Понятие систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля

Под системой внутреннего контроля аудируемого лица понимают совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности. Данные методики и процедуры разрабатываются руководством аудируемого лица для того, чтобы до известной степени быть уверенным в том, что определяемые им цели деятельности фирмы будут успешно достигнуты.

Систему внутреннего контроля часто называют совокупностью контрольных моментов. Если применяемые на фирме контрольные моменты эффективны, то это означает, что в процессе деятельности формируется достаточно достоверная информация. При этом необходимо, чтобы системы контроля были рентабельными: типы контроля выбирают таким образом, чтобы затраты на его проведение компенсировались той выгодой, которую ожидают от его применения.

Средства внутреннего контроля, имеющие отношение к системе бухгалтерского учета, содействуют достижению следующих целей:

· осуществлению операций по общему или специальному разрешению руководства;

· своевременному учету всех операций и прочих событий в точных суммах, на надлежащих счетах и в должные отчетные периоды с тем, чтобы сделать возможной подготовку финансовой (бухгалтерской) отчетности в соответствии с установленным порядком;

· возможности доступа к активам и записям только по разрешению руководства;

· регулярному сопоставлению учтенных активов с активами, имеющимися в наличии, и принятию надлежащих мер в отношении любых расхождений.

Достижение указанных целей позволяет обеспечить бизнес надежной информацией, необходимой как руководству для успешного выполнения принятой стратегии, так и пользователям — для успешного сотрудничества и получения различного рода выгод. Кроме того, обеспечивается сохранность активов и документов фирмы. Под активами в данном случае понимаются не только материальные активы, которые без надлежащей защиты могут быть расхищены, уничтожены или использованы в неподобающих целях, но и различные средства в расчетах, документы и учетные регистры. В современных условиях большое значение приобретает организация защиты информации, хранящейся в компьютерных системах экономических субъектов.

Эффективная система внутреннего контроля обеспечивает эффективность хозяйственной деятельности: надлежащее выполнение контрольных моментов предотвращает возникновение непроизводительных расходов, дублирование затрат, неэффективное расходование материальных ресурсов.

Таким образом, для получения аудиторами понимания деятельности аудируемого лица и степени надежности создаваемой им бухгалтерской финансовой отчетности, достоверность которой им предстоит подтвердить, необходимо исследовать контрольные моменты, обеспечивающие эти достоверность и надежность.

Аудитор должен разбираться в системе внутреннего контроля для того, чтобы спланировать аудит и определить характер, временные рамки и объем необходимых аудиторских процедур.

Существуют четыре основополагающие концепции, на которых базируются изучение системы внутреннего контроля и оценка риска контроля:

Ответственность руководства (администрации). Руководство, а не аудитор, должно устанавливать систему контроля и обеспечивать ее функционирование на предприятии. Это согласуется с требованием законодательства о бухгалтерском учете и аудиторской деятельности, согласно которым именно руководство аудируемого лица несет ответственность за подготовку финансовой отчетности, а не внешний аудитор.

Достаточная степень уверенности. У аудируемого лица должна быть разработана такая система внутреннего контроля, которая обеспечивала бы достаточную уверенность в том, что финансовая отчетность представлена объективно. Степень объективности финансовой информации зависит от возможностей организации нести расходы на создание эффективной системы внутреннего контроля.

Присущие ограничения. Система внутреннего контроля всегда зависит от реальных обстоятельств и компетентности использующих ее людей. Даже очень рациональная и эффективная система не может обеспечить сама по себе создание надежной финансовой отчетности, так как контрольные действия отдельных людей могут содержать элементы неопределенности, умышленные или неумышленные неточности.

По причине существования неотъемлемых ограничений системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля не могут дать исчерпывающих доказательств достижения поставленных перед ними целей. Указанные ограничения включают:

· требование руководства, согласно которому затраты, связанные с осуществлением внутреннего контроля, не должны быть выше ожидаемых выгод;

· ориентацию большей части средств внутреннего контроля на текущие, а не на редкие операции;

· потенциальную возможность ошибки вследствие человеческого фактора, по причине небрежности, рассеянности, ошибок в суждении и неправильного понимания инструкций;

· возможность обойти процедуры внутреннего контроля путем сговора представителя руководства или работника с внешними или внутренними по отношению к аудируемому лицу лицами;

· возможность злоупотребления полномочиями по осуществлению внутреннего контроля;

· возможность того, что процедуры внутреннего контроля могут стать неадекватными вследствие изменения условий финансово-хозяйственной деятельности, поэтому эффективность указанных процедур может снизиться.

