Організація бухгалтерського обліку. При надходженні документа на підприємство, він реєструється, тобто на нього заводиться реєстраційна картка (на ньому друкується штрих-код в будь-якому кутку

При надходженні документа на підприємство, він реєструється, тобто на нього заводиться реєстраційна картка (на ньому друкується штрих-код в будь-якому кутку або на зворотній стороні документу), і при наступному скануванні система дозволяє пов'язати файл документа з його реєстраційною карткою. Далі електронний документ надходить на виконання будь-якій посадовій особі. Після виконання документу (коли всі доручення за ним виконані) він виключається з документів, які знаходяться на контролі, а його картка і сам документ переносяться до архіву.

Існуючі інформаційні системи, які призначені для автоматизації діловодства, забезпечують для контролю виконання документів наступні функції:

■=> контроль доставки документів (досягається шляхом фіксації дати і часу його надходження до кожного адресата);

*$ контроль ознайомлення з документами (можливим є передбачення в списку розсилки документів проставлення дати ознайомлення або дати виконання завдання);

& контроль виконання документів (у реєстрі документів зазначається його поточний стан);

■=> контроль строків виконання (досягається налагодженням пунктів для перегляду документів і простроченими датами виконання етапів їх обробки).

Надходження паперового документу на підприємство супроводжується його проходженням через ряд посадових осіб, що вчиняють визначені дії (ознайомлення, візування, написання резолюцій коментарів, зауважень тощо). В системах електронного документообороту кожен документ як сукупність основних даних і параметрів зберігається в базі даних і фізично нікуди не переміщується. Рух документів між співробітниками за визначеним маршрутом імітується шляхом зміни відповідних супутніх параметрів документів, які зберігаються в базі.

Повністю перейти на електронний докуменгооборот досить складно. Однак у практиці вітчизняного документообороту сформувалися технології, орієнтовані на створення змішаного паперово-електронного документообороту: паперові оригінали існують, однак, практично вся робота виконується з електронними файлами документів у межах відповідної автоматизованої системи. Паперові документи в даній технології одразу реєструються, і бухгалтери надалі працюють лише з його електронною версією. А оригінал в паперовій формі одразу надходить до архіву і більше не використовується.