Двухэтапные тендеры

Вид тендера, который проходит в два этапа с проведением на первом этапе переговоров по технической части предложений поставщиков. Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания.

На втором этапе поставщики (только те, которые участвовали в первом этапе) подают окончательные конкурсные заявки с техническим предложением (подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации) и коммерческим предложением (цены или расценки, сроки поставки и график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. Получив такие окончательные тендерные заявки, организатор тендера обеспечивает их сопоставление и оценку, выбирает выигравшего тендер поставщика и заключает с ним договор.

Двухэтапные тендеры используются в случае закупки сложной (уникальной) дорогостоящей продукции.

По процедуре допуска к тендеру

Общая

С предварительным квалификационным отбором

Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику - организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).

Следует отметить то, что иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько копий, что обеспечивает как сохранность документов, так и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.

Необходимо упомянуть о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере. Её можно положить в конверт вместе с оригиналом или же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.

Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.

В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.

Таким образом, организатор тендера предлагает представителю заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают участие только те поставщики, которых приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого тендера не публикуется.

Открытый тендер является основным способом конкурентных закупок.

В открытом тендере могут принять участие все поставщики, действующие согласно законодательству и откликнувшиеся на извещения о проведении тендера, которые распространил заказчик.

В основном подобную информацию можно найти в специализированных изданиях, например, электронных. Заказчик может разместить её на специальном Интернет-ресурсе. Кроме того, объявления могут публиковаться в газетах, журналах и в других СМИ.

Тендер проводится самим заказчиком или же уполномоченным им организатором. Главным документом проведения тендера является конкурсная документация, которая обычно распространяется бесплатно, в любом случае плата не превышает расходов её рассылки и тиражирования. В конкурсной документации расписаны процедура проведения тендера, требования к закупкам, а также требуемая квалификация поставщиков с последующими критериями выбора победителя.

Заявки на участие в тендере необходимо оформить соответственно требованиям конкурсной документации и до истечения срока, указанного в документации. Вероятно, что в заявку придётся включить список определённых гарантий, например, договор поручительства или банковскую гарантию. Следует помнить о том, что тендер не состоится, если на участие в нём подана всего одна заявка.

После подачи заявок на участие в тендере, представители поставщиков, подавших предложения вовремя и согласно установленным правилам, участвуют в публичной процедуре вскрытия заявок. Во время этой процедуры оглашается список всех участников тендера, а также стоимость их предложений.

Затем конкурсная комиссия проверяет все заявки на соответствие требованиям конкурсной документации. Сюда входит уровень квалификации поставщиков, а также оценка их правомочности. Иногда для этой процедуры привлекают экспертов.

После этого этапа и определяют победителя, с которым проводят переговоры, после которых (в случае успешного завершения) заключается контракт.

Тем не менее, переговоры не всегда завершаются успешно, и в таком случае организатор конкурса приглашает на переговоры другого поставщика, который сделал следующее по выгодности предложение. Не исключена и процедура предварительной квалификации, во время которой выбирают только тех поставщиков, изъявивших принять участие в тендере, которые предлагают товары, работы или услуги, удовлетворяя требования заказчика.

Известно, что в закрытом тендере могут принять участие только специально приглашённые поставщики. В закрытый тендер входят закупки продукции специального характера (она изготовляется и распространяется ограниченным числом поставщиков) или сравнительно небольшой объём закупки, из-за чего затраты на проведение длительных процедур не выгодны.

Закупка на закрытом тендере должна быть согласована с определёнными органами государственной власти. Это сделано для того, чтобы орган государственной власти, который имеет представление о рыночной ситуации и не зависит от государственного заказчика, подтверждает необходимость проведения закрытого тендера.

Итак, процедура проведения закрытого тендера начинается с того, что заказчик рассылает персональные приглашения на участие в закрытом тендере поставщикам, которые узнают о том, что поставщик хочет сделать закупки именно на закрытом тендере. Поставщик запрашивает конкурсную документацию, которую затем получает от заказчика и подготавливает соответственно требованиям, указанным в конкурсной документации.

Заказчик обязан ответить на все вопросы по содержанию конкурсной документации, которые задают поставщики, при этом он может в любой момент внести изменения в конкурсную документацию. Поставщики учитывают их, а затем подготовленные заявки отправляют заказчику, который их регистрирует и выдаёт расписки об их получении. Затем он вскрывает полученные конверты в присутствии поставщиков, проверяет точность их оформления и исправляет очевидные ошибки.

