Тема 8. Організація документообороту підприємства. Впровадження змішаного паперово-електронного документообороту забезпечує:

Впровадження змішаного паперово-електронного документообороту забезпечує:

■=> прискорення руху документів на підприємстві;

О ефективний контроль за виконанням документів і прийняттям управлінських рішень;

<=> підвищення ефективності роботи як окремих працівників, так і підприємства в цілому;

■=> зниження витрат на розмноження, передачу та зберігання значної кількості копій паперових документів.

Враховуючи існуючі технології, відмовитися від паперових оригіналів документів повністю на сьогодні можливо лише для внутрішніх документів. Організація внутрішнього електронного документообороту не пов'язана з особливими юридичними проблемами.

Зберігання електронних документів

~ =^------------------------- —--------:--------:---:---------- =| Зберігання електронних документів повинно забезпечувати |

Зберігання електронних документів має ряд особливостей. Особливістю електронного архіву є те, що він може створюватися як для електронних, так і для паперових документів. Проте останні повинні бути перетворені в електронний вигляд. У результаті даного процесу створюються образи документів - їх точні електронні копії з усіма реквізитами. Занесення електронних документів в базу даних можливе шляхом сканування. Всі електронні документи підлягають індексації, проведення якої дозволяє створити базу електронних образів з різними інформаційними полями (тип документу, обліковий номер, дата прийняття або підписання та ін.). За цими полями будь-який документ можна буде легко знайти в електронному архіві. Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (рис. 8.5).

У~)| доступність для читання інформаційних даних

можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

зберігання інформації, яка дає змогу встановити походження та
призначення електронного документу___________________

D

відображення дати й часу відправлення або одержання електронного документу

11'

Рис. 8.5. Вимоги до зберігання електронних документів 243