Система документирования управленческой деятельности на предприятии: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные и учетные документы?

По функциональному назначению кадровую документацию делят на:

1. Распорядительную;

2. Информационно-справочную;

3. Учетную;

4. Организационно-правовую.

Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указы, протоколы.

Решения, постановления и приказы составляются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства и т.д.

Распоряжение – акт управления, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу компетенции, которым это распоряжение адресовано.

Указание – распорядительный документ, издаваемым преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанный с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Распоряжения и указы издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями учреждений, организаций действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующий утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работника и т.д. посредствам приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначение работников на должность, освобождения от должности и перемещения по службе; при вынесении поощрений и наложение дисциплинарных взысканий; при ведении единых и типовых норм выработки, тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждение систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышение квалификации, присвоение разрядов, классности, а также при предоставление внеочередного отпуска, перемене фамилии и других случаев. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. Приказы составляются кадровой службой совместно заинтересованными структурными подразделения. В установленных законам случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом.

Протокол – распорядительный «документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Протокол, как правило, ведется во время заседания.

Распорядительный документ может быть отменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличии от распорядительной документации информационно-справочные документы являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно локальных нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, справки, акты, заключения, отзывы, перечни, списки.

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработки необходимых сведений по составу и движению кадров. С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить на две подгруппы:

1. Первичные учетные документы;

2. Производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу. Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

1. Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

2. Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

3. Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.