ВВЕДЕНИЕ. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

ГОСТом документ определен, как «материальный объект с информацией», закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

- сбор и обработку документации;

- подготовку решений;

- принятие и документирование решений;

- контроль использования;

- сбор информации об исполнении;

- передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на АУ функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

- прогнозирование;

- планирование;

- организационно-распорядительная деятельность;

- учет и отчетность;

- финансирование;

- материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций. В результате НТПр, увеличения объемов информации возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления единого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Требование к оформлению документов базируется на требованиях государственных стандартов, т.е. при работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатурных дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Форматы, размеры полей документов, входящие в состав унифицированной системы, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.