Сроки использования и подачи отчета

Как выдать под отчет денежные средства, мы с вами разобрались. Теперь перейдем к вопросам их расходования и последующей подачи отчета.

Первое, что нужно знать, — в отношении выданных подотчетных денежных средств законодательно установлены предельные сроки их использования. То есть подотчетное лицо, получив от предприятия наличные, например, на покупку офисных принадлежностей, не может держать их у себя сколько ему заблагорассудится. В течение отведенного срока оно должно либо приобрести эти офисные принадлежности за полученные подотчетные средства, либо вернуть неиспользованную наличность в кассу предприятия (о возврате неизрасходованных денежных средств см. на с. 11).

Как говорит п. 2.11 Положения № 637, выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Что касается подотчетных средств на командировку, то конкретный срок их использования законодательством не установлен. И это понятно, ведь все зависит от длительности командировки подотчетного лица. Также не предусмотрено законодательством норм, которые бы говорили, через какое время после получения подотчетных средств работник должен отправиться в командировку. Но работник точно не может получить денежные средства на командировку раньше, чем руководитель предприятия издаст приказ (распоряжение) о командировке, ведь последний является основанием для выдачи наличности из кассы, которое указывается в расходном кассовом ордере. Таким образом, вопрос сроков использования подотчетных средств, выданных на командировку, решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретения проездных билетов). Это, в частности, подтверждают письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 и письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.

При этом НБУ в абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 указывает на то, что если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

А что же, если работник использует свои собственные средства для выполнения производственно-хозяйственного поручения или во время командировки? В какие сроки работодатель должен компенсировать работнику эти средства? Об этом Положение № 637 ничего не говорит. Вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между СХ и работником и регулируются ГК. В помощь освоения «дебрей» гражданского законодательства Миндоходов издало письмо от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14. Так, по-хорошему, между работником и работодателем должна быть, по крайней мере, устная договоренность о сроке возмещения средств такому работнику, которую добросовестный работодатель выполняет. Но если этого не случается, работник имеет право требовать (письменно) у работодателя возврата потраченных в пользу работодателя собственных денежных средств, в том числе через суд. Срок исковой давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования (ч. 2 ст. 530 ГК).

Зато четкие и конкретные сроки установлены законодательством для подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Устанавливает их НК (пп. 170.9.2 и 170.9.3) и дублирует Порядок № 845 (абз. 1 и 4 п. 2). Приведем их в следующей таблице.

Заметьте: подавать Отчет подотчетное лицо должно также в том случае, когда на командировку или для выполнения гражданско-правового действия по поручению работодателя оно использует собственные денежные средства с последующей их компенсацией таким работодателем. Об этом миндоходовцы сообщили в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.14 ЗІР. Радует, что в этом же разъяснении миндоходовцы освобождают таких подотчетных лиц от ответственности за несвоевременное предоставление Отчета. Такую позицию они справедливо аргументируют тем, что поскольку действующим законодательством определены сроки отчетности именно за полученные под отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, то в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных средств в командировке), финансовые санкции не применяются.

Ныне действующая форма отчета утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845 (применяется с 4 февраля 2014 года).

Учтите: подотчетное лицо должно приложить к Отчету оригиналы документов, подтверждающих факт расходования наличных средств (кассовые чеки, квитанции, акты купли-продажи, акты выполненных работ и т. п.). Если израсходованные средства были использованы с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки, то к «подтверждающим» документам нужно также добавить документы, свидетельствующие о таком использовании (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).