Вибір постачальника

Важливою функцією служб постачання різних фірм є вибір постачальника для компанії. Цей вибір повинен грунтуватися на певних критеріях.

Є два основних критерії вибору постачальника: 1) вартість придбання продукції або послуг; 2) якість обслуговування. Вартість придбання містить у собі ціну продукції або послуг і іншу вартість, що не має грошового вираження, до якої можна віднести, наприклад, зміну іміджу організації, соціальну значущість сфери діяльності фірми, перспективи росту і розвитку виробництва і т.п.

Якість обслуговування містить у собі якість продукції або послуги і надійність обслуговування. Під надійністю обслуговування розуміють гарантованість обслуговування споживача потрібними йому ресурсами протягом заданого проміжку часу і незалежно від недопоставок, що можуть виникнути, порушень строків доставки і т.п. Надійність можна оцінити через імовірність відсутності відмови в задоволенні заявки споживача. В окремих випадках якість обслуговування, а також окремі умови поставки не відображаються на ціні придбання.

Крім основних критеріїв вибору постачальника існують і інші критерії, кількість яких може бути досить великою, наприклад, більше 60. До них відносяться:

• відстань постачальника від споживача;

• строки виконання поточних і екстрених замовлень;

• наявність у постачальника резервних потужностей;

• організація управління якістю продукції у постачальника;

• психологічний клімат у трудовому колективі постачальника;

• ризик страйків у постачальника;

• здатність постачальника забезпечити поставку запасних частин протягом усього терміну служби поставленого устаткування;

• кредитоспроможність і фінансове становище постачальника та ін.

Вказані критерії можуть бути застосовані при пошуку потенційного постачальника, який би відповідав їм.

Процедура одержання і оцінки пропозицій від потенційних постачальників може бути організована по-різному. Найпоширенішими і ефективними є: 1) конкурсні торги; 2) письмові переговори між постачальником і споживачем.

Конкурсні торги (тендери) - розповсюджена форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, матеріали, комплектуючі на велику суму або планується налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві. Постачальник одержує точне уявлення про умови роботи зі споживачем. Споживач поєднує рішення проблем одержання необхідного товару і вибір найкращого у всіх відносинах постачальника.

Проведення тендера включає наступні етапи: 1) реклама; 2) розробка тендерної документації; 3) публікація тендерної документації; 4) приймання і розкриття тендерних пропозицій; 5) оцінка тендерних пропозицій; 6) підтвердження кваліфікації учасників торгів; 7) пропозиція і присудження контракту.

Організація конкурсних торгів - складна і багатопланова робота. Тут ми обмежимося лише короткою її характеристикою, необхідною для ознайомлення із цією можливістю налагодження високоефективних взаємин постачальників і споживачів, що широко використовується.

Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

♦ інструктує учасників тендера про процедуру торгів;

♦ дає опис товарів або послуг, що закуповуються;

♦ встановлює критерії для оцінки пропозицій;

♦ визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в строгій відповідності із критеріями, наведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

- попереднє призначення членів тендерного комітету, що проводить оцінку пропозицій;

- розгляд тільки тих пропозицій, які відповідають вимогам, викладеним у тендерній документації;

- безумовне проходження оголошених у тендерній документації процедур оцінки;

- відсутність яких-небудь переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому повинно бути показано, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції і дані рекомендації із присудження контракту. Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну тендерну пропозицію, що відповідає кваліфікаційним вимогам.

Іншим варіантом процедури одержання пропозиції від потенційного постачальника можуть бути письмові переговори між постачальником і споживачем. У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на поставку товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами. Перший - коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції (або оферти). Ці документи аналогічні пропозиціям, що одержуються від постачальників при проведенні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій строго визначені, оферти у випадку письмових переговорів можуть мати різну форму і зміст. Звичайно вони включають наступні реквізити:

♦ найменування товару;

♦ кількість і якість товару;

♦ ціну;

♦ умови і строк поставки;

♦ умови платежу;

♦ характеристику тари і пакування;

♦ порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими і вільними. Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві із вказівкою строку дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді протягом цього строку рівноцінно відмові покупця від поставки і звільняє продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавцеві можуть бути спрямовані і контрумови покупця. Якщо контрагентам не вдається дійти згоди протягом терміну дії пропозиції, то переговори тривають без урахування зобов'язань продавця, узятих їм по твердій оферті. Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не містить у собі ніяких зобов'язань продавця стосовно покупця. Вона може висилатися необмеженому числу потенційних споживачів і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). У запиті вказуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і строки поставки, платежу та ін.), крім ціни, що вказується у відповідній пропозиції. У випадку якщо потенційний покупець звертається до своїх постійних контрагентів, то замість запиту може бути вислане замовлення.

Оцінка пропозицій, що надійшли до потенційного споживача, може вестися різними способами. Це може бути строго регламентований процес, як у випадку конкурсних торгів, або більше вільна процедура. Найчастіше основним критерієм для відбору пропозиції є висока якість у поєднанні з мінімальною ціною.

Кінцевий вибір постачальника здійснюється, в основному, двома методами. Перший метод - аналіз можливих варіантів і пропозицій здійснює торговельний агент фірми, відповідальний за закупівлі. Він вибирає постачальника виходячи насамперед з найбільш низьких закупівельних цін, робить замовлення, стежить за його виконанням і намагається розв'язати проблеми, що виникають. Всі питання звичайно вирішуються за допомогою сучасних засобів зв'язку, обмін офіційною документацією зведений до мінімуму. Другий метод полягає в колегіальному обговоренні можливостей і потреб у поставках. Аналіз проводиться як на рівні відділу закупівель компанії, так і на рівні взаємодії вищезгаданого відділу з виробничим і відділом контролю якості продукції.

Існує і третій шлях, що застосовується в основному для забезпечення постачання компанії з нового, погано вивченого ринку. Подібна ситуація може мати місце в результаті виникнення потреби в принципово нових для компанії сировині і комплектуючих. Така потреба з'являється при диверсифікованості виробництва і розробці принципово нової продукції, а також здійсненні закупівель по імпорту або в не вивченому фірмою регіоні і тому подібних ситуаціях. У цих випадках відділ закупівель або торговельний агент найчастіше звертається у фірму або бюро, що виконує посередницькі функції. Як правило, посередницька компанія має досить велику інформацію про можливості потенційних постачальників з погляду програми випуску їхньої продукції, її якості, оперативності реалізації отриманих замовлень.

В одних випадках фірми-посередники за попередньо обговорену плату знаходять можливих постачальників або споживачів продукції, дають консультації по юридичному і фінансовому аспектах передбачуваних угод. В інші - одержуючи повноваження від компанії-клієнта, беруть на себе організаційну і фінансову сторону угоди за обговорений відсоток прибутку або деяку частку від суми контракту. У цьому випадку вони стежать за обсягом і якістю поставок, піклуються про своєчасну доставку, можуть надавати послуги по складуванню, комплектуванню, пакуванню, сортуванню і іншим допоміжним операціям.