Требования к структуре управления и определяющие ее факторы

На современном этапе формируются структуры, наиболее пол­но отвечающие сложившимся принципам и функциям управле­ния. Наилучшая структура — та, которая позволяет предприятию эффективно взаимодействовать с внешней средой, целесообразно и продуктивно распределять усилия работников аппарата управле­ния и, удовлетворяя потребности клиентов, достигать намеченных целей.

Рациональная структура обеспечивает наилучшие условия для коммуникации, то есть обмена информацией, в объеме, необходи­мом для своевременного принятия решений, способствует скоор­динированное™ работ функциональных служб и линейного пер­сонала, улучшает горизонтальное и вертикальное разделение тру­да, распределение полномочий на всех уровнях, сокращает вмешательство вышестоящих работников в текущие процессы, облег­чает связь между руководителями и подчиненными, создает пред­посылки для механизации и автоматизации управления, внедре­ния АСУ Чем совершеннее структура, тем эффективнее воздей­ствие управления на процесс производства, лучше его результаты.

При формировании структуры управления производством необходимо руководствоваться организационными принципами (правилами), выработанными многолетней отечественной и зару­бежной практикой. Структура управления характеризуется многи­ми качественными свойствами, которые трудно формализуются (полномочия работников, их ответственность, адаптивность, гиб­кость и т д), поэтому следует умело сочетать анализ влияющих на нее факторов с требованиями принципов управления Чем слож­нее объект, тем большую роль играют принципы (правила), кото­рым должна отвечать рациональная структура управления. Рас­смотрим основные из них.

Принцип соответствия. Полномочия должны соответствовать целям, функциям и уровню ответственности Если на лицо возла­гаются определенные обязанности; то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполне­ния этих обязанностей.

Принцип оптимальной звенности. Числ о ступеней (уровней) управления должно бьгть объективно необходимым для оперативного управления. В звеньях системы следует соблюдать соразмерность по трудоемкости, объему деятельности, что способствует равномер­ной загрузке, которая, в свою очередь, определяет ритмичность ра­боты, хороший социально-психологический климат, дисциплину, рациональность взаимодействия. Системе управления должна быть присуща иерархическая рациональность, то есть оптимальная соподчиненность.

Принцип распространенности (объема) контроля означает, что в подчинении руководителей не должно быть числа работников, превышающих норму управляемости.

Принцип разграничения полномочий, Руководитель не должен выполнять работы, которые могут успешно выполнить его подчиненные. Систему управления следует ориентировать на опреде­ленный уровень компетентности персонала и информационного обеспечения. Нельзя построить ее без учета объемов необходимой информации.

Принцип четкого разграничения линейного и функционального ру­ководства. Каждое звено должно выполнять определенные функции, однако управление не может быть абсолютно формализован­ным. Система должна допускать и стимулировать неформальное управление, лидерство.

Принцип гибкости и надежности функционирования. Структура должна своевременно реагировать на изменения внутренней и внешней среды, приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам, потребностям своевременной реконструкции или модерни­зации, обладать гибкостью связей и максимально возможной про­стотой. Всеми своими характеристиками она должна соответство­вать механизму и процессу управления.

На структуру управления решающее влияние оказывают внешние и внутренние факторы и условия.

К внешним факторам относятся цели, принципы и методы управления, которые определяются социально-экономическими факторами, а также территориальное размещение (объем и харак­тер внешних связей, национальные, исторические и климатические условия), кооперация, трудовые ресурсы, законы, потребители, конкуренты, поставщики.

Кроме прямого существует и косвенное воздействие – состояние экономики научно-технический прогресс, политические изменения, международное положение. Внешние факторы влияют на управляемую систему, последняя определяет структуру управ­ления. Так, осуществление хозяйственной реформы и переход к рыночной экономике привели к выделению службы маркетинга в самостоятельное звено управления с достаточно широкими пол­номочиями; при этом возрастает и численность специалистов, вы­полняющих эту функцию.

Внутренние факторы, влияющие на структуру — это основные факторы производства как объекта управления: организационное устройство,

размер и тип производства,

уровень его специализации и концентрации,

техническая оснащенность,

трудовые ресурсы и их квалификация,

природные и экономические условия (расположение, рельеф, размещение населенных пунктов, наличие средств связи и транспорта). Кроме того, на структуру влияют факторы непосредственно управленческого (организационного) характера: степень соответствия организационному устройству, трудоемкость функций и полномочий, степень их централизации и децентрализации, информация, техника, объем контроля, соот­ношение между территориальными и отраслевыми формами уп­равления, формы собственности, компетентность работников и эффективность их труда.

Поскольку цель управления состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед предприятием задач, проектирование его структуры должно базироваться на стратегических планах. По­этому прежде чем выполнить работу по проектированию структу­ры управления, надо разделить организацию по горизонтали на сферы, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии; установить состав, содержание и объем работ по каждой функции, объективно необходимой для достиже­ния целей предприятия, соотношение полномочий различных должностей, определить должностные обязанности как совокуп­ность задач и функций, а также ответственность за их удовлетво­рительное выполнение.

Опыт показывает, что эффективнее работают не те организа­ции, которые раз и навсегда приняли оптимальную систему уп­равления, а те, в которых эта система постоянно совершенству­ется на основе достижений науки и под влиянием внешних ус­ловий

Решающее воздействие на формирование структуры управления оказывает структура производства, в которой выделяют две подструктуры: производственную и организационную, характеризующие с разных сторон строение объекта.

Под производственной структурой понимают сочетание отраслей на предприятии. Совокупность отраслей и их долю в общем объеме производства отражает структура товарной продукции предприятия (рис 5).

Организационная структура представляет собой совокупность производственных, обслуживающих и вспомогательных подразде­лений предприятия (рис. 6).

Организационная структура определяет построение структуры управления. Их принципиальное сходство и отличие легко заметить, сравнив данную структуру (см. рис 6) со структурой управ­ления (см. рис. 4).

Организационное устройство предприятия оказывает реша­ющее влияние на число ступеней в управлении, характер взаи­моотношений общехозяйственных и нижестоящих его звеньев. Структура управления должна отражать организационное уст­ройство объекта, его иерархический строй. Таким образом, они взаимосвязаны и взаимодействуют, в результате обеспечивается четкое функционирование всего хозяйственного механизма предприятия.