Документооборот исполнителя

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д.

При подключении к общим компьютерным информационным базам организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

1. имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;
2. имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указанием своей фамилии, промаркированные: «срочно», «на исполнении», «к докладу», «на подпись», «на отправку» и др., исходя из специфики деятельности.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения сотрудника, исполняемые им документы, по указанию руководителя структурного подразделения должны быть переданы другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.