В связи с этим системе внутреннего контроля всегда в той или иной степени присущ риск, который аудитор должен принимать во внимание, изучая последствия выполнения контрольных моментов непосредственно в учетных регистрах. Если в системе внутреннего контроля применяется компьютерная информационная система (КИС), то риски усугубляются по следующим причинам.

Во-первых, внедрение системы КИС, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему данную систему. В результате происходит концентрация исполнительских и контрольных функций через систему КИС у ограниченного количества лиц. Разделение обязанностей, необходимое для эффективного функционирования системы учета и контроля, может быть утрачено.

Во-вторых, в результате концентрации функций управления возникает концентрация (сосредоточение) базы данных в одном или нескольких местах, где она обычно хранится вместе с программами, обеспечивающими доступ к информации. Тем самым повышается риск утери информации и несанкционированного доступа к ней.

Метод обработки информации. Несмотря на очевидные различия между системами внутреннего контроля различных по масштабу и уровню управления экономических субъектов, ведущих учет вручную или с помощью компьютерной техники, цели контроля у них остаются одинаковыми. Следовательно, и действия аудиторов, направленные на изучение и оценку надежности систем внутреннего контроля данных субъектов, должны совершаться по одинаковым правилам.

В наиболее полном виде система внутреннего контроля, имеющая отношение к формированию финансовой бухгалтерской отчетности, состоит из трех элементов:

· системы бухгалтерского учета;

· контрольной среды;

· контрольных процедур или отдельных средств контроля.

Собственно система внутреннего контроля — это контрольная среда, в которой совершаются контрольные процедуры (как в системе бухгалтерского учета, так и вне ее). Для изучения и оценки надежности контрольных моментов аудируемого лица требования, предъявляемые к этим частям единой системы внутреннего контроля, формулируют раздельно. Также раздельно изучают и оценивают присущие им риски:

· в системе бухгалтерского учета — неотъемлемый риск;

· в контрольной среде — контрольный риск (риск средств контроля).

Рассмотрим подробнее понятия этих элементов.

Термин «система бухгалтерского учета» означает упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Система бухгалтерского учета включает в себя учетную политику и учетные процедуры, применяемые для отражения фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах.

В системе бухгалтерского учета ведется обработка информации о хозяйственных операциях, регистрируются операции в журналах, ведомостях и книгах (вручную или с использованием компьютерной техники и специальных учетных программ), составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Контрольные моменты, присущие системе бухгалтерского учета, реализуются через применение единого для всех экономических субъектов (коммерческих и кредитных организаций) плана счетов бухгалтерского учета, а также принятой в каждой организации учетной политики и соответствующего ей рабочего плана счетов.

Контрольная среда, под которой понимаются осведомленность и действия руководства аудируемого лица, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, а также понимание важности такой системы, включает в себя:

· стиль и основные принципы управления данным аудируемым лицом;

· организационную структуру аудируемого лица;

· распределение ответственности и полномочий;

· осуществляемую кадровую политику;

· порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

· порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

· обеспечение соответствия хозяйственной деятельности аудируемого лица требованиям законодательства;

· наличие и особенности организации работы ревизионной комиссии, службы внутреннего аудита в составе органа управления аудируемого лица.

Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля.

Контрольные процедуры — совокупность методов и приемов контроля, используемых администрацией и сотрудниками аудируемого лица для достижения указанных целей. К процедурам контроля, принятым руководством аудируемого лица, относятся:

· подотчетность одних работников другим;

· внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

· сравнение результатов подсчета денежных средств, ценных бумаг и товарно-материальных запасов с бухгалтерскими записями (инвентаризация);

· сравнение данных, полученных из внутренних источников, с данными внешних источников информации;

· проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей и арифметической точности записей;

· осуществление контроля прикладных программ и компьютерных информационных систем, в том числе посредством установления контроля изменений компьютерных программ и доступа к файлам данных, права доступа при вводе и выводе информации из системы;

· ограничение доступа к активам и записям; сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми показателями.

