Календарь пользователя

Для принятия менеджером оперативных решений, которые помо­гут ему грамотно выстроить систему отношений с клиентами, не­обходимо оперативно представить информацию о сути предстоящих запланированных событий. Помимо предопределенных собы­тий (см. предыдущий пункт), пользователь может сам создать список событий, которые ему надо запланировать. Это могут быть телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени. Для воз­можности отбора событий все события делятся по своему назна­чению на группы:

• телефонный звонок;

• личная встреча;

• электронное письмо;

• почтовое письмо;

• прочее.

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее или как исходящее. Исходящие события - это события, определяющие действия менеджера, которые он сам должен про­вести, например, написать письмо, позвонить, организовать встре­чу. Входящие события - это события, которые со стороны менед­жера требуют простого контроля, например, проверить, что при­шло письмо по электронной почте, проверить что клиент, обе­щавший перезвонить, действительно перезвонил.

В событии следует указать, с какой категорией объектов оно бу­дет связано, - с контрагентами, прочими контактными лицами или кандидатами для приема на работу. Данные об объекте собы­тий необязательны для ввода.

Если событие связано с контрагентом, который не зарегистриро­ван в справочнике контрагентов, то данные о контрагенте (кон­тактные данные, организация, данные основного контактного ли­ца) можно ввести непосредственно в документ «Событие». При необходимости регистрация данных такого контрагента и сведе­ний с ним связанных может быть проведена позднее.

Для каждого события можно указать тему, суть события, интер­вал времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение события. События можно классифицировать по трем категориям:

• событие запланировано;

• событие завершено;

• событие отменено.

Такая классификация ведется пользователем вручную.

Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний, низкий.

Если речь идет о запланированных встречах - можно пометить, в каком помещении и на какой территории запланировано событие. Эта информация нужна для анализа загрузки помещений, дос­тупность помещения в заданный интервал времени может автома­тически контролироваться системой.

Есть возможность строить рабочий календарь пользователя по запланированным событиям. В календаре наглядно отражаются все запланированные события. Информация может быть выведена списком или представлена в виде календаря. Есть все необходи­мые механизмы для настройки фильтров информации. При по­строении календаря в режиме списка системой отражаются толь­ко запланированные события и не законченные заказы. Заказы системой анализируются отдельно с точки зрения оплаты и от­дельно с точки зрения отгрузки. Каждый заказ, по которому не завершена отгрузка или не полностью получена (передана) опла­та, отражаются в календаре пользователя. То есть в общем случае заказ может отражаться в системе двумя строчками: если по нему не закончена отгрузка и если не дополучена оплата. По каждому заказу покупателя и заказу поставщику можно сформировать от­чет «Анализ заказа», где отображаются текущие состояния от­грузки, поставки и оплаты заказа.

Заказы, по которым полностью завершена отгрузка, но недополу­чена оплата, заказы, по которым полностью получена оплата, но незакончена отгрузка выделены цветом.

Из календаря менеджер может быстро получить информацию о взаиморасчетах, о текущем состоянии сделок, о первичных доку­ментах.

Для работы с событиями (создание новых, изменение сущест­вующих и пр.) реализованы специальные режимы календаря пользователя (день, неделя). В этих режимах работа с событиями выполняется с использованием технологии drag&drop.