Із застосування типової номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса

Типова номенклатура установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.

Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення.

При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі таке:

1. Індивідуальна номенклатура справ укладається у двох примірниках щороку строком на один діловодний рік, затверджується та запроваджується в дію з 1 січня.

2. Перший примірник індивідуальної номенклатури державної нотаріальної контори залишається у відповідній справі (наряді) державної нотаріальної контори приватного нотаріуса, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву.

Перший примірник індивідуальної номенклатури приватного нотаріуса залишається у справах приватного нотаріуса, а другий - передається на зберігання до архіву приватного нотаріуса.

3. Примірник індивідуальної номенклатури справ є документом постійного зберігання.

4. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають індивідуальну номенклатуру з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.

5. З Типової номенклатури справ в індивідуальну номенклатуру справ переносяться справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо.

6. Не допускається включення до індивідуальної номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.

7. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до індивідуальної і не можуть бути скорочені.

8. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.

Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України.

При складанні індивідуальної номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" Типової номенклатури.

На підставі Типової номенклатури справ складається індивідуальна номенклатура справ кожної державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.

Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса (додаток 16) повинна відповідати формі Типової номенклатури.

При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.

Кожна справа, включена до індивідуальної номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами)-індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 02-08, де 02-найменування напряму діяльності, 8- номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.

Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу із заголовком "Для службового користування".

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до індивідуальної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому запису, який оформляється після закінчення діловодного року.

У графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.

У п'ятій графі індивідуальної номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи.

У кінці року індивідуальна номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом завідувач державної нотаріальної контори чи приватний нотаріус.

Документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають знищенню після закінчення строків їх зберігання за Типовою номенклатурою справ на підставі акта про вилучення документів для знищення встановленого зразка (додаток 24).

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися та складання акта про вилучення документів для знищення здійснюються тільки після підготовки державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання за цей самий період.

Документи тривалого (понад 10 років) зберігання зберігаються протягом 10 років в архіві державної нотаріальної контори. Після закінчення цього строку вони передаються до державного нотаріального архіву належним чином оформлені за описами встановленого зразка. Передача справ оформляється актом приймання-передавання.

Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

У разі припинення приватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, установленому законодавством.

Додаток 16

до Правил ведення

нотаріального діловодства

Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ

(Приватний нотаріус) Завідувач державної

нотаріальної контори

Номенклатура справ Приватний нотаріус

________ N _________

на _______ рік ________ __________________

(підпис) (розшифровка

підпису)

дата

------------------------------------------------------------------

|Індекс справ | Заголовок | Кількість | Строки |Примітка|

| | справи | справ | зберігання | |

| | (наряду) | (томів) | і статті за | |

| | | | переліком | |

------------------------------------------------------------------

Завідувач державної

нотаріальної контори

(Приватний нотаріус) _________ _______________________

(підпис) (розшифрування підпису)

Дата

Додаток 17

до Правил ведення

нотаріального діловодства