Проектирование организационных систем

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции.

Проектирование структур управления имеет большое значение при совершенствовании управления и повышении эффективности производства.

Исследование влияния внешней среды на проектирование организации должно осуществляться в следующей последовательности:

- выявление и описание элементов внешней среды;

- установление взаимосвязей с элементами внешней среды;

- определение динамики развития элементов внешней среды;

- оценка влияния внешней среды на организацию;

- формирование механизма управления, обеспечивающего своевременную и адекватную реакцию организации на изменения во внешней среде.

Проектирование организационной системы состоит из следующих последовательных этапов:

1.Определение главной цели будущей организации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития. При построении цели ориентация организации должна рассматриваться с двух точек зрения: с позиции запросов потребителя, т. е. удовлетворения потребностей общества в товарах и услугах, и с позиции решения проблем устойчивого поступательного развития самой организации при удовлетворении социальных потребностей собственного коллектива. Решая задачи проектирования, организации целесообразно выделить: - функциональные цели, которые уже достигались ранее на данном предприятии; - цели-аналоги, которые были уже ранее достигнуты на другом предприятии, но ни разу не достигались на проектируемом предприятии; - цели развития, которые еще не достигались никем.

2.Разработка набора целей-ориентиров, которые должны быть совместимы с главной целью. При их разработке должны быть учтены ресурсные возможности проектируемой организации (материальные средства, финансовые возможности, сырье, оборудование, помещение и персонал. Цели-ориентиры должны быть развернуты во времени и распределены по срокам их выполнения. Выделяют следующие цели-ориентиры: - оперативные, которые соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, чем на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации; - операционные, которые характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более четким распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной.

3.Выбор стратегии, который особенно важен для деловой организации, поскольку он определяет конкретные процедуры управления организацией, ее способность приспосабливаться к быстро меняющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффективные пути достижения поставленных целей. Стратегия должна быть адекватна цели и функциональному назначению организации, она существенно зависит от состояния внешней среды.

4.Создание организационной модели. Эта модель формируется на базе организационной концепции, во многом зависящей от стиля работы руководителя.

5.Выбор организационной структуры управления, набора исполнительских звеньев с учетом взаимодействия между ними.

6.Оценка будущей эффективности построения организационной структуры.

Выделяются следующие методы проектирования организационных систем: - метод аналогий; - экспертно-аналитический метод; - метод структуризации целей; - метод организационного моделирования.

Метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками по отношению к проектируемой организации. К этому методу, например, относится разработка типовых структур управления.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, а также последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия целей.

Метод организационного моделирования состоит в разработке формализованных математических, графических и других моделей распределения полномочий и ответственности в организации.

Более подробно рассмотрим экспертно-аналитический метод. Этот метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением руководителей. Это позволяет выявить специфические особенности проблем и «слабые места» в работе аппарата управления.

Метод дает возможность выработать рациональные рекомендации по формованию или перестройке управления исходя:

-из количественных оценок эффективности организационной структуры;

-рациональных принципов управления;

-заключений экспертов;

-обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

К экспертным методам относятся:

-диагностический анализ;

-экспертные опросы руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления;

-обработка полученных экспертных оценок статистическо-математическими методами (факторный анализ, обработка списков и т. д.);

-разработка и применение научных принципов формирования организационных структур управления;

-разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления.