Правила подготовки и самого процесса беседы просты и естественны

1. Сформулируйте конкретные цели беседы.

2. Составьте план беседы.

3. Выберите подходящее место и время беседы.

4. Задачи начала беседы: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия. Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не упоминая об интересах собеседника, на успех рассчитывать трудно. Подумайте. Как связать ваш вопрос с интересами собеседника, или найдите, что его может заинтересовать в вашем предложении, т.е. начните разговор с темы, интересующей собеседника.

5. Подчините свою тактику целям беседы. Не отвлекайтесь от намеченной цели.

Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов, которые можно разделить на «открытые» и «закрытые». Открытым называется вопрос, на который нельзя ответить односложно. Их используют для получения большей информации от собеседника по интересующим вас вопросам. Закрытые вопросы однозначны. Их используют для убеждения, получения согласия или отказа от чего-либо, преодоления сопротивления.

Последовательность задаваемых вопросов должна быть такой, чтобы после каждого ответа сужалось число степеней свободы отвечающего (отвечая на каждый вопрос, оппонент определяет позицию, становится пленником уже сделанного выбора).

6. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.

7. Сначала – похвала, только потом – критика. Если цель беседы - критика, то прежде, чем критиковать, найдите за что похвалить.

8. Зафиксируйте полученную информацию. Сведения, полученные в процессе беседы, «улетучиваются» из нашей памяти во время самой беседы. Поэтому по ходу разговора рекомендуется делать пометки, а по его окончании краткую запись.

9. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.

Право ведения беседы принадлежит только первым лицам в делегациях. Все остальные участники молчат, если их не пригласит к разговору руководитель делегации. Даже если как член делегации и знаток обсуждаемого вопроса вы чувствуете, что руководитель говорит что-то не то, вы не имеете права его поправить.

Это не значит, что вы можете расслабиться. Вы должны быть внимательны каждую минуту, так как глава делегации может привлечь вас к разговору.

Руководитель делегации, готовясь к беседе, должен обязательно распределить роли и вопросы, которые должны курировать определенные люди. Здесь необходимо «обеспечить тылы», так как часто эти встречи приобретают острый и непредсказуемый характер.

Инициатива окончания беседы и ухода всегда принадлежит приглашенной стороне.

Если беседа происходит в вашем служебном помещении, она должна там же и закончиться. Не следует провожать гостей до лифта, до машины и т.д. Надо передать делегацию сотруднику, который ее проводит. Это не должен быть человек, который подавал чай. Но это и не член делегации, он не включен в протокольный список и не в курсе деловых проблем. С ним бесполезно продолжать беседу. Поэтому можно спокойно передать делегацию для проводов ему. Таким человеком может быть сотрудник, «прикрепленный» к делегации для решения организационных и бытовых вопросов.

Оформление записи беседы. Запись деловой беседы – чрезвычайно важный документ.

В ней должны быть отражены все необходимые формальности:

- фамилии, имена и отчества присутствующих; их должности (ранг, уровень, постоянное место работы);

- дата и место проведения беседы;

- продолжительность беседы;- по чьей инициативе она состоялась.

Если автор записи проводил ее сам, то он оформляет эту запись от своего собственного имени, но при этом местоимение «я» опускается: используются безличные выражения. Партнер именуется в третьем лице, но местоимение «он» не используется. Обычно используются слова: «партнер», «собеседник», имя собственное и т.д. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делается кем-то другим, то руководитель делегации называется именем собственным.

Запись беседы должна быть лаконична. Это не подробная стенограмма. Акцент делается на главной проблеме, которая обсуждалась. Необходимо зафиксировать: цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения, достигнутые договоренности.

Протокольные моменты встречи в записи опускаются.

Если что-то было сказано вскользь, невзначай, но может иметь дальнейшие последствия, то это должно быть отражено в записи беседы.

Если в ходе беседы произошел обмен материалами, то это обстоятельство должно быть отражено в записи беседы.

Запись беседы должна завершиться аргументированными выводами по существу состоявшегося разговора, о целесообразности продолжения контакта с данным партнером.

Правила общения через переводчика. Не секрет, что непременным и очень важным участником деловых переговоров с зарубежными партнерами является переводчик. Конечно, идеален вариант, когда участники переговоров владеют иностранным языком, однако не стоит забывать, что даже весьма приличного по обычным меркам знания, например, английского явно недостаточно для того, чтобы контролировать ситуацию на переговорах, особенно при обсуждении большого числа деталей. К выбору переводчика следует подойти серьезно: он должен не только в совершенстве владеть языком, но и иметь представление о теме предстоящих переговоров. Крупным фирмам и совместным с иностранными предприятиям необходимо иметь штатного переводчика. С другой стороны, претендент на эту должность должен тщательно взвесить свои возможности и решить, сумеет ли он справиться с предлагаемой работой, помня о том, насколько важна его роль в переговорах. В случае неудачи он может помешать состояться выгодной сделке, и мало кто после этого захочет воспользоваться услугами такого переводчика.

Как должен вести себя переводчик? Прежде всего, ни при каких обстоятельствах он не должен вести беседу и задавать вопросы самостоятельно, даже если достаточно компетентен для этого. В противном случае руководитель будет чувствовать себя неловко: воспользовавшись посредническими услугами, он останется в неведении, о чем шел разговор. Кроме того, переводчик должен помнить о правилах служебной этики и не рассказывать о том, что слышал, особенно, если информация носит конфиденциальный характер. При синхронном переводе ему следует находиться между собеседниками, на шаг позади. Во время экскурсии он должен идти за гидом, чтобы большая часть группы слышала его слова.

Существуют правила поведения и для тех, кто пользуется услугами переводчика. Во-первых, им следует говорить размеренно, не торопиться, тем более что неспешный разговор удобен не только для посредника: медленный темп речи позволяет более четко формулировать фразы (пример: выступления дипломатов). Во-вторых, нужно произносить не более двух предложений подряд, так как память переводчика не беспредельна. В-третьих, общаясь с зарубежными партнерами, не «сдабривайте» свою речь анекдотами и русскими пословицами, так как при переводе на иностранный язык порядок слов зачастую меняется, четкие фразы становятся туманными, а порой подобные рассказы обретают прямо противоположный смысл. В-четвертых, нужно обязательно установить дружеский рабочий контакт с переводчиком, который ни в коем случае не должен бояться, что руководитель упрекнет его, если в беседе случится заминка. В случае необходимости он имеет право попросить говорящего выразить ту же мысль более простыми словами или повторить фразу еще раз. Пятый совет: при подготовке письменных материалов для иностранных партнеров нужно обязательно подготовить один комплект для переводчика, чтобы тот смог заблаговременно изучить текст – это избавит от многих проблем в дальнейшем. И, наконец, не следует общаться с переводчиком, даже персональным, как с прислугой, этот человек – равноправный участник переговоров [10].