Документооборот организации

Документооборот — движение первичных документов от момента составления до сдачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком документооборота. Работу по составлению графика организует главбух. График утверждается приказом руководителя. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом и определять минимальный срок его нахождение в подразделении.

Работники предприятия(кладовщики, мастера, начальники цехов, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления, подразделение предприятия, в которое представляются указанные документы.

Утверждено

приказ №____________от «.» __ __

Руководитель___________________

Ф.И.О. Подпись

График документооборота

Наименование документа

Создание документа

Проверка

Обработка

Передача в архив

Кол-во экземпляров

Отв-сть за выписку

Отв-сть за оформление

Отв-сть за исполнение

Срок исполнения

Отв-сть за проверку

Кто предоставляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исп.

Срок передачи

Требование

Цех

ОМТС бухгалтерия

Склад

Ежедневно

Бухгалтерия

1 экз – цех 2 экз. склад

1 экз. – при отчете 2 экз. – при реестре

ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

Ответственность за соблюдение графика и своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в учете и отчетности за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика осуществляет главбух. Требования главбуха в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию обязательны для всех подразделений и служб предприятия.

В процессе обработки документов производится их таксировка, контировка (conte (итал.) – счет), группировка. Таксировка — проставление цены, определение суммы — расценка. Контировка — проставление счетов.

В процессе группировки обработанные документы подшиваются в пачки, исходя из однородности операций. При сдаче документов в бухгалтерию, производится их проверка и заполнение всех реквизитов.

Виды проверок:

• Формальная – на заполнение реквизитов.
• Арифметическая – пересчет.
• По существу – на законность операций.

Передача в архив осуществляется по истечении месяца, квартала, года. Хранение в архиве не менее 75 лет. Изъятие оформляется протоколом.