Перечисленные процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений информации в системе бухгалтерского учета.

Эффективная организационная структура аудируемого лица предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Данная структура должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции конкретного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат распределению между различными лицами следующие функции:

· непосредственный доступ к активам экономического субъекта;

· разрешение на осуществление операций с активами;

· непосредственное осуществление хозяйственных операций;

· отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Надлежащее функционирование системы внутреннего контроля зависит также от сотрудников, которым поручена соответствующая деятельность. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность соответствующего персонала.

Все хозяйственные операции, отражаемые в системе бухгалтерского учета, должны контролироваться руководством и сотрудниками аудируемого лица по следующим направлениям:

· реальность;

· полнота;

· разрешение (санкционирование);

· точность (оценка);

· классификация;

· учет;

· периодизация.

Реальность хозяйственных операций. По данному направлению применяется процедура контроля (обычно это сверка документов) для того, чтобы убедиться, что хозяйственная операция, которая не должна быть зарегистрирована, действительно не отражена в журнале хозяйственных операций (например, сверка накладной на отгрузку со счетом-фактурой до того, как продажа будет зарегистрирована в журнале хозяйственных операций, предотвратит запись не подтверждаемой документами продажи (возможно, не состоявшейся).

Полнота. Процедуры контроля направлены на то, чтобы проверить, не пропущены ли при регистрации фактически совершившиеся хозяйственные операции. Выполняемая контрольная процедура — учет последовательности номеров документов (например, счетов-фактур, накладных при отгрузке продукции).

Разрешение (санкционирование). Первичная процедура осуществляется ответственным работником в виде проставления своей подписи на первичном документе. Впоследствии в процессе движения документов, совершения хозяйственных операций и ведения учетных записей другими сотрудниками проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были отражены в учетных регистрах, т.е. проверяется наличие подписи ответственного лица на документах. В организации должен быть установлен четкий порядок документирования определенных операций определенным кругом должностных лиц.

Точность (оценка). Применяются процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм (например, проверяется правильность расчета количества отгруженной продукции, цены за единицу продукции, общей выручки от продаж).

Классификация. Применяются контрольные процедуры, направленные на проверку правильности отношения сумм на соответствующие счета бухгалтерского учета (например, сверка учетных записей рабочим планам счетов).

Учет. Включает контрольные процедуры, направленные на проверку завершенности в учете хозяйственных операций в соответствии с учетной политикой и действующим учетным законодательством (например, сличение итоговых данных аналитического учета отдельных дебиторов с общим сальдо синтетического счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»).

Периодизация — направление контроля, связанное с вопросом реальности и полноты отражения учетной информации после даты составления баланса. Аспект периодизации контролируется теми же процедурами, что и реальность, и полнота, в отношении отгрузки продукции, формирования выручки, дебиторской и кредиторской задолженности и других хозяйственных операций.

Представим направления внутреннего контроля хозяйственных операций в общем виде и на конкретном примере — операциях по отгрузке и по продажам (табл. 11.1).

Таблица 11.1 — Направления внутреннего контроля

Направление контроля	Общее описание хозяйственных операций	Частный случай — отгрузка продукции, формирование выручки от продаж и дебиторской задолженности
1. Реальность	Зафиксированные операции действительны и подтверждены документально	Зафиксированные продажи подтверждены данными счетов-фактур, накладных, договорами с заказчиками (счетами к оплате)
2. Полнота	Все фактически совершенные операции записаны, ни одна не пропущена	Все накладные пронумерованы и приложены к счетам-фактурам
3. Разрешение (санкционирование)	Операции санкционированы в соответствии с политикой управления продажами	Продажи в кредит (т.е. без предоплаты) на сумму свыше 10 000 руб. предварительно санкционированы менеджером по продажам (коммерческим директором)
Окончание табл. 11.1 4. Точность (оценка) ⇐ Предыдущая29303132333435363738Следующая ⇒ Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 815 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы! studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.01 с)...