Документальное оформление движения материалов

Для учета материалов применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. № 71а.

Доверенности (формы №№ 2 и 2а)применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Форму 2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит регулярный характер. Учет выдачи этих доверенностей ведется в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть заполнена полностью и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана. Срок действия доверенности – 15 дней. При получении ТМЦ в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на месяц.

Выписанные, но неиспользованные доверенности (если материальные ценности так и не были получены), возвращаются в бухгалтерию.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Акт о приемке материалов (форма № М-7)применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов. Упомянутый акт является основанием для выставления претензий поставщику.

Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица, представителя поставщика и представителя незаинтересованной организации, с приложением транспортных документов. Один экземпляр передается в бухгалтерию для учета ТМЦ, второй – в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензии поставщику.

Если недостача груза произошла по вине железной дороги, то составляется коммерческий акт в присутствии представителя станции назначения.

Лимитно-заборная карта (форма № М-8)применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для контроля за использованием лимитов. Используется складами для списания материальных ценностей.

Карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). В начале месяца один экземпляр передается в структурное подразделение, для которого предназначены материалы, а второй – на склад, откуда и производится отпуск материала при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита. В карте структурного подразделения расписывается кладовщик, в карте склада – представитель структурного подразделения.

По лимитно-заборной карте ведется также и учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никакие дополнительные документы не составляются.

Сверхлимитный отпуск материалов, замена одних их видов на другие, изменение самого лимита производится при наличии разрешения уполномоченных на то лиц. Отпуск ценностей может производиться только с того склада, который обозначен в карте. Сдача лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами внутри организации в тех случаях, когда в организации не установлены лимиты расходования материалов. Накладная в двух экземплярах составляет материально-ответственное лицо структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один экземпляр – сдающему ценности для их списания, второй – принимающему складу для их оприходования. Накладная подписывается материально-ответственными лицами сдатчика и получателя и передаются в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров, контрактов, нарядов, доверенности получателя и других документов. Она выписывается работником структурного подразделения в двух экземплярах. Первый экземпляр передается на склад для отпуска материалов, второй – получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру и заполняется на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведет материально-ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) на основании первичных документов. Приходно-расходные документы записываются в карточку в день совершения операции. Там же отражаются и конкретные места хранения материалов – ячейки, полки, стеллажи и т.п.

Карточки хранятся на складе. Отражаемая информация фиксируется кладовщиком и заверяется его подписью. Не реже одного раза в месяц или по мере их заполнения карточки сдаются в бухгалтерию для контроля за ведением складского учета.

Срок хранения карточек – 5 лет.

Оценка материально-производственных запасов при поступлении запасов может проводиться:

· по фактической себестоимости покупки, которая определяется как средняя взвешенная величина;

· по покупным ценам;

· по учетным ценам с определением отклонений последних от фактической себестоимости покупок;

· по рыночным ценам, сложившимся на определенную дату.

Фактическая заготовительная себестоимость поступающих материальных ценностей складывается из их фактурной стоимости, уплаченной поставщику при покупке, и транспортно-заготовительных расходов (ТЗР).

На величину ТЗР влияют следующие факторы:

· размер партии груза;

· география поставщиков;

· вид транспорта;

· способ погрузки;

· прочие.

Таким образом, фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов, поступивших за плату, признаются:

· суммы, уплачиваемые поставщику в соответствии с договором купли-продажи;

· плата организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением запасов;

· таможенные пошлины;

· невозмещаемые налоги;

· вознаграждения посредникам, участвовавшим в приобретении запасов;

· затраты по заготовке и доставке запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

· начисленные проценты по кредитам и займам, начисленные до принятия запасов к бухгалтерскому учету;

· затраты по доведению запасов до состояния их пригодности к использованию;

· суммовые разницы, возникшие до принятия ценностей к учету.

В случаях, когда расчетные документы поставщика акцептованы, но материальные ценности не поступили (находятся в пути), их оценивают по данным счетов поставщиков.

Фактическая себестоимость запасов при изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с их производством.

Если материальные ценности были внесены в качестве вклада в уставный капитал, то их фактическая себестоимость определяется исходя из денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость запасов, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется исходя из текущей рыночной цены на дату дарения.

Фактическая себестоимость запасов, полученных по договору, предусматривающему исполнение обязательств неденежными средствамиустанавливается исходя их цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация определяет стоимость аналогичного имущества, переданного или подлежащего передаче.

По неотфактурованным поставкам (производственные запасы поступили на склады, но документы поставщика по ним не получены) принимают к учету в оценке предыдущих поставок таких же запасов. Если документы поставщика акцептованы (приняты к оплате), а сами ценности находятся в пути, то их оценивают по данным счетов поставщиков.

Производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре сторон.

Учетные цены применяют для технического упрощения процедуры оценки материальных ценностей. Наиболее распространенными являются два способа установления учетных цен:

· первый предполагает установление учетных цен на уровне договорных или прейскурантных;

· второй – расчет учетной цены как средней фактической заготовительной стоимости или плановая заготовительная себестоимость, которая включает договорную цену с добавлением плановой величины ТЗР.

Учетные цены периодически должны пересматриваться, особенно в условиях инфляции.

ФИФО – метод оценки материальных ценностей по их первоначальной стоимости. Здесь применяется правило «первая партия на приход – первая в расход», то есть сначала списывается в расход стоимость материальных ценностей по цене первой партии, а затем второй, третьей и т.д.

ЛИФО – метод оценки по восстановительной стоимости (текущим ценам) согласно правилу «последняя партия на приход – первая на расход», то есть первыми списываются партии по стоимости последнего приобретения.

Кроме указанных способов списание материалов может осуществляться по себестоимости каждой единицы или по средней себестоимости.

4.7.2. Списание себестоимости материалов в программе ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ

В модели учета, предложенной программой ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ, применяется метод списания себестоимости материалов ФИФО.

Можно формировать бухгалтерские проводки автоматически и вручную.

Для автоматического расчета себестоимости реализованных на сторону материалов используется расходная товарная накладная. Выберите в меню Документы ð Расходная накладная (ТОРГ-12) и дальше заполняйте документ, следуя действиям, описанным в п. 2.2. Учет товаров и реализации.

При формировании расходной накладной на вкладке Проведение выберите шаблон типовой операции Материалы: Расход: списание стоимости реализованных материалов. После чего операцию можно провести в бухгалтерии. Проведённую операцию можно посмотреть в Журнале хозяйственных операций.

Можно списать себестоимость реализованных материалов вручную. Для этого используются Типовые хозяйственные операции.