Организационно-правовая кадровая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, предприятия или фирме. В комплекс входят: правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение о службе персонала (об отделе кадров), положение о структурных положениях организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы), о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков сотрудников и другие документы.

Таким образом, эффективное использование нормативно-правового регулирования на предприятии является необходимым инструментом управления для руководителя, что позволяет ему четко координировать и контролировать деятельность своих подчиненных и предприятие в целом. Для персонала же это является гарантией их прав, что в совокупности обеспечивает плодотворное функционирования предприятия.

Вопрос 66: Документирование процедуры увольнения работника по различным основаниям.

Ответ:

Процедура увольнения работника одна из самых ответственных в правовом сопровождении трудовых отношений. На этом этапе ошибки кадровой службы обходятся организации наиболее дорого. Это объясняется тем, что сотрудники, не заинтересованные в дальнейшей работе в компании, более активно идут на конфликт, менее склонны разрешать возникающие споры "миром".

Порядок увольнения и набор подготавливаемых документов значительно отличаются в зависимости от основания прекращения трудового договора.

Но можно выделить ряд общих для всех случаев моментов:

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя - по унифицированной форме Т-8 (Т-8а) или составленным в свободной форме (с указанием всех необходимых реквизитов);

- табель учета рабочего времени должен быть "закрыт" датой, указанной в приказе (днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность));

- в день увольнения работник должен получить трудовую книжку и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- запись, внесенную в трудовую книжку, повторяют в личной карточке работника (форма Т-2 или Т-2ГС(МС)) и знакомят с нею сотрудника под роспись;

- в день увольнения работника работодатель должен произвести с ним расчет, работник должен расписаться в ведомости или расходном кассовом ордере.

При конфликтном увольнении, когда работник отказывается расписываться в документах, необходимо составить соответствующие акты за подписью нескольких свидетелей - сотрудников организации. К составлению актов рекомендуется привлекать представителей первичной профсоюзной организации.

Общие основания прекращения трудового договора:

Увольнение по инициативе (по собственному желанию) работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Согласно действующему законодательству работник имеет право в любой момент расторгнуть трудовой договор с работодателем. Единственным существующим ограничением является обязанность сотрудника предупредить об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели (ст. 80 ТК РФ). Для руководителя организации такой срок составляет один месяц (ст. 280 ТК РФ), а для работника, который решил уволиться в период своего испытательного срока, сокращается до трех дней. Отметим, что в интересах и работника, и работодателя зафиксировать дату подачи заявления об увольнении, поскольку срок предупреждения об увольнении начинает течь не с момента подачи или написания работником заявления, а со следующего дня после того, как работодатель его получит. Факт получения может быть зафиксирован путем присвоения документу входящего номера и регистрации заявления в журнале внутренней документации.

По соглашению сторон трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения. Если увольнение работника обусловлено невозможностью продолжения работы (в связи с зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию, наличием иных уважительных причин, в силу которых работник не может продолжать дальнейшую работу), трудовой договор должен быть расторгнут в срок, указанный в заявлении работника. При этом необходимо понимать, что работодателю должны быть предоставлены документы, подтверждающие наличие таких обстоятельств. Поэтому к заявлению об увольнении следует приложить соответствующие оправдательные документы, например копию приказа о зачислении в учебное заведение.

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора. Вопрос, чем отличается увольнение по соглашению сторон от увольнения по инициативе (по собственному желанию) работника, встречается достаточно часто. Особенно когда увольнение "по собственному" по сути производится по соглашению между работником и работодателем до окончания обязательного срока предупреждения об увольнении. По соглашению сторон работник может быть уволен даже в день подачи заявления. И если собственное желание продиктовано только волей работника, то соглашение сторон предполагает обязательное наличие воли двух сторон трудовых отношений - работника и работодателя. Документом, выражающим волю сторон, выступает письменное соглашение о расторжении трудового договора, которое является доказательством правомерности увольнения по данному основанию. В случае устной договоренности любая из сторон может обжаловать расторжение трудовых отношений. Аннулирование договоренности относительно срока и основания увольнения возможно лишь при взаимном согласии работодателя и работника (Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее - Постановление N 2)), поэтому одностороннее расторжение соглашения об увольнении не допускается.

