Характеристики ефективного контролю 1 страница

Програмна анотація

1. Параметри ефективної системи контролю

2. Інструменти управлінського контролю

1. Параметри ефективної системи контролю

Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, серед яких можна визначити:
1. Точність	Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, яких взагалі не існує. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.
2. Своєчасність	Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.
3. Економічність	Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль із вигодами, що від нього очікуються.
4. Гнучкість	Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.
5. Зрозумілість	Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити), може бути причиною помилок підлеглих і навіть ігнорування ними самого контролю.
6. Обґрунтованість критеріїв	Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати ярлик "некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати працівників.
7. Стратегічна спрямованість	Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю об’єкти (сфери), які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися: - на відхиленнях, що трапляються найчастіше; - на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; - на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).
8. Особлива увага виняткам!
9.Численність критеріїв	Як менеджери, так і підлеглі намагаються виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат: - кількома критеріями важче маніпулювати; - наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них.
10.Підтримка коригуючих дій	Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…”

2. Інструменти управлінського контролю

Існують різні підходи до класифікації засобів управлінського контролю. На практиці усю сукупність інструментів контролю поділяють на три групи: ü інструменти фінансового контролю; ü інструменти операційного контролю; ü інструменти контролю поведінки працівників в організації.

Складовими елементами фінансового контролю є: ü фінансовий аналіз; ü бюджетування; ü аудит.

Фінансовий аналіз також можна розглядати як складну підсистему, де основними інструментами є: ü аналіз фінансової звітності організації; ü аналіз фінансових коефіцієнтів; ü аналіз беззбитковості.

Аналіз фінансової звітностіорганізації. Для оцінки та контролю діяльності організації широко застосовують такі документи звітності: фінансової ü баланс; ü звіт про прибутки та збитки; ü звіт про рух готівки.

Характеристика інструментів аналізу фінансової звітності

Назва інструменту	Сфери контролю
Аналіз балансу	- попередня оцінка можливостей організації виконувати свої поточні зобов’язання; - визначення загального фінансового стану організації
Аналіз звіту про прибутки та збитки	- зіставлення прибутків і збитків організації; - зміна прибутків і витрат поточного періоду проти попередніх
Аналіз звіту про рух готівки	- контроль надходжень грошей в організацію з усіх джерел та їх виплат за зобов’язаннями організації; - попередні висновки щодо рівня ліквідності організації

Аналіз фінансових коефіцієнтів переслідує наступні цілі: ü порівняння поточних фінансових результатів організації із попередніми, визначення змін, встановлення тенденцій; ü порівняння результатів фінансової діяльності однієї фірми із відповідними результатами інших фірм галузі. Для інтерпретації результатів діяльності організації використовують декілька груп фінансових коефіцієнтів, до найважливіших серед яких відносять: ü коефіцієнти ліквідності; ü коефіцієнти платоспроможності; ü коефіцієнти прибутковості (рентабельності). Аналіз беззбитковості проводиться для з’ясування, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості.

Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.

Цілі аналізу виконання бюджетів: ü точне вимірювання дійсного стану справ; ü порівняння результатів діяльності різних підрозділів і рівнів управління за ü різні проміжки часу.

Переваги бюджетного контролю: ü простота здійснення; ü можливість формалізації; ü широке залучення менеджерів до процесу контролю. Недоліки бюджетного контролю: ü орієнтація переважно не на результати, а на витрати; ü можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету.

Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Розрізняють зовнішній і внутрішній аудит.

Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності.

Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення.

Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки: ü грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками); ü надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу); ü запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу); ü основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування); ü кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань); ü доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).

Інструменти операційного контролю. На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю: ü графіки Г. Гантта; ü сітьові графіки; ü метод оцінки та перегляду планів; ü метод критичного шляху; ü методи управління запасами; ü методи контролю якості.

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні). Графік Гантта із виготовлення партії письмових столів, наведений на рис. 8.4, показує кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт у процесі виготовлення.

Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих графіків.

Система МПУ дозволяє: ü формувати календарний план виконання комплексу робіт;

ü мобілізувати часові, трудові, матеріальні та грошові ресурси; ü управляти комплексом робіт за принципом "провідної ланки" із прогнозуванням та попередженням можливих зривів у ході робіт; ü підвищити ефективність управління шляхом чіткого поділу відповідальності між керівниками різних рівнів та виконавцями.

