Поддержка документации

Документация должна поддерживаться в актуальном состоянии. Основой для обеспечения актуальности документации является принятый в организации процесс управления изменениями. Каждая служба автоматизации должна иметь формальную систему управления изменениями, чтобы контролировать изменения сети организованным образом. Необходимо, чтобы руководство поддерживало выбранный процесс управления изменениями, а один или несколько сотрудников имели в своих должностных инструкциях пункты, требующие от них поддержания сетевой документации.

Конкретные процедуры управления изменениями могут достаточно сильно отличаться друг от друга, в зависимости от размера, бизнеса и внутренней культуры организации. Как правило, процесс начинается с предложения изменения, за которым следует оценка предложения, решение о целесообразности такого изменения и осуществление изменения. Сотрудник, ответственный за поддержание документации должен быть вовлечен в этот процесс с самого начала.

Как будут оцениваться предложенные изменения, также может варьироваться от организации к организации. В этом могут участвовать всего лишь несколько человек, комитет или несколько комитетов. Но в любом случае следующим шагом за одобрением предложенного изменения должно быть обновление документации, чтобы отразить те изменения, которые будут реализованы – до того, как они будут реализованы. Этим будет гарантирована актуальность документации в любое время.