Взаимоотношение службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует со следующими подразделениями:

1) Со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управления.

2) С юридической службой по вопросу правовых норм, связанных с подготовкой документа.

3) Со службами кадров труда и заработной платы по вопросам расстановки и подбора кадров и повышения их квалификации.

4) Со службами хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техникой, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) С вычислительным центром по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдении требований обработки нормативно-методических документов.

Организация проведения, оформления, отбора документов на хранение и уничтожение

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Документы, срок хранения которых определен перечнем “постоянно” подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос.архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Вопросы для самоконтроля

1. Делопроизводство – основа технологии управления.

2. Понятие «документационное обеспечение управления».

3. Отличие понятия ДОУ от понятия делопроизводства.

4. Определение понятия «документооборота», общие принципы и методические основы организации документооборота.

5. Какие задачи решает служба ДОУ?

ТЕСТЫ:

1. Основным объектом изучения в делопроизводстве является:

1) ОРД.

2) Документы постоянного хранения.

3) Любой документ, а также процесс работы с ним.

4) Все ответы верны.

2. Что такое документ?

1) Результат отображения фактов и событий.

2) Результат отображения явлений объективной действительности.

3) Результат отображения мыслительной деятельности человека.

4) Все ответы верны.

3. Задачами делопроизводства являются:

1) Отражение управленческой, производственной и иной деятельности
в соответствующих документах.

2) Обеспечение рационального использования документов в деловой
практике предприятия.

3) Все ответы верны.

4. По каким принципам следует организовывать делопроизводство на предприятии?

1) Оперативность - быстрая и четкая работа с документами.

2) Техническое современное оснащение, облегчающее работу с
документами.

3) Целесообразность всех делопроизводственных операций.
4) Все ответы верны.

5. Кем осуществляется ДОУ на предприятии?

1) Секретарем.

2) Службой ДОУ.

3) Отделом кадров.