Метод оцінки та перегляду планів – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі цього складається таблиця наступного вигляду:

Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він показує найбільш важливі етапи процесу.

Метод критичного шляху на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому.

Критичний шлях складає 15 тижнів (1+4+2+6+1+1). Таким чином, і в методі оцінки та перегляду планів, і в методі критичного шляху проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом у цілому.

Техніка управління запасами. Основними системами управління запасами з незалежним попитом є система «з фіксованим часом» (періодичністю

замовлення) та система «з фіксованою кількістю» (розміром замовлення).

У системі «з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів. Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень, за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг замовлення.

У системі «з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні. Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал замовлення та максимальний рівень запасу на складі.

Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю. Цілі статистичного контролю якості: ü встановлення відповідності продукції та процесів вимогам нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо; ü отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його стабільності; ü захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та матеріалів; ü виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення; ü запобігання випуску недоброякісної продукції.

Використовуються два підходи: 1. Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості готової продукції або вхідних матеріалів. 2. Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання якості продукції у процесі її виготовлення.

Статистичний приймальний контроль - вибірковий активний контроль, в основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами контролю малої вибірки (проби).

Карта контролю технологічного процесу використовується в тих випадках, коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу виробництва "з-під контролю" і випуску продукції з нестабільною якістю. При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу.

Контрольні запитання та завдання:

1. У чому полягає суть контролю?

2. Яка функція контролю?

3. Які завдання контролю?

4. Які види контролю Ви знаєте?

5. Три етапи процесу контролю.

6. Три лінії поведінки менеджера після оцінки процесу контролю.

7. Наведіть приклади різних видів контролю. Яка мета цих видів?

8. Чому, на Вашу думку, контроль повинен бути гнучким?

9. Наведіть конкретні приклади взаємодії процесів планування та контролю.

10. Чому менеджер повинен враховувати поведінкові аспекти контролю?

11. Поясніть характеристики ефективного контролю.

12. Які правила поведінки під час проведення ефективного контролю Ви запам’ятали?

13. Поясніть використання лінійних діаграм для ілюстрації контролю процесу виконання завдань.

Модуль 2

ОСНОВНЫ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 9

КЕРІВНИЦТВО ТА ЛІДЕРСТВО

Програмна анотація

1. Керівництво і управління

2. Форми влади і впливу

3. Суть і теорії лідерства

4. Стилі керівництва

5. Конфлікти та шляхи їх подолання

Рекомендована література

29. Андрушкін Б.М. Основи менеджменту / Б.М. Андрушкін, Кузьмін О.Є. - Львів: Світ, 1995. -296 с.

30. Завадський Й.С. Менеджмент / Й.С. Завадський. – Київ: УФІМБ, 1997. -543 с.

31. Мескон М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Дело, 1992 – 702 с.

32. Олійник С.У. Менеджмент: Навчальний посібник / С.У. Олійник. – Х.: Друк ЛТД, К.: Проза, 1997. – 176 с.

33. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Підручник / Г.В. Осовська, О.А. Осовський. – К.: Кондор, 2006. – 664 с.

Ключові терміни та поняття

& Стиль

& Лідер

& Керівник

& Результативність

& Продуктивність

& Ефективність

& Фактори

& Методи

& Стиль управління

& Стиль керівництва

& Стиль роботи

& Класифікація стилів

& Ефективність стилів

& Управління персоналом

& Управління діяльністю

Вивчивши дану тему Ви повинні знати:

& Суть поняття «стиль управління» та «стиль керівництва»;

& Класифікацію стилів керівництва; сучасні підходи до визначення ефективності стилів керівництва;

& Фактори, що впливають на ефективність управління;

& Основні принципи спілкування з людьми зі складним характером.

Ви повинні вміти:

& Удосконалювати власний стиль керівництва та управління;

& Оптимально застосовувати основні принципи спілкування з людьми зі складним характером у практичній діяльності.

1. Керівництво і управління

Керівник організації — людина, яка одночасно є лідером і ефективно керує своїми підлеглими. Його мета — впливати на інших таким чином, щоб вони виконували роботу, доручену організації.

Для забезпечення ефективного керівництва треба враховувати такі шість елементів:

& ініціативність;

& інформованість;

& захист своєї думки;

& прийняття рішень;

& розв'язання конфліктних ситуацій;

& критичний аналіз.

