Тема 8. Організація документоовороту підприємства

Традиційні методи роботи з документами в таких умовах стають малоефективними: архіви з паперовими документами займають корисну площу приміщень і характеризуються низьким рівнем ефективності та оперативності пошуку необхідної інформації. Набагато зручніше користуватися електронною базою даних, яка дозволяє здійснювати швидкий пошук необхідних інформаційних даних. Крім того, в умовах жорстокої конкуренції ефективно можуть вести справи передусім ті підприємства, які мають можливість оперативно одержувати інформацію. Вирішенню цієї проблеми, а також забезпеченню вдосконалення інформаційного забезпечення управління сприяє впровадження електронного документообороту.

У процесі оформлення господарських операцій електронними документами, необхідно дотримуватися норм багатьох законодавчих актів. Основним з них є Закон України "Про електронні документи та електронний документооборот", який регулює використання електронних документів. Норми даного закону поширюються на відносини, які виникають у процесі створення, передачі (або одержання), обробки, використання, зберігання та знищення електронних документів.

З використанням в бухгалтерському обліку комп'ютерів, під документами почали розуміти й електронні носії первинних даних. Крім того, суттєві зміни відбулися в організації документування. Зокрема, відбувається використання електронних носіїв первинної інформації -електронних документів, а також автоматизоване фіксування господарських операцій і, відповідно, складання первинних документів.

Ведення бухгалтерського обліку з використанням електронного документу базується на застосуванні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних для раціонального використання засобів, предметів праці, а також самої праці для ефективного управління діяльністю підприємства.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у

вигляді електронних даних, які передбачають обов'язкові реквізити документів,

у тому числі, електронний цифровий підпис. Такий документ може бути

сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у

і візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж

| вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових.

І Перехід на електронний документооборот значно спрощує роботу

І бухгалтера зі складання та оформлення документів.