Этапы обмена информацией

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная сис­тема, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, об­работку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, по­средством которых те связаны между собой.

Такая система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специ­фики, должна:

• обеспечивать своевременность поступления информации о происходящем в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных;

• позволить контролировать ее объективность и достоверность;

• облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, иска­жения и неточности;

• облегчать отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения дан­ных из разных источников;

• быть удобной для использования.

Информационные системы могут:

• не влиять на положение организации ни сегодня, ни в будущем;

• влиять сегодня, но не влиять в будущем;

• не влиять сегодня, но влиять в будущем;

• влиять сегодня и в будущем.

Надежные информационные системы позволяют ограничить объем первичных сведений, повысить коэффициент их использования, избежать информационных перегрузок и обеспечить соответствие между производством и потреблением ин­формации.

Элементом информационной системы является специальный блок, осуществ­ляющий ее защиту от всех видов угроз, создающих помехи управлению. Такой блок, затраты на создание которого должны быть меньше стоимости теряемой информа­ции, включает правовые, технические и организационные элементы.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, использование, модернизацию и наращивание.

Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем со­стоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор.

Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на опре­деленных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т. е. облекается в ту фор­му, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, таб­личную, графическую, звуковую, символическую и т. п. Подбирается и подходя­щий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода ис­кусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации.

Если информация важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может за­хлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию.

Отправитель же ждет, чтобы получатель каким-то образом подтвердил факт по­лучения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными сло­вами, установил обратную связь.

В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловли­ваться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать воз­можности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, пе­рифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно сла­быми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обме­на информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, иска­жающих смысл.

К помехам относятся:

1) предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после

об­мена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята;

2) предоставление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей сто­роны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и не­приятностей;

Причинами этого могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руко­водства, жесткий контроль с его стороны и чрезмерное вмешательство в работу ис­полнителей; стремление тех обезопасить себя; отсутствие критериев достоверности информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

3) отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, некон­кретности и проч.;

Поэтому рекомендуется дополнительно делать акцент на возможных выгодах, кото­рые может принести ее использование, и потерях, связанных с игнорированием.

4) технические неполадки, например неодинаковое понимание символов, с помощью которых информация передается;

Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальных тра­дициях, слабым знанием языка и т. д. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

5) физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассе­янность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпели­вость, не позволяющие сосредоточиться;

6) информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сиг­нала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реак­цию, отключение от его источника.

Это может иметь место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

В результате одному из участников обмена информацией не удается в полном объеме донести ее до другого, а тому должным образом ее воспринять. Это в конеч­ном итоге отражается на качестве управленческих решений.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно вы­бирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавляться от лишних по­средников), дублировать источники сведений, передавать их с некоторым из­бытком.

Однако избыточность должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить пра­вильное усвоение, поэтому сразу же необходимо определить минимальную «дозу» повторения, тем более что из-за неравномерности деловой компетентности по­требность в нем может быть разной.

Если приходится неоднократно повторять указания в одной и той же ситуации, это свидетельствует не только о неспособности или нежелании усваивать информацию, но и о том, что сама она невысокого качества.

Информационный обмен облегчают:

• краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

• постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

• координация процессов обработки информации;

• обеспечение соответствия потребностей в данных возможностям их получения;

• унификация основных характеристик информационных процессов, обеспечивающая и управление ими и позволяющая экономить средства.