Відомий український економіст Валерій Терешенко підкреслював, що завдання керівника — диригувати, підібрати хороший персонал, розробити організаційну структуру підприємства, вибрати загальний напрям його діяльності, координувати всю роботу, боротися з непродуктивними витратами часу.

В основі керівництва лежать такі категорії менеджменту:
Повноваження	Вплив	Влада
Санкціоноване право впливати на окремі особи та групи працівників з метою зосередження їх зусиль на досягненні цілей організації	Будь-яка поведінка одного індивідуума, яка вносить зміни у поведінку, стосунки, відчуття іншого індивідуума	Можливість впливати на поведінку інших людей

В практиці управління підприємствами знаходить більш широке застосування моральна, дисциплінарна, а іноді адміністративна і кримінальна відповідальність.

Відповідальність в менеджменті повинна визначатися за кінцевими показниками, що найбільш повно віддзеркалюють результати виробничо-фінансової і маркетингової діяльності підприємств.

У сфері менеджменту відповідальність безпосередньо пов'язана із повноваженнями, які виступають обов'язковою умовою ефективної роботи персоналу управління. Повноваження— це посадові (службові) права і можливості менеджера приймати рішення, що впливають на дії підлеглих.
лінійні	штабні (функціональні, консультативні)
Управління виробництвом, продажем, а в багатьох випадках — фінансами, в основі яких лежить скалярний принцип — пряме і безпосереднє підпорядкування	Допомагають лінійним менеджерам в досягненні поставлених цілей: управління закупками, обліком, персоналом, контроль

Насамперед керівництво варто розглядати як процес, який, в свою чергу, може бути розбитий на окремі дії і кроки керівника, які направлені на досягнення проміжних, оперативних цілей. Керувати можна навчитися, в потенціалі це дано кожному.

Другим елементом керівництва є безпосередній вплив на учнів, підлеглих, друзів тощо.

Третій елемент керівництва - обов'язкова наявність послідовників і спільної мети, на досягнення якої будуть направлені сумісні зусилля.

Керівництво - це процес впливу на підлеглих, який є способом заставити їх працювати на досягнення єдиної мети. Керівництво (в бізнесі) - це здатність примусити весь колектив прагнути до виконання завдань, що стоять перед організацією.

Різниця між управлінням і лідерством
Управління	Лідерство
Розумовий і фізичний процес, який приводить до того, що підлеглі виконують офіційні доручення і вирішують певні завдання	Процес, за допомогою якого одна і та ж особа впливає на членів групи

2. Форми влади і впливу

Влада — це потенційна здатність індивіда впливати на поведінку інших людей. Влада — це основний наявний у розпорядженні керівника ресурс, який дозволяє змінювати поведінку співробітників. Як правило, в установах виділяють п'ять джерел влади:

& закон,

& винагорода,

& примус,

& досвід (компетенція),

& референтне право.

Іноді джерелом влади є посада, яку займає менеджер в організації, в інших випадках — особисті якості лідера.

Для того щоб керувати, необхідно впливати, а щоб впливати — необхідно мати основу влади. Для того щоб тримати владу, необхідно мати можливість тримати під своїм контролем що-небудь значуще для виконавця, що зробить його залежним від керівника і примусить діяти так, як бажає керівник.

Влада може приймати самі різні форми:
Влада, яка базується на засадах примусу	Вплив через страх
Влада, в основі якої лежать винагороди	Використовує бажання підлеглих отримати винагороду в обмін на виконану дію (роботу), певну поведінку тощо
Законна влада	Базується на традиціях, які здатні задовольнити потребу виконавця в захищеності і приналежності
Еталонна влада	Полягає у використанні впливу лідера завдяки наявності у нього захоплюючих характеристик і властивостей, які охоче наслідують ся підлеглими, які прагнуть бути такими ж, як і лідер
Влада експерта	В своїй основі має вплив через "розумну" віру. Виконавець свідомо й логічно приймає на віру цінність знань експерта (керівника). Чим більші досягнення у експерта (керівника), тим більше в нього влади

У той же час слід мати на увазі, що, оскільки відбувається постійне зростання кваліфікації працівників і вирівнювання інтелектуального рівня керівників і підлеглих, то з кожним роком стає все важче реалізувати владу, покладаючись на примушення, винагороди та інші описані вище типи влади. Тепер здійснюються пошуки інших форм впливу з тим, щоб спонукати підлеглих до активного співробітництва.

