Учет денежных средств и денежных документов в кассе организации. Учет расчетов с подотчетными лицами

Денежные средства хранятся на расчетных или специальных счетах в учреждениях банка, в форме наличных денег в кассе организации, а также в виде ценных бумаг. Расчеты между юридическими лицами производятся в безналичном порядке, а также наличными деньгами, если это установлено законом.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности обязаны хранить свободные денежные средства в банках, а для осуществления расчетов наличными деньгами иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность ценностей находящихся в кассе организации. С кассиром в обязательном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии в штатном расписании должности кассира (в небольших организациях), обязанности последнего может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с этим работником договора о материальной ответственности.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются строго по целевому назначению: на выдачу заработной платы, на командировочные, прочие, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит- предел, граница, ограничение, норма, превышение которой недопустимо. Лимит денежных средств в кассе предусматривает обеспечение их сохранности и выполнение государственных по выплате заработной платы, пенсий и других платежей наличными деньгами. Размер лимита денежных средств в кассе зависит от размеров организации, объема наличного денежного оборота и других факторов. Лимит ежегодно пересматривается банком и устанавливается в банковской справке, выдаваемой предприятию. Сверх лимита денежные средства могут храниться в кассе только на выплату заработной платы, пособий, премий в течении трех рабочих дней.

Для оформления кассовых операций используются унифицированные формы первичной учетной документации или аналогичные документы, утвержденные учетной политикой организации:

· Приходный кассовый ордер

· Расходный кассовый ордер

· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

· Кассовая книга

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитываются все поступления и выдачи наличных денег в организации. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книги производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу через копировальную бумагу в двух экземплярах. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй экземпляр кассовой книги отрывной (служит отчетом кассира),с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами, кассир под расписку в кассовой книге сдает в бухгалтерию.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируются в виде распечатки «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые должны: включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, иметь одинаковое содержание и составляться к началу следующего дня. Листы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания сначала года. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Для обобщения информации о наличии движении денежных средств в кассе предназначен активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты соответствующие субсчета:

· 50-1 «Касса организации»

· 50-2 «Операционная касса»

· 50-3 «Денежные документы» и др.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, при этом кредитуются счета, характеризующие источник поступления денежных средств (51 «Расчетный счет», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации, в корреспонденции с бухгалтерскими счетами, в зависимости от направления расходования денежных средств (51 «Р/с»,60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

В кассе организации могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы(почтовые марки, марки государственной госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты), а также бланки строгой отчетности.

Денежные документы отражаются в учете по фактической стоимости их приобретения.

Примеры проводок:

Организацией получено в кассу по чеку с расчетного счета на выплату заработной платы и на командировочные расходы:

Дт 50 Кт 51

Организацией получено в кассу от покупателя за отгруженную продукцию

Дт 50 Кт 62

Выдана из кассы заработная плата работникам организации

Дт 70 Кт 50

Из кассы организации выдано в подотчет работнику аппарата управление на командировочные расходы:

Дт 71 Кт 50

Организация приобрела путевку в санаторий. Были сделаны следующие записи:

Перечисление денег санаторию в оплату путевки

Дт 76 Кт 51

Оприходование полученной путевки в кассу организации

Дт 50-3 Кт 76

Порядок и сроки проведения инвентаризации в кассе определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выявленная в результате инвентаризации недостача денежных средств подлежит взысканию с материально- ответственного лица и оформляется следующими записями:

1. В результате инвентаризации выявлена недостача денежных средств в касса:

Дт 94 Кт 50

2. Сумма недостачи отражается как задолженность виновного лица:

Дт 73-2 Кт 94

3. Виновным лицом возмещена недостача денежных средств:

а)внесены в кассу наличные: Дт 50 Кт 73-2

б)удержано из заработной платы: Дт 70 Кт 73-2

В случае если виновное лицо не выявлено, делается запись:

Дт 91-2 Кт 94

Если недостача произошла в результате чрезвычайных обстоятельств, то она относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы», при этом составляется запись:

Дт 91.2 Кт 50

Выявленные в результате инвентаризации излишки денежных средств приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение финансового результата организации, при этом составляется следующая запись:

Дт 50 Кт91-1

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, получающие авансом денежные средств из кассы на основе заявки, подписанной руководителем и главным бухгалтером, с указанием целевого расхода и срока отчета. Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

· Сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;

· Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

· Порядок их представления, обработки и утверждения и др.

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы предприятия:

· Для оплаты командировочных расходов;

· На хозяйственные расходы (канцелярские, почтово- телеграфные);

· На расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

· Для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле и т.п.

Первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются авансовые отчеты, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, торгово-закупочные акты, приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении и некоторые другие.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы.

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмущенных денежных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале- ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».