Документация

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные в дальнейшем служат единственным основанием для отражения хозяйственных процессов в текущем бухгалтерском учете. Помимо этого, документация имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям, т. е. применя­ются для управления хозяйственной деятельностью. Посредством документации контролируется правильность совершенных дей­ствий, ведется текущий анализ выполняемой работы, устанавли­ваются причины тех или иных упущений и нарушений. Таким об­разом, документация выполняет множество функций, основными из которых являются: информационная (фиксирует все хозяй­ственные операции и сохраняет информацию о них); оперативно­го управления (первичные учетные документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям); конт­рольная (проверяется экономическая целесообразность и закон­ность хозяйственных операций); аналитическая (позволяет на ос­нове документов проводить анализ деятельности предприятия).

Чтобы бухгалтерская документация могла выполнять указан­ные функции, она должна отвечать следующим основным требо­ваниям. Она должна быть точной (содержать информацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственных операций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах, происходящих на предприятии); яс­ной (понятной внутренним и внешним пользователям); каче­ственной (оформленной в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерской документации); полезной (ин­формация, содержащаяся в документации, должна быть подготов­лена для проведения анализа хозяйственных событий).

Проверка и обработка документов. Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются про­верке.

Проверку осуществляют по нескольким направлениям:

Ф о р м а л ь н а я п р о в е р к а – определение соответствия документов установленным формам (правильность и полнота за­полнения необходимых реквизитов, указание даты составления, конкретность отражения хозяйственных операций, четкость про­ставления единиц измерения, наличие и подлинность подписей), а также своевременности составления и представления докумен­тов относительно графика документооборота;

п р о в е р к а п о с у щ е с т в у – установление законности совершенных хозяйственных операций (соответствие законода­тельству, производственному плану, нормативам, а также хозяй­ственной целесообразности и эффективности производства);

п р о в е р к а п р а в и л ь н о с т и а р и ф м е т и ч е с к и х п о д с ч е т о в – пересчет результатов перемножения количе­ственных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;

в с т р е ч н а я п р о в е р к а – сопоставление одних доку­ментов с другими (например, оправдательных с распорядительны­ми и т. п.).

По результатам проверки могут приниматься следующие реше­ния:

при обнаружении арифметической ошибки или нарушении правил оформления документы возвращают исполнителям (под­писи которых стоят на документе) для исправления;

при обнаружении незаконного проведения операции, ее неце­лесообразности, нарушения плановых заданий или нормативов, мошенничества, подделки подписей и т. п. дальнейшие операции с документами приостанавливают, а документы задерживают в бухгалтерии для выяснения обстоятельств и принятия необходи­мых мер в отношении виновных лиц.

Ряд первичных учетных документов работник бухгалтерии при­нимает под расписку. К таким документам относятся отчет касси­ра за рабочий день с приложенными документами (бухгалтер рас­писывается в кассовой книге), отчет кладовщика о приеме матери­алов и их выдаче со склада (кладовщик получает расписку бухгал­терии на копии реестра, к которому прилагаются оправдательные документы, сдаваемые в бухгалтерию) и многие другие.

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требо­ваниям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки.

Таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых из­мерителей, указанных в документе, в денежные. Большинство до­кументов, поступающих из подразделений предприятия (от бри­гад, ферм), составлено не в денежных, а в других измерителях (на­туральных, трудовых). Поэтому для бухгалтерского учета различ­ные измерители переводят в единый – денежный.

Таксировку осуществляют следующим образом:

если хозяйственная операция отражена в натуральных измери­телях (кг, шт., м и т. д.), то количество умножают на цену за едини­цу. Цена за единицу определяется на основании ценников на мате­риалы. К подобным документам относятся, например, ведомости по отражению прихода и расхода материалов (лимитно-заборная ведомость и др.). Денежный измеритель указывается после рас­ценки на бланке самого документа. Если поступает несколько до­кументов на однородные материальные ценности, то расценку можно вести не на каждом из них, а на последнем документе из пачки;

если указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то ко­личество умножают на стоимость единицы времени.

После таксировки осуществляют группировку документов, ко­торая является следующим этапом их обработки.

Группировка – это подбор документов по определенным при­знакам, отражающим однородные по экономическому содержа­нию хозяйственные операции. Признаки могут быть разные, что обусловлено разнообразием составляемых документов и отражае­мых в них событий.

Цель группировки – получение сводных (обобщенных) дан­ных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению мате­риалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников – по цели использования денег (на команди­ровочные расходы и на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы – по приходу и расходу.

