Поняття про документ

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з погляду технології, процес отримання, обробки й передачі інформації.

Переважна частина використаної в управлінні інформації фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати й передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо. Матеріальними носіями фіксованої інформації є документи.

Документ (від лат. documentum – доказ) – це результат відображення на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини.

Оформляються документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, диску, перфокарті, дискеті тощо.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, часто називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією. Інакше кажучи, управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документ має правове та господарське значення і є джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також дають можливість відтворити факти діяльності підприємства, знайти в зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи й для історії.

Найчастіше документи оформляються на бланках або стандартних аркушах за відповідним зразком. Інформація, розміщена в документі, повинна добуватися швидко й продуктивно. Це стосується, насамперед, цифрової планової та облікової документації, обробка якої добре механізується, й поки що значно меншою мірою – документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль. Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються відсутністю слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображують справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та змістові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців. Форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Документ видає повноважний орган або особа у відповідності з її компетенцією. Він має бути складеним за встановленою формою й бездоганно відредагованим.

Зовнішній вигляд документа є свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників. Якщо документ оформлений неохайно – значить в установі низька культура праці.

Реквізити як основні елементи документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів (написання й розташування на бланку реквізитів).

Багаторічна практика й управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 (297 × 210 мм) та А5 (146 × 210 мм). Документи з використанням реквізитів оформлюють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. У документах, оформлених машинним способом, реквізити мають бути розташовані в межах, які встановлює формуляр-зразок: ліве поле – 35 мм, праве – не менше ніж 8, верхнє – 20, нижнє (для формату А4) – не менше ніж 19, для формату А5 – не менше ніж 16 мм.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування:

1 – державний герб;

2 – емблема організації чи підприємства;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, установи, організації;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);

7 – повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання або видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст;

22 – відмітка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – відмітка про засвідчення копій;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа до організації.

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення й способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Логічні елементи тексту документа

Текст – головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини – одна з найважливіших операцій в діловодстві.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається, з якого приводу укладається документ, викладається історія питання й т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

В активному закінченні точно зазначається, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а текст, який містить також інші логічні елементи – складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. При прямому порядку після вступу йде доказ і закінчення. При зворотньому порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Класифікація документів

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, за надходженням, за стадіями створення, за ступенем гласності, за строками зберігання, за призначенням і деякими іншими ознаками.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності. Відповідно до цього виділяють такі види документів за ознаками класифікації і групами:

ОЗНАКИ КЛАСИФІКАЦІЇ ГРУПИ ДОКУМЕНТІВ

За спеціалізацією Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань, зовнішньоторговельної діяльності та ін.

За призначенням Організаційні

Розпорядчі

Інформаційні

Колегіальних органів

За місцем виникнення Внутрішні

Зовнішні

За напрямом Вхідні

Вихідні

За джерелами виникнення Первинні

Вторинні

За формою Стандартні

Індивідуальні

За технікою відтворення Рукописні

Відтворені механічним способом

За ступенем гласності Для службового користування

(секретністю) Секретні

Цілком секретні

За терміном виконання Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові

За складністю Прості (односкладні)

Складні

За стадіями створення Оригінали

Копії

За терміном зберігання Постійного зберігання

Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, питань планування оперативної діяльності, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних, зовнішньоторговельної діяльності тощо. У результаті утворюються функціональні комплекси документів або функціональні системи документації, наприклад: планова, кадрова, з капітального будівництва.

За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють, й оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Особисті документи створюються особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних обов'язків.

За стадіями створення розрізняють оригінали й копії документів. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». У юридичному відношенні оригінал та копія є рівноцінними. Одним із різновидів копії є дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку зі втратою оригіналу.

За формою розрізняють стандартні (типові) й індивідуальні документи. Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

2. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).

4. З кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти).

5. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, розписки, особові доручення і т. ін.).

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполук кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, протокол).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція). Розрізняють два основні види доведень – дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.

