Назначение инвентаризации и ее виды

Фактическое наличие материальных ценностей и обязательств и их состояние, отраженное в бухгалтерских документах, по ряду причин могут не совпадать. Для выявления расхождений и доку­ментального их оформления используется один из элементов ме­тода бухгалтерского учета – инвентаризация.

Инвентаризация – это выявление реального наличия имуще­ства под ответственностью материально ответственных лиц и фи­нансовых обязательств организации.

Под имуществом организации понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производствен­ные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денеж­ные средства и другие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторскую задолженность, кредиты бан­ков, займы и резервы.

Основные цели инвентаризации: выявление фактического на­личия имущества, его сопоставление с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в бухгалтерском учете обяза­тельств предприятия, приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическим наличием имущества.

В соответствии с действующим законодательством для обеспе­чения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

В ходе проведения инвентаризации решают следующие задачи:

устанавливают фактическое наличие и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств;

оценивают правильность отражения в учете состояния расчетов предприятия;

выявляют некачественное или ненужное организации имуще­ство;

выявляют факты неправильного хранения материальных цен­ностей;

проверяют состояние зданий складов и складского инвентаря;

контролируют работу материально ответственных лиц;

выявляют недостачу, порчу и другие потери, а также хищения имущества и другие злоупотребления;

проверяют соблюдение правил первичного бухгалтерского уче­та;

оценивают качество первичного бухгалтерского учета.

Расхождение данных бухгалтерского учета с фактическим нали­чием имущества и обязательств может возникать по разным при­чинам.

Естественные причины – закономерные изменения, которые происходят с хранящимся имуществом, обусловленные его физи­ко-химическими свойствами. Это изменение массы или качества товара вследствие влияния температуры или влажности воздуха, порчи его грызунами, насекомыми, а также потери при хранении и транспортировке (распыление, бой, утруска, выветривание). Про­исходит естественное уменьшение массы многих сельскохозяй­ственных культур, например зерна, картофеля, из-за усушки. В практике бухгалтерского учета это определяется как естественная убыль.

При характеристике причин уменьшения количества имуще­ства необходимо учитывать, что предельные объемы этого уменьшения установлены нормативами. Если нормативы пре­вышены, то величина превышения не считается естественной убылью.

Ошибки и неточности в местах хранения могут возникать при приеме и отпуске ценностей материально ответственными лица­ми. Такие факты являются случайными и поэтому приводят к об­разованию как излишков, так и недостач. Ошибки могут возникать также из-за неточности весоизмерительных приборов.

Ошибки в бухгалтерском учете – арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи в первичных документах, оши­бочное восприятие нечетко написанной цифры и т. д.

Злоупотребления – это целенаправленные обмеры, обвесы, за­мена материала одного сорта (а следовательно, и качества) другим, т. е. пересортица при выдаче имущества, обсчеты при выдаче де­нег, а также прямое хищение имущества и денежных средств мате­риально ответственными лицами.

Расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета выявляются лишь периодически, при проведении инвента­ризации. Данные инвентаризации подтверждают или уточняют данные бухгалтерского учета, т. е. делают их полностью достовер­ными. Таким образом, инвентаризация является обязательным дополнением документации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентариза­ции имущества и финансовых обязательств инвентаризации под­лежат всё имущество и все виды финансовых обязательств органи­зации: основные средства, материально-производственные запа­сы, взрослые животные и молодняк, нематериальные активы, фи­нансовые вложения, незавершенное производство и расходы будущих периодов, денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности, расчеты, резервы.

Инвентаризации подвергаются производственные запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат данной органи­зации, но числятся в ее бухгалтерском учете, например имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное, получен­ное для переработки. Имущество, не учтенное по каким-либо при­чинам, также подлежит инвентаризации.

В соответствии с действующим законодательством инвентари­зация должна проводиться в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже имуще­ства, а также при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия. Инвентаризация проводится на дату оформления этих хозяйственных операций;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исклю­чение составляют основные средства (инвентаризация может про­водиться один раз в три года), библиотечные фонды (один раз в пять лет), а также имущество, инвентаризация которого была про­ведена позже 1 октября отчетного года;

при смене материально ответственных лиц – инвентаризация проводится на дату передачи дел (но не позже дня увольнения ра­ботника);

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества – в день их обнаружения;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, – в день события или сразу по его окончании;

при реорганизации или ликвидации организации – перед со­ставлением реорганизационного (разделительного) или ликвида­ционного баланса;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации.

Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, включаемых в проверку, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, ког­да инвентаризация проводится по распоряжению государствен­ных органов.

Для проведения инвентаризации в организации создается посто­янно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав вхо­дят главный бухгалтер, главные специалисты (инженеры, экономи­сты, агрономы, зоотехники и т. д.), а также представители админис­трации. Если предстоит большой объем работ при одновременном проведении инвентаризации многих видов имущества и обяза­тельств, то создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих ин­вентаризационных комиссий утверждается приказом или распо­ряжением руководителя организации. По решению руководителя организации в состав инвентаризационной комиссии могут вклю­чаться представители службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций, ревизионной комиссии.

Руководитель организации обязан создать условия для проведе­ния проверки в установленные сроки. Комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения гру­зов, исправными весоизмерительными и контрольными прибора­ми, мерной тарой и т. п.

Инвентаризационная комиссия должна работать в полном со­ставе. Отсутствие хотя бы одного ее члена является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Различают несколько видов инвентаризации.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения сред­ства, принадлежащие предприятию, а также принятые на ответ­ственное хранение и в переработку, все права и обязательства предприятия. Полную инвентаризацию осуществляют при преоб­разовании, реорганизации или ликвидации предприятия.

Годовая инвентаризация проводится перед составлением годо­вого отчета по состоянию на 1 января. Она является наиболее про­должительной и трудоемкой, так как проверяется всё имущество организации. Для облегчения проведения годовой инвентариза­ции отдельные виды имущества разрешается инвентаризовать раньше, но с определенными условиями: основные средства ин­вентаризуют не ранее 1 ноября, капитальные вложения – не ранее 1 декабря, товары, готовую продукцию, производственные запа­сы – не ранее 1 октября и т. д.

Частичная инвентаризация может быть двух видов:

охватывающая о т д е л ь н ы й в и д и м у щ е с т в а и л и о б я з а т е л ь с т в, например только основные средства, только сырье и материалы, только сельскохозяйственную продукцию, только денежные средства в кассе, только расчеты с покупателями и т. п.;

проводимая п о в с е м у и м у щ е с т в у, з а к р е п л е н ­ н о м у з а о д н и м м а т е р и а л ь н о о т в е т с т в е н ­н ы м л и ц о м. Таким образом осуществляется инвентаризация конкретного склада.

Частичная инвентаризация может проводиться несколько раз в год, что позволяет уточнять данные первичных учетных докумен­тов, контролировать работу материально ответственных лиц, бо­роться со злоупотреблениями.

Плановая инвентаризация осуществляется в заранее намечен­ные сроки. Они устанавливаются с точки зрения экономической целесообразности или исходя из других конкретных условий.

Внеплановая инвентаризация проводится внезапно. Ее инициа­тором может быть руководитель предприятия или главный бухгал­тер. Инвентаризацию проводят при выявлении факта злоупотреб­ления, после стихийного бедствия, при смене материально ответ­ственного лица, а также по требованию проверяющих органов.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соот­ветствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение всего календарного года по отдельным видам имущества в периоды их наименьшего количества.

Для уточнения результатов ранее проведенной инвентаризации по решению руководителя могут проводиться повторные или кон­трольно-перепроверочные инвентаризации.

Повторная инвентаризация проводится после любой уже прове­денной инвентаризации. Причина повторной проверки – сомне­ния в качестве проведенной инвентаризации.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в пе­риод инвентаризации или сразу же после ее окончания. Ее цель – оперативный контроль за проходящей (текущей) инвентаризаци­ей. Она должна охватывать не менее 10 % проверенных материаль­ных ресурсов или обязательств. При выявлении расхождений в ре­зультатах руководитель организации должен потребовать письменные объяснения от лиц, которые проводили инвентариза­цию ранее, а также и от материально ответственных лиц. В случае обнаружения фактов приписок и других злоупотреблений руково­дитель распускает инвентаризационную комиссию и решает воп­рос о привлечении виновных к ответственности. После этого на­значается новая комиссия.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что основные средства, капитальные вложения, готовая продукция и т. п. инвентаризуются не менее од­ного раза в год (при проведении полной инвентаризации). Сроки частичных инвентаризаций устанавливаются руководителем орга­низации совместно с главным бухгалтером.