Далее заказчик оценивает квалификацию поставщиков, предложенную продукцию и упорядочивает заявки по мере предпочтения. Поставщикам, с которыми сотрудничество кажется наиболее выгодным, отправляется приглашение к заключению контракта.

В случае успешных переговоров, заказчик и поставщик подписывают контракт, а затем заказчик уведомляет об этом остальных поставщиков, подавших заявки на участие в закрытом тендере.

Запросы котировок связаны с закупками серийной продукции, поэтому они запрашиваются, как правило, у трёх компаний и более, а выбор поставщика происходит по сравнению цен.

Способ запроса котировок довольно оперативен и экономичен. При этом каждый поставщик может предоставить лишь одну ценовую котировку, используя стандартную форму, без возможности её изменения.

Протокол запроса котировок, к которому они все прилагаются, оформляется для документирования закупки. Чем крупнее закупки, тем ниже эффективность процедуры запроса котировок. Именно поэтому чаще всего устанавливают лимит, выше которого закупки должны проводиться уже на открытом тендере.

Ответственные за закупки специалисты в основном не любят проводить тендеры, поэтому в нормативном документе заказчика, который регламентирует закупки, прописывается невозможность их разбиения на отдельные. Цель - избежать проведения тендера.

Процедура запроса котировок на участие в тендере начинается с рассылки заказчиком запроса о стоимости продукции. В этом запросе перечислены условия поставок продукции и требования к ней. Также к документу прилагается проект контракта и форма ценовой котировки.

После того как поставщики получают этот запрос, они подготавливает ценовые котировки, учитывая изложенные требования, и отправляют их заказчику. Получив котировки, заказчик проверяет, правильно ли они оформлены, затем оценивает их и выбирает лучшую (обычно это котировка с самой низкой ценой).

Выбрав лучшую, по его мнению, котировку, заказчик отсылает поставщику приглашение на переговоры с возможным заключением контракта. Получивший приглашение поставщик, как правило, принимает его.

Если переговоры завершаются успешно, заказчик, а потом и поставщик, подписывает контракт. В случае подписания контракта с поставщиком, заказчик должен известить об этом других участников тендера.

Процедура двухэтапного тендера начинается с привлечения конкурсных заявок: заказчик рассылает поставщикам персональные приглашения к участию, после чего поставщики запрашивают конкурсную документацию и получают её от заказчиков.

Поставщики подготавливают первоначальные конкурсные заявки так, как положено, и отправляют их заказчику, при этом заказчики отвечают на все вопросы, возникшие при этой процедуре, а поставщики исправляют заявки в соответствии с возникшими изменениями.

Получив заявки на участие в тендере, заказчик регистрирует их и выдаёт расписки о получении. В случае необходимости заказчик проводит с поставщиками переговоры. Затем заказчик оценивает все заявки и проведённые переговоры и вносит изменения в первоначально установленные технические требования, уведомляя об этом поставщиков.

Теперь поставщики должны представить окончательные заявки на участие в двухэтапном тендере или отказаться от участия.

Когда заказчик принимает окончательные заявки на участие в тендере, он опять выдаёт расписки о получении и теперь проводит процедуру вскрытия конвертов в присутствии поставщиков (если поставщики не присутствуют на процедуре, они получают информацию о результатах). Заказчик смотрит, на сколько правильно и полно заполнены заявки и исправляет значимые ошибки, при этом поставщики либо соглашаются с исправлением, либо нет.

После этого заказчик оценивает квалификацию поставщиков и их правомочия относительно этой деятельности, коммерческую и техническую часть окончательных заявок и выбирает самые предпочтительные заявки.

Таким образом, поставщик получает приглашение к заключению контракта. После подписания контракта поставщиком и заказчиком, последний извещает остальных участников тендера о том, что контракт подписан.

Двухэтапный тендер может проводиться в нескольких случаях:

Если заказчик собирается проводить с поставщиками переговоры, чтобы выяснить возможности обеспечения выполнения контракта.

Если отсутствует возможность составления достаточно подробной технической специфики товаров или работ, а также определить характеристики услуг, для чего нужно сначала исследовать те предложения, которые уже есть на рынке.

Если происходит закупка оборудования, которое быстро изменяется из-за технического прогресса, и заказчик не может знать всё о модернизации.

Если происходит закупка сложных товаров, услуг или работ.

