Рассмотрение корреспонденции руководителем

Обычно применяется следующая технология:

1. документы передаются руководителем и посетителями, по его просьбе, секретарю;
2. секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передают документ на исполнение;
3. в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения, и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».

Образец заполнения информационного листка

на___.___.20___

Секретарь Гендиректора Ю.С. Ермакова

Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяются лицом, организующим исполнение - ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

Блок-схема обработки поступающей корреспонденции