Определение базы данных и целей ее создания

БД-это набор сведений, относ-ся к опр теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если БД хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и орг-ть сам. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла БД. В рамках этого файла исп-тся след объекты: *таблицы для сохранения данных; *запросы для поиска и извлечения только требуемых данных; *формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; *отчеты для анализа и печати данных в определенном формате; *страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

Общие сведения о таблицах баз данных.

В БД вся инф-ция хранится в виде таблиц. Каждая стока таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле- однородные данные о всех объектах. Таблицей явл-ся сово-сть данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторения. Это положит сказывается на эфф-сти работы с БД и уменьшает вероятность возник­новения ошибок ввода. Сущ-ет неск способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструк­тора таблиц и с помощью мастера таблиц. Каждая таблица состоит из записей и полей. Кол-во полей в записи и их тип определяются в процессе конструирования. Величина полей устанавливается поль-м. В соотв-ии с ней ограничивается кол-во символов, вводимых в поле при заполнении таблицы. Стр-ра таблицы формируется путем определения каждого поля, состоящего в задании имени поля (Field Name), типа поля (Field Type), длины поля (Field Length), дробной части для числовых данных (Field Decimal). Имя поля может быть до 10 символов длиной, должно начинаться с буквы и не может содержать внутри себя пробелы. Тип поля — это описание допустимых значений и диапазона величин, кот-е могут содержаться в определяемом поле. Каждая таблица хранится в отдельном файле данных БД, называемом dbf-файлом. Ему присваивают имя при сохранении таблицы по правилам применяемой операционной системы (не более восьми символов для MS-DOS) и, обычно, стандартное расширение DBF (например, DATA.DBF, TABLE.DBF и т.п.).