Государственные стандарты на документацию

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации содержит ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

К нормативным документам по стандартизации в РФ относятся:

· государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Требования стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Их соблюдение контролируют специально уполномоченные государственные органы управления в пределах своей компетенции.

Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования подготовлен ГУ Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе аутентичного перевода международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования», который выполнил ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ». Внесен Техническим комитетом по стандартизации в раздел 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело». Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Информация о стандартах публикуется в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».

Все государственные стандарты РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования государственных стандартов. Она содержит прежде всего комплекс основополагающих стандартов, закрепляющих положения о порядке разработки государственных стандартов; построении, изложении и оформлении стандартов; их утверждении, регистрации и введении в действие; о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, определяет: а) состав реквизитов документов; б) требования к оформлению реквизитов документов; в) требования к бланкам документов. Положения этого стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и другие документы.

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Интеграция России в мировое информационное пространство ознаменовалась изданием национальных стандартов, идентичных международным стандартам. К ним относятся следующие стандарты.

ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) СИБИД (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу). Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию

ГОСТ 7.59-2003 СИБИД. Индексирование документов, общие требования к систематизации и предметизации

ГОСТ 7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения

ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения

ГОСТ 7.74-96 СИБИД. Информационно-поисковые языки. Термины и определения

ГОСТ 7.76-96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.

Управление документами осуществляется в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой, поэтому национальные стандарты включают, например, ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования, ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.

ИСО-9000. Система международных стандартов качества определяет управление качеством и сертификацию систем качества. Сертификат – документ, удостоверяющий качество товара. Сертификация системы качества сама по себе не дает повышения качества, но показывает, что система качества предприятия организована в соответствии с определенными международными требованиями и обеспечивает стабильное и высокое качество продукции. Для получения сертификата необходимо провести тщательный анализ всей документации и форм регистрации данных на предприятии, привести их содержание в соответствии с требованиями международных стандартов.