Описание и формулирование проблемы

Для системного анализа проблемы рекомендуется задать следующие вопросы.

· Почему возникла эта проблема: может, обнаруженная нами проблема вызвана в свою очередь другой, скрытой, проблемой, которую и надо решать прежде всего?

· Возникала ли подобная проблема раньше и при каких обстоятельствах?

· Как появилась данная проблема: может, это часть хитросплетения взаимосвязанных проблем, которые надо рассматривать совместно?

· Какая еще информация необходима, чтобы хорошо разобраться в проблеме?

· Касается ли эта проблема кого-нибудь еще, и следует ли привлекать их к принятию решения?

Если обнаруживается, что проблема, которую вы рассматриваете, связана с несколькими другими, разделите их, чтобы определить каждую более четко, и, если такое возможно, установите очередность их решения.

Постановка целей

Выявив, какая именно проблема нуждается в решении, вы должны определить цели, соответствующие критериями SMАRT. Затем:

• описать желаемые результаты насколько ясно, насколько возможно. Если другие люди участвуют в этом, убедитесь в том, что они согласны с вами;
• определить, какие результаты существенны, а какие — желательны;
• определить условия, которым должно удовлетворять любое решение, чтобы считаться приемлемым.

Оценка вариантов и выбор решения

Варианты должны быть оценены с учетом того, насколько они пригодны для достижения результатов, определенных при постановке целей. Должно быть относительно просто отвергнуты решения, которые явно не могут соответствовать каким-либо СУЩЕСТВЕННЫМ результатам. Далее выбор будет зависит от того, насколько оставшиеся варианты соответствуют ЖЕЛАТЕЛЬНЫМ результатам.

Следует помнить, что любой выбор субъективен, потому что люди имеют разные взгляды на относительную важность результатов и различные ценностные суждения.

Используя любую технику выбора следует объяснить, почему сделан выбор и задокументировать выбор и аргументы в его пользу.

При выборе вариантов следует помнить о финансовых последствиях и степени риска. Для большей части управленческих проблема важно наличие ресурсов, и большинство менеджеров несет ответственность за них. Поэтому нужно будет оценить затраты и возможность привлечения дополнительных ресурсов для различных вариантов. Ключевые вопросы:

· Появятся ли дополнительные затраты на персонал или экономия — в каком количестве?

· Понадобятся ли дополнительные материалы — в каком количестве? — Или появится возможность сэкономить материалы — и в каком количестве?

· Потребуются ли дополнительные инвестиции в основные фонды — и сколько, — или капиталовложений можно будет избежать?

В зависимости от масштаба привлечения ресурсов необходимо будет использовать методы финансового анализа, такие как анализ безубыточности потоков и анализ дисконтирования денежных средств (анализ эффективности будущего инвестирования).

Проводя финансовую оценку, следует спрогнозировать, что случится в будущем. При этом неизбежен риск, что будущее будет отличаться от вашего прогноза. Элемент неопределенности присутствует всегда.

При оценке величины риска может быть полезно попытаться оценить вероятность того, что события произойдут так, как прогнозировалось (число планируемых операций будет выполнено; затраты будут соответствовать прогнозируемой; проекты будут выполнены в соответствии с графиком). Для оценки можно использовать прежний опыт, информацию, предсказывающую будущее, либо делать субъективные оценки, основанные на собственном опыте, либо строить догадки.

При большом количестве информации можно использовать сложные математические методы или физические модели, не рискуя реальным объектом анализа. Модель — это образ, в достаточной мере подобный реальному объекту, способный вести себя подобным образом. Некоторые управленческие проблемы могут быть тоже смоделированы как нечто реально существующее и исследованы при различных условиях. Можно увидеть, что происходит при том или ином изменении, и определить, какие именно мероприятия приведут к тому или иному результату.

Математические методы ограничены проблемами, в которых факторы довольно легко выразить в количественном виде. Например, при управлении товарно-денежными потоками можно имитировать кривые спроса на отдельные товары и рассчитать возможность расходования запасов при различных объемах хранения товаров на складе.