Расходы наличными деньгами

Полученные из учреждения банка наличные деньги в основном расходуются на выдачу денежного довольствия и других выплат военнослужащим, заработной платы гражданскому персоналу, подотчетных сумм. Операции по выдаче наличных денег из кассы воинской части являются расходными кассовыми операциями и оформляются расходными кассовыми ордерами формы № КО-2.

Плановая (массовая) выдача денег личному составу производится по расчетно-платежным (платежным) ведомостям, на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (или выписывается один расходный кассовый ордер), где проставляется общая выплаченная по ведомости сумма.

При этом в расчетно-платежных ведомостях отражаются не только начисленные суммы денежного довольствия или заработной платы, но и установленные удержания (налог на доходы физических лиц, алименты, начеты и др.). Разница между начисленными и удерживаемыми суммами (графа расчетно-платежной ведомости «Сумма к выдаче») подлежит выдаче из кассы наличными деньгами.

Пример. По расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы: начислено заработной платы – 100000 рублей; удержан налог на доходы физических лиц – 10000 рублей; сумма к выдаче 90000 рублей. Фактически выплачено по ведомости – 85000 рублей. При отражении операций, связанных с этой расчетно-платежной ведомости, в регистрах бухгалтерского учета будутучтены расходы:

100000 рублей (сумма начислений) – фактический расход по коду экономической классификации расходов (ЭКР) 211 «Оплата труда»;

90000 рублей (сумма, снятая по чеку для выдачи заработной платы) – кассовый расход по коду ЭКР 211;

10000 рублей (сумма налога на доходы физических лиц, перечисленная в доход бюджета платежным поручением) – кассовый расход по коду ЭКР 211;

85000 рублей – расход наличных денег. На эту сумму будет выписан расходный кассовый ордер.

Не выданная сумма (5000 рублей) будет депонирована.

Выдача денежных сумм под отчет производится, в частности, на расходы при служебных командировках, на разовые закупки материальных ценностей, на текущие хозяйственные, почтово-телеграфные и прочие мелкие расходы.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) лицам, поименованным в приказе командира части о подотчетных лицах, на основании разрешительной подписи командира части на заявлении подотчетного лица. Выдача авансов на расходы по командировке может производиться по расчетно-платежной ведомости (форма №15-ФО). Подотчетные суммы расходуются только на цели, указанные в заявлении.

Покупая материальные ценности или оплачивая услуги, подотчетное лицо получает от поставщика (торгующей организации) оправдательные документы (счет, копия товарного чека, кассовые чеки, квитанция и др.), в котором указывается, какая сумма и за что получена. В установленный срок подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Подотчетные лица обязаны отчитаться в расходовании денежных средств в следующие сроки:

о расходах по служебным командировкам – не позднее трех рабочих со дня возвращения из командировки;

о других расходах – не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который была выдана подотчетная сумма.

К концу финансового года погашаются все подотчетные суммы, кроме полученных на расходы по командировкам, заканчивающимся в следующем году.

В финансовом органе воинской части авансовые отчеты проверяются арифметически, а также в отношении правильности оформления документов и расходовании средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются командиром части. Если подотчетная сумма израсходована не полностью, то ее остаток сдается в кассу воинской части. Если израсходовано больше, чем выдавалось под отчет, и имеются средства на соответствующие цели, то подотчетному лицу возмещаются произведенные затраты. В случае непредставления авансового отчета в установленный срок, подотчетная сумма удерживается из очередного денежного довольствия (заработной платы подотчетного лица) с соблюдением требований действующего законодательства.

Ответственность за обеспечение строго целевого расходования выделенных бюджетных средств и своевременного выполнения обязательств перед федеральным бюджетом и государственными внебюджетными фондами по налогам и другим обязательным платежам, возложена на командира части. Однако непосредственно организует работу по обеспечению строго целевого расходования денежных средств и производству расчетов с личным составом, сторонними организациями и различными звеньями финансовой системы страны начальник финансового органа воинской части. В ходе исполнения сметы доходов и расходов начальник финансового органа обязан соблюдать бюджетную, налоговую, кассовую и штатно-тарифную дисциплину.