Форма и пример оформления Показателей и критериев процесса приведены в приложении 9

7.6 Управление записями

Записи это документы, содержащие свидетельства выполненной деятельности. К записям относятся отчеты, протоколы, акты, различные журналы и книги регистрации и т.п.

Записи могут включать, помимо прочего:

a) записи в отношении жалоб, претензий и рекламаций;

b) записи о подготовке (обучении) персонала и его перемещениях внутри предприятия;

c) записи данных мониторинга процессов и их контрольных точек;

d) записи по инспекциям, техническому обслуживанию и калибровке;

е) записи о постоянных подрядчиках и поставщиках;

f) отчеты по расследованию несчастных случаев;

g) записи о проверках готовности к нештатным (аварийным) ситуациям;

h) результаты аудитов, как внутренних, так и внешних;

i) результаты анализа СМК со стороны руководства;

j) решения о внешних обменах информации;

k) записи о применимых требованиях законодательства;

l) записи об экологических проблемах;

m) записи о решениях экологических проблем и их результативности;

n) записи, подтверждающие соответствие законодательству;

o) записи об обмене информацией с заинтересованными сторонами и т.п.

Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям стандартов ИСО 9000 и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, сборе, сохранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.

Управление записями заключается в выпуске распорядительного документа (приказ, распоряжение), в котором должны быть определены:

- вид и содержание информации, которая должна фиксироваться (например: протокол испытаний, журнал учета несоответствующей продукции, отчет о выполнении этапа разработки и т.п.);

- форма документа для ведения записей (например: форма журнала учета входящей корреспонденции, форма акта испытаний и т.п.). При разработке форм документов необходимо исходить из удобства их заполнения, достаточности данных, подлежащих регистрации и т.п.;

- идентификация записей (присвоение номера или обозначения, определение названия документа);

- ответственные за ведение записей (например: мастер, оператор, начальник бюро, секретарь и т.п.);

- периодичность ведения записей (каждый час, один раз в начале смены, ежедневно и т.п.);

- сроки хранения записей (сроки хранения зависят от вида информации и могут составлять от одного года до нескольких лет и даже десятков лет, например: отчеты по расследованию несчастных случаев подлежат хранению 45 лет), а также условия обеспечения сохранности;

- порядок изъятия устаревших записей и их утилизация (уничтожение).

При необходимости, к записям должна прилагаться инструкция, устанавливающая порядок их ведения.