Поля злиття

У цьому параграфі:

· Процедура злиття

· Підключення документа до джерела даних

− Уточнення списку одержувачів або його елементів

· Додавання в документ полів злиття (покажчиків місця заповнення)

· Встановлення відповідності полів злиття і файлу даних

· Введення вмісту і додавання полів

· Попередній перегляд і завершення злиття

· Завершення злиття і друк складених документів

· Збереження основного документа

· Процедура злиття

Процедура злиття

Процедура злиття застосовується, коли потрібно створити і роздрукувати комплект документів, наприклад, конверти (наклейки) з адресами або листи на бланках, які розсилаються великому числу замовників. Кожен лист або конверт містять загальні та індивідуальні відомості. Наприклад, в листі має бути звернення до замовника на прізвище та ім’я. Індивідуальні відомості для кожного листа або конверта поступають з певного джерела даних. Місце, де мають розташовуватися в документі індивідуальні відомості, такі як адреса або ім’я клієнта, позначають покажчиками місця заповнення, які називають полями злиття (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Приклад структури документа з полями злиття

Процес злиття документів складається з декількох дій:

· Налаштування основного документа, який містить текст і графіку, що є загальними для всіх версій складеного документа, наприклад, зворотна адреса або вітання на бланку листа.

· Підключення документа до джерела даних – файлу, що містить відомості, які повинні вставлятися в документ, наприклад, прізвища й адреси одержувачів.

· Уточнення списку одержувачів або елементів. Якщо потрібно створити копії лише для певних елементів файлу даних, треба вибрати елементи (записи), які потрібно включити в список.

· Програма Word створює копію основного документа для кожного елементу або запису файлу даних.

· Додавання в документ полів злиття, які заповнюватимуться відомостями з файлу даних.

· Попередній перегляд і завершення злиття. Перш, ніж друкувати весь комплект копій документа, кожну з копій можна заздалегідь проглянути.

· Роздрук результатів злиття – комплекту документів.

Для злиття використовуються команди вкладки Розсилки (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Вкладка Розсилки

Крок за кроком здійснити весь процес дозволяє область завдань Злиття. Щоб скористатися областю завдань, в групі Розпочати злиття на вкладці Розсилки виберіть пункт Розпочати злиття, а потім пункт Майстер злиття електронних повідомлень (рис. 8.2). Досвідчені користувачі самостійно застосовують команди з вкладки Розсилки просуваючись по групам зліва направо.

Рис. 8.3. Меню Розпочати злиття

Найчастіше за допомогою злиття створюють такі пакети документів:

· Комплект конвертів. Зворотні адреси на всіх конвертах однакові, проте адреса одержувача в кожному інша. Виберіть пункт Конверти і на вкладці діалогового вікна Параметри конверта вкажіть розмір конверта і форматування адрес.

· Комплект наклейок з адресами. На кожній наклейці друкуються інші прізвище й адреса. Виберіть пункт Наклейки і в діалоговому вікні Параметри етикетки вкажіть потрібний тип наклейки.

· Комплект документів на бланку або повідомлень електронної пошти. Основний вміст усіх листів або повідомлень є однаковим, але кожне містить відомості, призначені для певного одержувача, наприклад, прізвище, адреса тощо. Виберіть Листи або Повідомлення електронної пошти в групі Розпочати злиття.

· Каталог або папка. Для кожного елементу відображуються відомості одного й того ж типу, наприклад ім’я або опис, проте для кожного елементу вони інші. Клацніть Каталог, щоб створити документ такого типу.

Підключення документа до джерела даних

Щоб виконати злиття даних в основному документі, необхідно підключити цей документ до джерела даних (файлу), тобто вибрати одержувачів. Якщо файлу даних ще не існує, його можна створити в процесі злиття.