Определение, задачи и порядок составления должностных инструкций работников бухгалтерии

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, которые зависят от характера, состава и объема учетных работ в организации.

Для этого составляются графики учетных работ, основное назначение которых – распределение работ между исполнителями и определение времени выполнения работ.

Графики бывают:

• Индивидуальные.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указывается, какие работы должны выполняться каждым работником, срок их выполнения. График регламентирует занятость бухгалтера внутри рабочего дня, месяца, квартала и т.д.

• Структурные.

Определяется какие работы и в какой срок должны выполняться структурными частями бухгалтерии.

• Сводные.

Указываются сроки выполнения работ (отдельных учетных) по организации. Например, проведение инвентаризации, составление тех или иных видов отчетности. В данном графике в обобщенном виде отражается учетный процесс. Ответственным за исполнение данного графика является гл. бух.

Графики могут составляться в виде таблиц, в которых предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.

Должностные инструкции – это важнейший организационный документ, обеспечивающий целенаправленность и эффективность труда работников управления.

Они дают возможность:

1. Обоснованно распределить и четко разграничить функции работников службы бух. учета в целях выполнения возложенных на службу задач, обеспечить необходимую согласованность и взаимодействие работников службы между собой с производственными подразделениями и другими службами управления данного предприятия, а также с другими организациями.
2. Установить для каждого работника перечень, подлежащих выполнению операций в зависимости от размеров предприятия, специализации производственной и организационной структуры.
3. Четко определить и закрепить конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии.
4. Обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации.
5. Объективно оценивать результаты работы каждого исполнителя.

Должностные инструкции разрабатывает гл. бухгалтер. Руководитель предприятия их утверждает.

Примерные должностные инструкции включают 4, 5 разделов.

1. Общие положения.

В данном разделе определены роль работника в выполнении возложенных на службу задач, порядок назначения на должность, его подчиненность, состав подчиненных ему должностных лиц. Законодательные, нормативные и инструктивные материалы, регламентирующие его деятельность, квалификационные требования (уровень спец. подготовки работника, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей и требования, предъявляемые к практическому стажу работы).

1. Должностные обязанности.

В данном разделе установлен состав работ, соответствующий данной должности. Перечень обязанности работников, приведенный в примерных должностных инструкциях является наиболее полным, поэтому при составлении конкретной должностной инструкции исключают работы не свойственные конкретной должности на данном предприятии.

Должностные инструкции для старших бухгалтеров разрабатываются на основе инструкции для определенной должности. Имеют ввиду что наименование «старший» присваивают работнику, когда он, наряду с выполнением обязанностей по должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями.

1. Права.

В данном разделе изложены права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей по приему и увольнению работников, взаимодействию с работниками бухгалтерии других служб управления, подразделений и т.д.

1. Ответственность

В нем установлены функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность.

Содержание должностной инструкции бухгалтера по учету труда и заработной платы.

Утверждается генеральным директором.

1. Общие положения

Указывается, кто назначает бухгалтера на должность и кто освобождает от нее, непосредственно кому он подчиняется, кому переходят его должностные обязанности на время отсутствия. Также в этом разделе указывают требования для назначения на должность (наличие образования, стаж аналогичной работы).

Приводится перечень того, что необходимо знать бухгалтеру, в частности:

· Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по участку учета.

- ТК РФ, НК РФ,

- ФЗ «О бух. учете» в редакции 2012 года,

- ФЗ 212 "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"

· Специальные компьютерные программы, предназначенные для работы (прим.: 1С Зарплата и Кадры).

Указывается чем руководствуется бухгалтер-кассир в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера

1. Осуществляет прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготавливает их к счетной обработке;

2. Принимает и контролирует правильность оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работника на работе подготавливает их к счетной обработке, а также для составления установленной бухгалтерской отчетности;

3. Производит начисления заработных плат работникам предприятия, осуществляет контроль за расходованием фонда оплаты труда;

4. Осуществляет регистрацию бухгалтерских проводок и разноску их по счету 70 и 71;

5. Производит начисления и перечисления страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;

6. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;

7. Ведет на основе ведомостей выплату зарплаты работникам предприятия;

8. Осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины, расчетами с подотчетными лицами;

9. Подготавливает данные для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств;

12. Систематически повышает свою квалификацию на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету;

13. Выполняет другие поручения главного бухгалтера (его заместителя).

3. Права бухгалтера

Бухгалтер имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера

Бухгалтер несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Содержание должностной инструкции кассира.

Утверждается генеральным директором.

1. Общие положения

Указывается, кто назначает бухгалтера-кассира на должность и кто освобождает от нее, непосредственно кому он подчиняется, кому переходят его должностные обязанности на время отсутствия. Также в этом разделе указывают требования для назначения на должность (наличие образования, стаж аналогичной работы).

Приводится перечень того, что необходимо знать бухгалтеру-кассиру, в частности:

· Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и заработной платы и порядок ведения кассовых операций, принятый в РФ

- ФЗ «О бух. учете» в редакции 2012 года,

- ФЗ 54 "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт",

- ПБУ 1/2008, 3/2006, 9/99, 10/99 и т.д.,

- "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации",

- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приказ Минфина №49,

- Указание Банка России "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя",

- Альбом унифицированных форм по ведению кассовых операций и результатов инвентаризации

· Специальные компьютерные программы, предназначенных для работы, включая электронную систему «банк-клиент».

Указывается чем руководствуется бухгалтер-кассир в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера

Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании служебных записок, заверенных подписью генерального директора или финансового менеджера с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.3. Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

2.4. Сдает наличную выручку в банк.

2.5. Получает наличные денежные средства по чеку в банке.

2.6. Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.

2.7. Ведет и учитывает расходы с подотчетными лицами предприятия, проверяет, оформляет и проводит в компьютерной базе данных авансовых отчетов подотчетных лиц.

2.8. Начисляет и выплачивает заработную плату работникам предприятия.

2.9. Исчисляет налоги по заработной плате, своевременное их перечисляет.

2.10. Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе «банк-клиент».

2.11. Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т.п.); получает необходимые предприятию справок, писем, подтверждений.

3. Права бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Содержание должностной инструкции бухгалтера по учету ТМЦ.

Утверждается генеральным директором.

1. Общие положения

Указывается, кто назначает бухгалтера на должность и кто освобождает от нее, непосредственно кому он подчиняется, кому переходят его должностные обязанности на время отсутствия. Также в этом разделе указывают требования для назначения на должность (наличие образования, стаж аналогичной работы).

Приводится перечень того, что необходимо знать бухгалтеру, в частности:

· Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по учету ТМЦ

-ГК РФ, НК РФ,

- ФЗ 129

- ПБУ 5/01, 1/08, 3/2006, 4/99, 9/99, 109/99, 20/03, 21/2008, 22/2010,

- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приказ Минфина №49,

- Приказ Минфина №119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»,

- «Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды",

- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации,

- Инструкции по нормам естественной убыли.

· Специальные компьютерные программы, предназначенные для работы.

Указывается чем руководствуется бухгалтер в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера

1. Учет путевых листов и талонов на бензин.

1.1. Получает разнарядку от начальника на выезд машин по назначению

1.2. Проверяет водительские удостоверения.

1.3. Выписывает путевые листы на основании разнарядки.

1.4. Выдает талоны на бензин по путевым листам, подписанным начальником.

1.5. Формирует журнал учета выданных путевых листов и талонов на бензин.

1.6. Принимает путевые листы от водителей и проверяет правильность заполнения.

1.7. Осуществляет таксировку путевых листов и заносит в ежедневный отчет.

1.8. Разносит путевые листы на карточку учета работы автотранспорта, каждой машины по подразделениям, цехам, отделам.

1.9. Подшивает путевые листы по машинам.

2. Учет и контроль товарно-материальных ценностей.

2.1. Выписывает в программе требование на получение товарно-материальных ценностей со складов.

2.2. Приходует товарно-материальные ценности на основании требований и копии чеков.

2.3. Выдает водителям по ведомостям товарно-материальные ценности и записывает на карточки, разносит в программу.

2.4. Списывает товарно-материальные ценности по ведомостям и актам, записывает в программу.

2.5. Сверяет приход товарно-материальных ценностей в программе с приходом и расходом по требованиям и актам, ведомостям.

2.6. Составляет еженедельный отчет и сдает бухгалтеру материальной группы бухгалтерии завода.

2.7. Заполняет месячные, квартальные, годовые отчеты по автотранспорту в статистическое управление.

2.8. Следит за сроками страхования автомобилей.

3. Составление табеля.

3.1. Составляет табель учета использования рабочего времени работников гаража и сдает инспектору отдела кадров завода.

3. Права бухгалтера

Бухгалтер имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера

Бухгалтер несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.