Капитальный бюджет

Капитальный бюджет создается для материально-технического обеспечения объектов с большой статьей расхода, таких как серверы или сети. Обычно это смета долгосрочных расходов, в которой планируются капитальные расходы на будущий период от трех до пяти лет. Создание капитального бюджета заставляет менеджеров SMF оценивать действующую ИТ среду и осуществлять планирование будущих потребностей организации. Такие бюджеты разрабатываются на основе данных, полученных от клиентов и SMF менеджеров. В следующей таблице представлен пример капитального бюджета. Представленная стоимость не обязательно является точной суммой, которая потребуется в будущем; однако эти цифры должны быть по возможности более точными, чтобы бюджетная комиссия могла точнее оценить бюджетные требования для всей организации.

Следующая таблица представляет образец капитального бюджета.

Таблица 11. Пример капитального бюджета

Единица	Бюджет текущего года	Бюджет следующего года	Бюджет через два года	Бюджет через три года
Сетевой сервер	$ 4,000	$ 0	$ 8,000	$ 0
Лицензии программного обеспечения	$ 20,000	$ 12,000	$ 4,000	$ 0
PC	$ 20,000	$ 6,000	$ 12,000	$ 30,000
Рутеры	$ 2,000	$ 0	$ 0	$ 4,000
Кабель	$ 5,000	$ 5,000	$ 5,000	$ 5,000
Всего	$ 51,000	$ 23,000	$ 29,000	$ 39,000

Методы бюджетного планирования

Существует несколько методов бюджетного планирования: бюджетное планирование по предыдущему году и бюджетное планирование с учетом и обоснование затрат и потребностей. Как и ведение домашних расходов, метод бюджетного планирования должен быть последовательным.

Бюджетное планирование по предыдущему году

Процесс планирования бюджета начинается с изучения копии предыдущего бюджета. Изменения вносятся в бюджетные суммы на основе фактически понесенных затрат на данное время. Каждый отдел организации предоставляет обоснование увеличений из предыдущего бюджета или фактически осуществленных затрат.

Иногда высшее звено управления дает указания по бюджетному планированию. Эти директивы даются в виде поставленных задач или как сокращение в процентном выражении. Когда ИТ расходы предъявляются назад собственным клиентам, ИТ бюджету может быть предписано быть «регулируемым основой». Если основа бизнеса уменьшается на 10%, то и ИТ бюджет должен быть уменьшен на такую же сумму.

Бюджетное планирование с учетом и обоснованием затрат и потребностей

Другим методом планирования является бюджетное планирования с учетом и обоснованием затрат и потребностей. Согласно этому методу, процесс планирования начинается с нулевого сальдо и каждая финансируемая деятельность должна быть обоснована для включения в бюджет. Для этого каждый отдел организации должен обосновать заявку на финансирование, или в качестве части SLA, должен объяснить свою необходимость запрашиваемого им уровня сервиса. Бюджеты с учетом и обоснованием затрат и потребностей создаются с нуля, с соответствующим объяснением всех средств, прежде чем они будут включены в бюджет.

Главное преимущество этого метода в том, что бюджет не просто является переработанным вариантом бюджета предыдущего периода. Бюджетное планирование с учетом и обоснованием затрат и потребностей требует оценки всех затрат предыдущего периода перед включением в бюджет. Даже коммунальный расходы, которые являются постоянными, должны быть пересмотрены и по возможности повторно согласованы. Все расходы по внештатным работникам также должны подвергнуться рассмотрению и определена их целесообразность. Таким образом, по сути процесс бюджетного планирования становится периодом оценивания всей деятельности ИТ среды и того, какие улучшения осуществляемой деятельности и финансовые могут быть осуществлены. Этот метод также гарантирует, что финансовый менеджер способен объяснить бюджетные единицы бюджетной комиссии, так как все единицы и все расходы рассматриваются подробнейшим образом.