Тема 8. Організація документообороту підприємства. підпису у керівника, та другого - в головного бухгалтера, якщо на підприємстві використовується система "КлієнтБанк"

підпису у керівника, та другого - в головного бухгалтера, якщо на підприємстві використовується система "КлієнтБанк". Тоді кожне платіжне доручення, виконане в програмі, підписується спочатку керівником (він за допомогою введення пароля входить до програми, перечитує документ і ставить спеціальну позначку - наприклад, клавішею Insert, яка і є підписом керівника; після цього подібним чином здійснюється підтвердження підпису), а потім - головним бухгалтером.

У цілому ж скільки б подібних дисків не було, потрібно чітке усвідомлення того, що це шлях до господарської діяльності підприємства. Тому, за ініціативи головного бухгалтера, наказом керівника на підприємстві необхідно визначити відповідальну особу, яка б забезпечила:

■=> збереження копій дисків з ключами-підписами (це примірники дисків окрім тих, які мають особи, чиї підписи зашифровано);

■=> обслуговування застосування електронних підписів у комп'ютерній програмі. Це пов'язано з тим, що електронні підписи мають свій строк дії, а тому повинні періодично поновлюватися для безперебійної роботи.

Особу, яка володіє такими повноваженнями і знаннями називають, як правило, системним адміністратором. Він безпосередньо підпорядковується керівнику й тісно взаємодіє з головним бухгалтером.

Подібна організація праці здатна забезпечити високу ефективність роботи у процесі обробки інформації і головне - безпеку операцій з майном, зобов'язаннями та капіталом підприємства в умовах застосування комп'ютерної техніки.

Електронний І Від того, на скільки грамотно та чітко організовано документооборот | _елекТр_0ННИй документооборот залежить рівень достовірності, точності та ефективності обліку, контролю та управління всім підприємством в цілому.

Електронний документооборот - це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів із застосуванням перевірки їх цілісності та за наявності потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Процес електронного документообороту ґрунтується на інтегрованій електронній обробці обліково-аналітичної інформації, яка включає формування первинних електронних документів, порядок обробки інформації, автоматизований банк даних та ін.