Прекращение срочного трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Поэтому в документах организации к приказу об увольнении должно прилагаться уведомление об истечении срока трудового договора, сделанное работодателем в произвольной форме, с отметкой работника о получении. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. В этом случае к приказу об увольнении прикладываются документы, подтверждающие возобновление выполнения трудовых обязанностей вернувшимся на работу сотрудником.

Перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). По своей сути подобное увольнение представляет собой расторжение трудового договора по соглашению сторон. На наш взгляд, при прекращении трудового договора в связи с переводом "по просьбе или с согласия" работника к приказу об увольнении необходимо приложить:

- предложение работнику о переводе в другую организацию, на котором стоит отметка о выражении воли работника;

- согласие нового работодателя о приеме на работу данного сотрудника.

При увольнении по просьбе работника достаточно его заявления. Процедура обмена письменными запросами о взаимном согласии в данном случае лишена как правовых оснований, так и смысла, в силу того, что не влечет никаких правовых последствий.

Переход работника на выборную работу (должность) (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Инициатива увольнения по данному основанию должна исходить от самого сотрудника. Поэтому к приказу о прекращении трудового договора прикладывается заявление работника. Кроме того, как и во всех случаях, когда увольнение инициировано работником в связи с наступлением определенных обстоятельств, работодатель вправе запросить подтверждение их наступления. В данном случае это может быть копия удостоверения депутата или копия протокола избирательной комиссии.

Отметим, что при переводе на должность научно-педагогического работника в результате избрания по конкурсу на соответствующую должность срок действия трудового договора с работником может быть изменен по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, на определенный срок не более пяти лет или на неопределенный срок (ст. 332 ТК РФ).

Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером. При этом смена собственника не является основанием для расторжения трудовых договоров с другими работниками организации, а сокращение численности или штата работников допускается только после государственной регистрации перехода права собственности. Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации (ст. 75 ТК РФ).

При увольнениях по данному основанию в организации должны оформляться письменные уведомления сотрудников о предстоящих изменениях с указанием того, какие существенные условия трудового договора будут изменены. Работник может выразить свою волю как на самом уведомлении, так и написав отдельное заявление. Если условия трудового договора фактически не меняются, однако сотрудник выражает свою волю на его расторжение, по личному заявлению работника трудовые отношения прекращаются по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При этом, датой увольнения должна быть та дата, когда указанные изменения произошли (при изменении подведомственности - дата издания приказа, при реорганизации - дата ее окончания).

Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При изменении организационных или технологических условий труда, если определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ст. 74 ТК РФ). О предстоящих изменениях, определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него в данной местности работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (а также в другой местности, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями или трудовым договором). Увольнение производится в тех случаях, когда работник отказывается от предложенной ему работы или же у работодателя нет работы, которую он может ему предложить. Наличие вакансий должно определяться по штатному расписанию организации.

В связи с этим при проверке увольнения по данному основанию необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

- уведомления работника о предстоящих изменениях условий трудового договора с указанием, какие именно изменения будут произведены и по какой причине (на уведомлении должна быть отметка работника о его вручении с указанием даты);

- предложения работнику занять вакантные должности с перечислением этих должностей и основных условий работы (на предложении должна стоять отметка о его получении работником с указанием даты, согласие и отказ работника выражаются соответствующей надписью на самом предложении или отдельным заявлением работника);

- уведомления работнику о том, что в настоящий момент в организации нет вакантных должностей (на этом уведомлении также обязательна подпись работника о вручении).

Кроме того, в организации должны быть документы, подтверждающие фактическое изменение организационных или технологических условий труда (новые регламенты, инструкции и т.п.). Необходимо понимать, что при возникновении спора будет проверяться действительность и реальность произошедших изменений.

Отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Следует учитывать, что в данном случае речь идет о необходимости перевода на длительный срок (более четырех месяцев). Если сотрудник нуждается во временном переводе (на срок до четырех месяцев) и отказывается от другой предлагаемой работодателем работы, трудовой договор по соглашению сторон может быть сохранен. При этом работник отстраняется от работы на весь указанный в медицинском заключении срок и заработная плата ему не начисляется.

В отношении руководителей организаций (филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений), их заместителей и главных бухгалтеров работодатель имеет право с письменного согласия указанных работников не прекращать с ними трудовой договор, а отстранить их от работы на срок, определяемый соглашением сторон. Данная норма позволяет сторонам согласовать дату увольнения в свободном диапазоне. При проверке увольнения по данному основанию необходимо проверить наличие:

- медицинского заключения, устанавливающего ограничения способности работника к трудовой деятельности;

- предложения работнику занять вакантные должности, с указанием этих должностей и основных условий работы;

- уведомления работнику о том, что в настоящий момент в организации нет вакантных должностей.

Отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). В рамках данного основания одним из ключевых является вопрос о понятии определения "другая местность". Ответ на данный вопрос был дан Верховным Судом РФ в п. 16 Постановления N 2, согласно которому под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. При проведении проверки увольнений по такому основанию необходимо учитывать, что в рамках данной статьи законодатель имел в виду не столько изменение местонахождения работодателя - юридического лица, сколько перевод производственной базы в другой регион. Серьезные сомнения при проверке могут вызывать увольнения работников, когда, несмотря на смену местонахождения самого юридического лица, по месту его существования образуется филиал. Или же в ситуации, когда местонахождение юридического лица изначально не совпадало с местом ведения производственной деятельности, и при смене юридического адреса рабочие места не перемещаются.

Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Перечень обстоятельств, не зависящих от воли сторон, по которым трудовой договор подлежит прекращению, устанавливается в ст. 83 ТК РФ. Каждое из перечисленных в данной статье оснований своеобразно и требует наличия дополнительных документов. Рассмотрим их более подробно.

Призыв работника на военную службу (или направление на альтернативную гражданскую службу) (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Для подтверждения данного обстоятельства к заявлению работника об увольнении необходимо приложить копию повестки военкомата о явке на призывной пункт для прохождения военной службы.

Восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Для подтверждения данного обстоятельства необходимо приложить решение государственной инспекции труда или вступившее в силу решение суда.

Неизбрание на должность (п. 3 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Трудовой договор с работником, избранным на должность, заключается на определенный срок, что обусловливается необходимостью периодического переизбрания. Следовательно, расторгнуть трудовой договор по указанному основанию можно только в двух случаях: при досрочных выборах (если такая возможность предусмотрена) либо при переносе выборов на более позднюю дату. То есть в тех случаях, когда срочный трудовой договор был пролонгирован на неопределенный срок. Основанием для приказа об увольнении в данном случае служат протоколы и заключения избирательных комиссий.

Осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В данном случае подразумеваются два обстоятельства: лишение свободы, когда сотрудник физически не может осуществлять трудовую функцию, и лишение работника права заниматься определенной деятельностью. Обратите внимание, что согласно п. 2 ст. 34 Уголовно-исполнительного кодекса РФ от 08.01.1997 N 1-ФЗ администрация организации, в которой работает осужденный, обязана не позднее трех дней после получения копии приговора суда и извещения уголовно-исполнительной инспекции освободить осужденного от должности, которую он лишен права занимать, или запретить заниматься определенной деятельностью и направить в уголовно-исполнительную инспекцию сообщение об исполнении требований приговора. При этом необходимо понимать, что указанное основание не является обязательным поводом для увольнения работника. По соглашению сторон трудового договора сотрудник может быть переведен на другую должность в пределах, разрешенных ему законом. Точно так же при осуждении сотрудника к лишению свободы работодатель вправе сохранить трудовые отношения. Заработная плата при этом не выплачивается, но за работником сохраняется его место.

Признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Заключение выдается органами медико-социальной экспертной комиссии. Соответственно, при проверке проведения увольнения по данному основанию необходимо удостовериться, присутствует ли в деле медицинское заключение и выдано ли оно уполномоченным для этого органом.