Итак, первый этап двухэтапного тендера происходит таким образом, что поставщики не указывают цены, а только представляют техническую специфику предложений.

Заказчик имеет право на проведение переговоров с любым поставщиком, а по окончании этапа вносит в конкурсную документацию дополнения и/или изменения. После этого не отвечающие квалификационным требованиям заявки поставщиков могут быть отклонены.

Второй этап двухэтапного тендера требует от поставщиков представления итогового технического предложения, которое должно быть составлено с учётом изменений конкурсной документации, а также предложение по цене.

Все полученные предложения оцениваются так же, как и при процедуре открытого тендера.

Следует отметить, что иногда к двухэтапным тендерам причисляют тендеры с предварительным отбором по классификации, считая это первым этапом, но это неправильно. В действительности же это всего лишь вариация одноэтапного тендера.

На сегодняшний день система тендеров в России достаточно хорошо работает и активно развивается. Тем не менее, существует ряд проблем, связанный с процедурой проведения тендеров в нашей стране.

Например, несмотря на положительную динамику расходования финансовых средств через систему тендеров, обычно эти суммы реально меньше потраченных на госзакупки средств. К сожалению, статистика не отражает полную информацию о конкурсах, хотя и свидетельствует об увеличении количества проводимых тендеров.

Минус закрытых тендеров в том, что они позволяют нарушать права поставщиков, хотя в настоящее время проигравшие поставщики зачастую отстаивают свои права в суде, причём весьма удачно. Большую проблему представляет и юридическая несогласованность: деньги выдаются госструктуре в том случае, когда прошла процедура конкурса (была представлена копия протокола о проведении конкурсных торгов), но если это была согласованная с Минэкономразвития закупка из единственного источника, то это уже не тендер.

Процедура проведения тендера проводится в том случае, если размер закупки больше двух тысяч минимальных оплат труда, в результате чего госорганизации стараются избегать конкурсной процедуры.

Кроме ценового отказа от тендера, есть и техническая причина, которая в нашей стране игнорируется. Ведь запрос котировок проводят только тогда, когда продукция у всех поставщиков одинакова (как раз в этом случае выбирают самое выгодное ценовое предложение). Однако услуги на заказ выходят за рамки стандартного товара, поэтому запрос котировок в этом случае использоваться не может.

Зарубежные страны предлагают публиковать в прессе намерения и запросы заказчика даже в случае запроса котировок или проведения закрытого тендера. Но это просто уведомление, поэтому никто не обязан давать подобную информацию и нельзя заставить заказчиков делать это.

Несмотря на всё это, сегодня система госзакупок в России позволяет поставщикам получать верную информацию о тендерах. Постепенно исчезают трудности первого рабочего этапа конкурсных торгов. Система госзакупок в нашей стране становится более открытой и конкурентно способной, что очень важно для поставщиков.

Запрос предложений является основным способом закупки услуг. Эта процедура также может применяться тогда, когда заказчик имеет представление о цели закупки, но не совсем понимает, каким образом можно это сделать, поэтому он запрашивает варианты у поставщика.

Запрос предложений используется в том случае, если все конкурсные заявки в результате открытого тендера были отклонены, или на тендер вообще не были представлены заявки (в таком случае причиной может быть не трудность задачи, а неудачное привлечение поставщиков к участию в тендере).

Обычно заказчик упоминает в запросе предложений ожидаемый от поставщика результат или общую информацию о желаемой закупке товаров, услуг или работ. Сам запрос предложений может состоять из нескольких информационных частей.

Сюда входит информация о заказчике, требования к техническим и другим параметрам закупки, требования, которым должен соответствовать сам поставщик, список критериев, по которым оцениваются предложения, определённые требования к оформлению документации, а также сроки, форма и место представления предложений.

Когда заказчик получает предложения, он может провести переговоры с участниками тендера, по итогам которых он вправе внести какие-то изменения в предложении. Главное, чтобы в переговорах могли участвовать все поставщики, чьи предложения не были отклонены. После окончания переговоров такие участники тендера могут представить уже окончательные предложения, которые уже впоследствии сравниваются.

Во время запроса предложений хорошо бы посылать участникам тендера определённые формы для заполнения, потому что предложения поставщиков, которые поступают в произвольной форме, часто не содержат полную информацию для заказчика, даже тогда, когда в запросе указана необходимость обязательных ответов на все поставленные вопросы. Именно поэтому такие формы впоследствии будет трудно сопоставлять.