре, функциям и численности службы ДОУ, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (М.: Минтруд России, 2001).

3) Документы по организации рабочих мест и условий труда, например Федеральный закон от 17.07.1999 № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации».

4) Документы по совершенствованию ДОУ: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного управления (ГСДОУ), Основные правила работы архивов организаций (М.: Росархив, 2003), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.: Росархив, 2000) и другие.

5) ГОСТы, например, ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия, ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и другие.

6)Межотраслевые унифицированные системы документации, например, Унифицированная система плановой документации, Унифицированная система первичной учетной документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации, Унифицированная система документации по торговле, Унифицированная система документации по внешней торговле и др.