Вимоги до мови документів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, зрозумілий та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу і відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія (Я,... народилася,...навчаюся...);

б) заява (Прошу надати мені..., працюю на посаді...);

в) наказ (Наказую...);

г) службова записка (Доводжу до..., Вважаю, що...);

3. Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

б) трудова угода, контракт, договір (Замовник отримує, а Виконавець зобов’язується...);

в) інструкція (АТ «Довіра» встановлює..., кожен акціонер одержує...);

г) запрошення, оголошення (Банк надає..., інститут запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

а) коли підмет передує присудкові;

б) коли означення стоїть перед означуваним словом;

в) коли додаток стоїть після керуючого слова;

г) коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному

контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних

конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та

абревіатури:

а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, військкомат – військовий комісаріат та ін.);

б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України, неп – нова економічна політика та ін.);

в) скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).

9. Уникати неблагозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення (у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі та ін.).

12. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

13. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції:

— У порядку надання технічної допомоги...

— У порядку науково-технічного співробітництва...

— У порядку обміну досвідом....

— У зв'язку з проведенням спільних робіт з...

— У зв'язку зі вказівкою...

— У відповідності до попередньої домовленості рішенням...

— Відповідно до Вашого прохання...

— Відповідно до постанови міністерства...

— Незважаючи на наші неодноразові усні і письмові нагадування, до цього часу...

— З метою подальшої кооперації...

— Відчуваючи гостру необхідність...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вислови полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде неважко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

Модель синтаксичної конструкції	Варіанти її реалізації
Доводимо до Вашого відома, що...	постійно діючий семінар на тему «___________» відбудеться з__ по ___ _____ 2006_р.
Повідомляємо, що...	підприємство припинило виробництво автосамоскидів колишньої конструкції
Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що... Ще раз нагадуємо Вам, що...	ми досі не отримали від Васпротоколи випробування виробів нової конструкції
Підтверджуємо	отримання Вашої відповіді з питання реалізації продукції
Підтверджуємо із вдячністю	надходження Вашого листа з додатковими пропозиціями

Слід також пам’ятати, що лише своєчасність та актуальність інформації, точність викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і корисним.

1.3. Питання для самостійного вивчення

1. Вимоги до оформлення документів.

1.4. Термінологічний словник

Документ (від лат. documentum – доказ) – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Реквізити (від лат. reguisitum – необхідне, потрібне) – основні елементи документа, які мають свою послідовність.

Бланк (від франц. blanc – білий, чистий) – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Формуляр (від лат. formula – форма) – це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Текст (від лат. textus – тканина, сплетіння, з’єднання) – основний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Документи з високим рівнем стандартизації – це документи, в яких може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей, для яких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Документи з низьким рівнем стандартизації – це документи, в яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

1.5. Навчальні завдання

Вправа 1. Продовжіть речення:

Постійні реквізити друкуються…

Змінні – фіксуються...

Вправа 2. Виберіть правильний варіант відповіді:

Штамп – це...

а) сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послі­довності;

б) група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єди­ний блок;

в) аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять

постійну інформацію.

Вправа 3. Розгадайте кросворд

По горизонталі: 1. Друкована стандартна форма доку­мента з реквізитами, що містять постійну інформацію. 2. Відтворення частини документа. 3. Другий примірник до­кумента, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. 4. Найваж­ливіший, уніфікований засіб спілкування. 5. Відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки в документі. 6. Напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього доку­мента. 7. Основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктив­ність. 8. Перший і єдиний примірник документа. 9. Частина будь-якого тексту. 10. Напис службової особи на документі, що свідчить про його справжність або надає йому юридичної сили. 11. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку. 12. Реквізит, що підтверджує юридичну чинність документа. 13. Критичний відгук на науковий або інший твір, що містить заува­ження, пропозиції.

Ключ: Якщо кросворд розгадано правильно, то по верти­калі у виділених клітинках ви прочитаєте назву документа, що означає опис свого життя.

1.6. Інформаційні джерела

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А.С.К., 2002. – С. 37–86.

2. Ділова українська мова / За ред. О.Д. Горбула. – К.: Товариство «Знання», КОО, 2001. – С. 17–41.

3. Зубков М.Г. Сучасне українське ділове мовлення. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 32–62.

4. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – С. 45–49.

5. Молдованов М.І., Сидорова І.М. Сучасний діловий довідник. – К.: Техніка, 1992. – С. 4–32.

6. Плотницька І.М. Ділова українська мова. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 142–154.

7. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К.: Довіра, 2003. – С. 5–12.

8. Чорненький Я.Я. Українська мова (за професійним спрямуванням). Ділова українська мова. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 20–33.

9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера ЛТД, 2002. – С. 22–38.