Понятие ключа и индекса применительно к базам данных и их назначение

При создании новой таблицы Access всегда предлагает определить для нее первичный ключ. Для многих таблиц нам придется создать искусственный первичный ключ.

База данных хорошо спроектирована в том случае, если каждая запись в любой таблице однозначно идентифицируется. Это означает, что значение некоторого поля (или нескольких полей) не повторяется ни в одной записи в таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом (или просто ключом).

Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор, или первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.

Всегда, когда это возможно, в качестве первичного ключа следует использовать самые простые данные, имеющие «естественные» уникальные значения. Почти всем публикуемым в мире книгам присваивается относительно короткий (12 символов) код ISBN (International Standard Book Number), который однозначно идентифицирует каждую книгу.

После определения первичных ключей для каждой таблицы нужно проверить, чтобы все данные, включенные в таблицы, относились к соответствующим объектам. Другими словами, следует убедиться, что каждое поле функционально зависит от первичного ключа, который идентифицирует исходный объект таблицы.

Для каждого значения первичного ключа значения в столбцах данных должны относиться к объекту таблицы и полностью его описывать.

Вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей

При создании новой таблицы в существующую таблицу каждый раз включается поле, связывающее старую и новую таблицы.

Эти «связующие» поля называются внешними ключами.

В хорошо спроектированной базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц. Для ускорения поиска можно создать индексы по внешним ключам. Кроме того, можно установить режим обеспечения целостности связей между таблицами (например, Access может не разрешить пользователю создать заказ на несуществующее изделие), при этом для обеспечения целостности данных Access автоматически создает индексы.

Определение связей между таблицами базы данных.

1.Запустить программу Microsoft Access (Пуск-Программы -Microsoft Access). 2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть БД, выберите ранее созданную базу (пример): Комплектующие и щёлкните на кнопке OK. 3.В окне Комплектующих: база данных открыть панель Таблицы, где присутствуют значки ранее созданных таблиц Комплектующие и Поставщики. 4. На панели ин-тов нажать кнопку Схема данных или командой Сервис-Схема данных. Открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, м/у которыми создаются связи. 5.Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Комплектующие и Поставщики – в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц. 6.При нажатой клавиши SHIFT выделите в таблице Комплектующие два поля – Компонент и Модель. 7.Перетащить эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей. 8.На правой панели окна Изменение связей выберите поля Компонент и Модель таблицы Поставщики, включаемые в связи. 9. Закрыть диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотреть можно образовавшуюся связь. Линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать её. 10. Закрыть окно Схема данных.Закрыть программу.

34. Применение конструкторов создания баз данных, таблиц, запросов, отчётов.

Таблица - объект, который создается и используется для хранения данных. Таблицей явл-ся сово-сть данных, объединенных общей темой. Сущ-ет неск способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструк­тора таблиц и с помощью мастера таблиц. Кол-во полей в записи и их тип определяются в процессе конструирования. Стр-ра таблицы формируется путем определения каждого поля, состоящего в задании имени поля (Field Name), типа поля (Field Type), длины поля (Field Length), дробной части для числовых данных (Field Decimal). Тип поля — это описание допустимых значений и диапазона величин. Каждая таблица хранится в отдельном файле данных БД, называемом dbf-файлом. Ему присваивают имя при сохранении таблицы по правилам применяемой операционной системы.

Запрос – ему присущ обширный круг функций и отбор данных на основании критерия. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно исп-ть в кач-ве источников записей для форм, отчетов. Окно создания запросов содержит следующие эл-ты: *список доступных таблиц; *командная кнопка Добавить (Add), открывающая стандартный диалог открытия необходимого dbf-файла; *командная кнопка Удалить (Clear); *список результирующих полей и/или выражений. Для изменения порядка полей в списке следует переместить расположенную слева кнопку с двунаправленными стрелками; *селективная кнопка Поля (Fields...) открывающая диалог выбора полей или построения результирующих выражений для доступных таблиц; *селективная кнопка Порядок (Order By...) открывает диалог для указания порядка сортировки отобранных записей; *селективная кнопка Группы (Group By...) открывает диалог объединения результирующих записей в группы; *открывающийся список Вывод (Output); *область ввода критериев отбора; *Командная кнопка Выполнить (Do Query) выполняет запрос (Enter).

Отчет (Report) явл одной из гл форм представления результатов работы с БД, т.к. содержит данные, отобранные по любым сколь угодно сложным критериям. Окно конструирования форм отчетов содержит 3 полосы: 1 верхний колонтитул (Page Header); 2 детали (Detail); 3 нижний колонтитул (Page Footer). Группирование данных выполняется только для индексированных таблиц, причем группу определяет повторяющееся значение ключа индекса. Для каждой группы можно определить заголовок и вычислить итоговые значения для данных группы. Все эти действия выполняются путем выбора опции Report\Data Grouping (Отчет\Группировка).