Особенности и виды делового общения персонала в организации

Общение - важнейшая форма взаимодействия людей. Деловое общение — сложный многоплановый процесс установ­ления и развития контактов между людьми, порождаемый потреб­ностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, вос­приятие и понимание другого человека. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового результата. Руководители расходуют на различные виды общения в среднем 80% своего рабочего времени.

В общении выделяют три взаимосвязанные стороны: коммуникативная - состоит в обмене информацией между людьми; интерактивная -заключается в организации взаимодействия между людьми и перцептивная - включаящая в процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания.

Все средства общения делятся на две группы: вербальные и невербальные. По словесному каналу передается чистая информация, по невербальному - отношение к партнеру по общению (путем движения тела, интонацией голоса, мимикой,позой, дистанцией).

Выделяются две основные формы общения: опосредованное(косвенное)- через посредников, по телефону, факсу и т. д.; непосредственное - путем вступления с собеседником в прямой контакт.

Общение в управлении персоналом осуществляется в следующих основных видах: деловая беседа, совещание, собрание, общение по телефону, переговоры.

Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность партнеров. От умелого ведения таких бесед часто зависит коммерческий успех предприятия. Деловая индивидуаль­ная беседа всегда должна иметь конкретные цели, которых собе­седники стремятся достичь с минимальными усилиями и затра­тами времени.

Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы: 1)беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета времени);2)беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов: Первый этап — подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Второй этап — ознакомительный. В течение этого этапа преодолева­ется психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия. Третий этап — основной состоит из 3 частей: Вводная часть беседы (вопросы); Основная часть беседы, слушание (возражения, доказательства); Заключительная часть беседы (выводы, решения).

Совещания и собрания классифицируются по их назначению(информативное, с целью принятия решения, творческое). По периодичности бывают - разовые, регулярные, периодические. По тематике различают кадровые, административные, технические и др.

Организация проведения совещаний и собраний включает след. этапы:1)подготовка совещания - определение состава участников; назначение времени и места проведения;2)проведение совещания;3)принятие решения;4)доведение решения до исполнителей.

Деловые переговоры - это средство достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры состоят из выступлений партнеров по переговорам, вопросам и ответов, возражений и доказательств. К каждым переговорам необходимо разрабатывать тактику и технику их ведения. Главное в переговорах - это партнер, его следует убедить принять предложения. Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу. Переговоры считаются полностью завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу.

Деловую жизнь невозможно представить без телефона. Главные требования культуры общения по телефону -лаконичность, четкость и ясность как в мыслях, так и в изложении. Разговор должен вестись без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. В общении по телефону есть невербальные элементы, которыми можно манипулировать в разговоре. К ним относятся: интонация, молчание, пауза и её продолжительность и т. д.