Смерть (признание умершим или безвестно отсутствующим) работника либо работодателя - физического лица (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В первом случае в числе дополнительных документов должна присутствовать копия свидетельства о смерти или решение суда. Во втором техника увольнения особого значения не имеет.

Наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.), если данное обстоятельство признано компетентным государственным органом (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Как отмечает профессор Е.Б. Хохлов, следует иметь в виду, что на практике фактическое наступление обстоятельств и акт признания этих обстоятельств соответствующим органом государства могут быть разорваны во времени. При таких условиях трудовой договор может быть прекращен в день или позднее констатации государственным органом наступления чрезвычайных обстоятельств, но с даты, когда стороны были лишены возможности выполнять свои обязанности по трудовому договору.

Дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 8 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Данное основание близко к увольнению в связи с осуждением работника, единственное отличие - это подтверждающие документы. В данном случае ими служат решения, постановления и определения компетентных органов.

Истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права), если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 9 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Для обоснования увольнения в данном случае к приказу о прекращении трудового договора может быть приложено решение суда или специально уполномоченного органа о лишении работника специального права.

Прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Следует учесть, что прекращение допуска работника к государственной тайне является дополнительным основанием для его увольнения, если такие условия предусмотрены в трудовом договоре. Проверка увольнения по данному основанию требует и проверки порядка лишения сотрудника допуска к государственной тайне. Необходимо учитывать, что указанное основание для увольнения не может быть применено в случае прекращения допуска работника к коммерческой или служебной тайне организации. Порядок работы с коммерческой тайной определяется трудовым договором с работником, соответственно, запрет на допуск к этим сведениям будет являться изменением трудового договора.

Отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе (п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В данном случае основанием для восстановления одного сотрудника на рабочем месте и соответствующего увольнения другого будут решения, определения или постановления судебных органов.

Увольнение иностранцев и лиц без гражданства для приведения общей численности таких работников в соответствие с установленными квотами (п. 12 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Трудовой договор по данному основанию должен быть прекращен не позднее даты, определенной Правительством РФ, которое устанавливает допустимую долю работников-"иностранцев" для работодателей, осуществляющих на территории РФ определенные виды экономической деятельности <6>. Данное основание введено в трудовое законодательство сравнительно недавно и стало следствием государственного упорядочивания политики работы с иностранными сотрудниками. В этом случае порядок увольнения достаточно прост, каких-либо дополнительных документов при прекращении трудового договора по данному основанию не требуется.

Выплата выходного пособия

При проверке порядка увольнения необходимо также проконтролировать факт выплаты выходного пособия работникам. Согласно действующему законодательству выходное пособие выплачивается:

1) в размере среднемесячного среднего заработка:

- при расторжении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата работников организации). При увольнении по данному основанию за сотрудником также сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. Для работников, увольняемых из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, средний месячный заработок сохраняется на срок не более трех месяцев;

- при прекращении трудового договора по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора), если нарушение было допущено не по вине работника;

2) в размере двухнедельного среднего заработка при прекращении трудового договора по следующим основаниям:

- п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора);

- п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением либо отсутствием у работодателя соответствующей работы);

- п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем);

- п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу);

- п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу);

- п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности).

Кроме того, выходное пособие в размере, определяемом соглашением сторон, но не менее трехкратной месячной заработной платы, выплачивается при расторжении трудового договора с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа.

В заключение отметим, что одним из серьезных и широко распространенных нарушений при увольнении является расторжение трудового договора по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника или в период его пребывания в отпуске. Необходимо помнить, что единственным случаем, когда такое увольнение возможно, является ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Расторжение трудового договора - достаточно серьезное действие как для работника, так и для работодателя. При этом, в отличие от многих других процедур кадрового учета, безболезненно исправить допущенные в данном случае ошибки практически невозможно. Поэтому подходить к такой процедуре необходимо со всей возможной тщательностью и вниманием. Вовремя проведенная проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота поможет устранить возможные нарушения и избавить организацию от неприятных моментов в общении с контролирующими органами.