Найбільш поширеними формами такого впливу є переконання і участь.

Вплив через залучення працівників до управління здійснюється шляхом спрямування їхніх зусиль на здійснення потрібної мети.

Найбільш сильним вплив буде тоді, коли виконавець високо цінить ту потребу, до якої апелюють, вважає важливим її задоволення або незадоволення і думає, що його зусилля обов'язково виправдають очікування керівника.

3. Суть і теорії лідерства

Лідерство (керівництво) - це здатність індивіда для досягнення деяких цілей впливати на інших людей. Передбачається, що керівники разом з іншими членами колективу направляють свої зусилля на вирішення деяких завдань.

Лідерство — двосторонній процес, що протікає між людьми. Керівництво — це "робота з людьми", на відміну від адміністративної паперової роботи чи дії для вирішення проблем. Керівництво динамічне й містить у собі використання особистих повноважень і прав.

Трудовий процес протікає в соціальних групах. У кожній конкретній групі діє індивід, до якого прислухаються і придивляються інші люди. Це лідер.

Він впливає на навколишніх головним чином за двома соціально-психологічними каналами:
за каналом авторитету (члени групи визнають перевагу лідера перед іншими в силу його положення, досвіду, майстерності, освіти тощо)	за каналом харизматичних властивостей (людяність, ввічливість, моральність)

У реальному житті все це виливається в добровільне визнання винятковості лідера, що характеризується в неухильному наслідуванні, копіюванні його дій і в цілому його поведінки.

Лідер — істотна ланка соціальної групи. Як тільки на світ з'являється яка-небудь людська спільність, у її структурі народжується свій лідер. В міру розростання функцій групи і розширення сфери діяльності, складається ієрархія лідерів. Отут починають діяти і «формальні», і "неформальні" лідери. Перші одержують повноваження керувати людьми з рук вищої інстанції, другі стають лідерами за визнанням навколишніх. Справжнім лідером, здатним вести за собою людей, стає той, хто знаходить у людей загальне визнання.

Навколишні сприймають такого лідера за чотирма моделями:
"Один з нас"	Передбачається, що спосіб життя лідера ідентичний способу життя будь-якого члена соціальної групи. Лідер, як і всі, радується, переживає, обурюється і страждає: життя приносить йому і приємне, і неприємне
"Кращий з нас"	Мається на увазі, що лідер — це приклад для всієї групи як людини і професіонала. У зв'язку з цим поведінка лідера стає предметом наслідування
"Утілення чеснот"	Вважається, що лідер є носієм загальнолюдських норм моралі. Лідер розділяє з групою її соціальні цінності і готовий їх відстоювати
"Виправдання наших очікувань"	Люди сподіваються на сталість поведінкових дій лідера незалежно від мінливої обстановки. Вони хочуть, щоб лідер завжди був вірний слову, не допускав відхилень від схваленого групою курсу поведінки

Не кожному керівнику (менеджеру) дано стати лідером. Таким може бути людина, що володіє цілком визначеними якостями:
чесність	повна ясність із приводу дотримання норм загальнолюдської моралі. Відповідь на запитання — "Пішов би ти з цією людиною в розвідку?" — повинна бути позитивною
інтелект	швидкість, гнучкість і прогностичність розуму; стійка увага, уміння володіти мовою; допитливість
здатність розуміти людей	уміння зрозуміти поведінку співрозмовника; здатність бачити в людині особистість; прагнення збагатити людину духовно
стійкість поглядів	адекватна реакція на ситуацію; контроль над емоціями; сталість дій
впевненість у собі	прагнення брати на себе відповідальність; поінформованість про свої достоїнства і недоліки; наполегливість у досягненні мети
скромність у побуті	відсутність спрямованості до розкоші; раціоналізм у поводженні з речами; схильність до самообслуговування
ерудованість	широта і глибина пізнання в різних галузях науки і техніки; гарна поінформованість у філософії, політології, історії; знання в сфері людинознавства

Лідерство - це істотний компонент діяльності менеджера, його цілеспрямований вплив на поведінку окремих осіб чи цілої робочої групи; інструментами такого впливу виступають навички спілкування й особисті якості менеджера, що відповідають зовнішнім і внутрішнім потребам групи.