После деления по основному признаку возможна дополнитель­ная группировка: документов на материалы – по складам пред­приятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов – по источникам поступления денег в кассу и т. п.

После группировки делают записи по группе однородных опе­раций общими итогами. Таким образом получают сводные доку­менты.

Группировку документов отражают в специальных ведомостях, которые могут быть двух видов:

накопительные – для накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах. Их заполняют постепенно, в течение определенного периода времени, по мере поступления пер­вичных учетных документов в бухгалтерию;

группировочные – для систематизации сведений о хозяйствен­ных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по опреде­ленному признаку документов.

Далее документы направляют на контировку.

Контировка – указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяй­ственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям. Более подробно техника контировки рассмотрена в разделе, посвященном счетам бухгалтерского учета.

Хранение документов. После обработки и использования в бух­галтерии документы сдают на хранение в архив.

Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регист­ры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сро­ков, установленных правилами организации государственного ар­хивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Феде­ральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Конкретный порядок хранения первичных документов и учет­ных регистров установлен Положением о документах и докумен­тообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные докумен­ты могут уточнять отдельные положения данного документа.

Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы под­шивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.

Однородные первичные документы текущего месяца, относя­щиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с... по... включительно), другие справочные сведения.

Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, вы­писки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьюте­ров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сро­ков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составле­ния бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский архив документов постоянного хранения орга­низуется в специально подготовленном помещении или в закры­тых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.

Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдель­ных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производить­ся только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели доку­ментов.

Стандартизация и унификация документов. Стандартизация до­кументов – это установление единых размеров бланков однотип­ных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра-образца», введенным в действие с 1 янва­ря 1998 г. Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги, слу­жебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, а также реквизитов.

Определенный размер бланка называется форматом. Формат обозначается шифром – буквой и цифрой. Наиболее распростра­ненным является размер листа для пишущей машинки: 203 х 288 мм (формат А4).

Единые размеры бланков упрощают работу с документами. Во-первых, их удобно обрабатывать и подшивать в пачки, во-вторых, работники бухгалтерии привыкают к определенному размеру до­кументов, что ускоряет их заполнение.

Типовые формы первичных документов делятся на межотрас­левые (межведомственные) и специализированные.

М е ж о т р а с л е в ы е ф о р м ы документов обязательны для применения без каких-либо изменений и дополнений в орга­низациях всех форм собственности. Благодаря этому достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межотрас­левые документы представляют собой бланки установленного об­разца с указанием кода формы. К ним относятся формы, утверж­даемые Центральным банком, Госкомстатом и другими органами.

С п е ц и а л и з и р о в а н н ы е ф о р м ы документов пред­назначены для отдельных отраслей или организаций. Такие доку­менты разрабатываются отраслевыми министерствами.

Унификация документов – это установление единых форм, яв­ляющихся типовыми для однородных операций во всех организа­циях отдельных отраслей или народного хозяйства в целом.

Бланки первичных учетных документов для оформления конк­ретной хозяйственной операции являются стандартизированны­ми, т. е. имеют одинаковые размеры, а унификация делает доку­менты еще более одинаковыми – стандартными не только по раз­меру, но и по существу отражаемых операций. Документы для оформления каждой конкретной хозяйственной операции получа­ют одинаковые реквизиты. В верхнем правом углу каждого доку­мента напечатан номер его формы, ниже посередине – название, далее реквизиты, которые должны заполняться работниками орга­низаций (количество отпущенного или приобретенного материа­ла, фамилии исполнителей и т. д.).

Во всех организациях совершается много одинаковых хозяй­ственных операций, например приобретение материалов, начис­ление оплаты труда, кассовые операции, получение кредитов в банке и др. Для их оформления в любых организациях используют­ся одинаковые бланки документов. Таким образом достигается унификация документов, которая ускоряет, упрощает и повышает качество их обработки.

Вопросы и задания для самопроверки

1. Что такое первичный бухгалтерский учет? Какие основные функции он выпол­няет?

2. Что является материальным носителем учетной информации?

3. Что такое реквизиты документа, какие из них являются обязательными?

4. По каким признакам классифицируют документы?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская документация?

6. По каким направлениям осуществляют проверку документов, поступающих в бухгалтерию?

7. Назовите три этапа обработки документов.

8. Как организуется хранение бухгалтерской документации?

9. Что такое стандартизация и унификация документов?