Документы, которые служат основанием для оформления^ а"лица і-расходных кассовых ордеров

Хозяйственная операция	Основание
Сдача наличной выручки в банк:
— самостоятельно	Объявление на внесение наличности
— путем инкассации	Сопроводительная ведомость
Выдача под отчет на хозяйственные нужды	Приказ руководителя предприятия
Выдача под отчет на командировки	Приказ руководителя предприятия
Выплата заработной платы, пособий материальной помощи	Платежная (расчетно-платежная) ведомость

Выдача наличных по расходному кассо­вому ордеру может производиться только в день составления документа. Исправления в расходных документах не допускаются.

§§ ВЫДАЧА ИЗ КАССЫ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

Оплату труда своим наемным работникам предприятие может проводить из средств, полученных в банке или из выручки.

Ранее было установлено, что предпри­ятия, имеющие налоговый долг, осуще­ствляют выплату заработной платы ис­ключительно за счет средств полученных в учреждениях банков. Из наличной вы­ручки такие выплаты проводить запре­щалось. Сейчас подобного запрета не су­ществует. То есть никаких ограничений по выплатам из выручки для предприя­тий, которые имеют налоговый долг, По­ложение № 637 [95] не содержит.

Настоящий бухучет 47

Наличные средства, полученные пред­приятием в учреждении банка для вы­плат, относящихся к фонду оплаты тру­да, а также пенсий, стипендий, дивиден­дов (дохода) могут храниться сверх ус­тановленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней включая день получения наличности в банке (в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (рас-четпо-платежных) ведомостях).

Для проведения этих выплат работни­кам отдаленных обособленных подразде­лений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов наличные могут храниться в их кассах сверх уста­новленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Наличные, получен­ные в банке па другие выплаты, должны выдаваться предприятием своим работни­кам в тот же день.

Суммы наличных, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных выше сроков, воз­вращаются предприятием в банк не по­зднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ПОД ОТЧЕТ

Наличные средства выдают под отчет для осуществления расходов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами предприятия, на закупку сельс­кохозяйственной продукции, а также на командировки.

Подотчетным считается лицо — обя­зательно работник предприятия, которо­му выданы наличные денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды, па закупку сельскохозяйственной продукции или на расходы но служеб­ным командировкам.

Выдача наличных под отчет может про­изводиться из средств, находящихся в кас­се предприятия или поступивших в кассу в виде выручки, за счет полученных кас­сиром по чеку денежных средств с теку-

щего счета предприятия в банке и т. п.

На практике допустимой является си­туация, когда подотчетное лицо расходы на хозиужды или на закупку сельхозпро­дукции производит за счет собственных средств, после чего предприятие возме­щает такому работнику израсходованные им суммы. В этом случае подотчетное лицо все действия выполняемые им при расхо­довании средств па хозиужды (па закуп­ку сельхозпродукции) должно осуществ­лять от имени и за счет предприятия.

Выдавать наличные иод отчет из кас­сы можно при условии полного отчета конкретного подотчетного лица но ранее выданным под отчет суммам.

Выдача наличных иод отчет оформля­ется расходным кассовым ордером.

Подотчетное лицо обязано отчитаться по выданным ему суммам. Отчет прохо­дит в следующем порядке:

— составляется Отчет об использова­нии средств, предоставленных па коман­дировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом. № 440 [97] (см. рисунок 4.2 на с. 59 — 60);

— кассир оформляет приходный ор­дер (при возврате неиспользованных де­нежных средств подотчетным лицом) или расходный ордера (при перерасходова­нии денежных средств подотчетным ли­цом).

Порядок заполнения Отчета следую­щий.

Основные реквизиты Отчета на лице­вой и оборотной стороне заполняет по­дотчетное лицо (дата составления, назна­чение аванса, размер полученных и из­расходованных сумм наличности, пере­чень подтверждающих документов). Ос­тальные графы Отчета, такие как:

— «Отчет проверен»;

— «Остаток внесен (перерасход вы­дан) в сумме по кассовому ордеру»;

— Бухгалтерские проводки;

— Расчет штрафа и суммы удержан­ного налога за несвоевременно возвра­щенные израсходованные средства на ко­мандировку или под отчет (заполняется в

48 Настоящий бухучет

случае нарушения командированным (под­отчетным) лицом сроков предоставления Отчета и возврата подотчетных сумм) — заполняет лицо, предоставившее денеж­ные средства в подотчет (бухгалтер), а графы — «Целесообразность произведен­ных расходов подтверждаю», «Отчет ут­вержден», подписывает руководитель предприятия.

Отрывную часть Отчета — Расписку заполняет и подписывает работник пред­приятия, которому подотчетное лицо сда­ет Отчет. Она выдается командированно­му (подотчетному) лицу в подтверждение факта представления таким лицом Отче­та. По сути, Расписка, так же как и кви­танция приходного кассового ордера, яв­ляется для подотчетного лица документом, подтверждающим исполнение определен­ных обязательств (своевременность отче­та и возврата остатка подотчетных сумм).

ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ПОД ОТЧЕТ НА КОМАНДИРОВКИ

Предприятие, направляя работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в раз­мерах, в пределах суммы, определенной на оплату проезда, паем жилого помеще­ния и суточные.

Работник в командировку направляет­ся на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. Командиров­ка работника оформляется командировоч­ным удостоверением, в котором указыва­ется пункт назначения, название пред­приятия на которое командируется работ­ник. Срок и цель командировки.

Для того, чтобы произвести выдачу денежных средств из кассы предприятия, бухгалтеру необходимо рассчитать сумму аванса исходя из норм суточных расхо­дов, стоимости проезда и найма жилья.

Порядок расчета аванса, необходимо­го для выдачи работнику, зависит от того, куда он командируется: по территории Украины или за границу. Как правило, аванс выдается в целых гривнях без ко-

пеек. Рассчитывается аванс с учетом су­точных расходов, установленных п. 1 Постановления № 663 [98], стоимости проезда в пункт назначения и обратно, расходов на проживание и если работник в командировке должен произвести рас­ходы па хознужды, то с учетом таких предполагаемых расходов.

Выдача аванса на командировку обя­зательна.

Конкретный срок выдачи аванса до на­чала командировки в нормативных актах не определен. По мнению Минфина Укра­ины (письмо от 16.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3846) и Национального банка (пись­мо от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866), срок выдачи наличных на командировку должен определяться самими субъектами хозяйствования в каждом конкретном слу­чае после подписания приказа (распоря­жения) о командировке и с учетом реаль­ного времени, необходимого для приобре­тения билетов па проезд.

По возвращении из командировки ко­мандированный работник обязан отчитать­ся в течение трех рабочих дней банка, следующих за днем завершения коман­дировки — предоставить Отчет об ис­пользовании средств, предоставленных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Л5 440 [97] и сдать неизрасходованную наличность.

Вместе с Отчетом подотчетное лицо пре­доставляет командировочное удостовере­ние (с отметками о прибытии и выбытии в пункты назначения), документы о найме жилого помещения и проезде, другие до­кументы, подтверждающие командировоч­ные расходы. После возвращения из заг­раничной командировки к отчету прилага­ется также ксерокопия отметок в загран­паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

При наличии излишне израсходован­ных денежных средств их сумма возвра­щается работником в кассу или зачисля­ется на банковский счет лица, которое их предоставило, до или в момент предос­тавления указанного Отчета.

Настоящий бухучет 49