Введение в основы управления проектами

Вся деятельность по управлению проектами регламентируется международными стандартами. В настоящее время основным стандартом является PMBOK 2008 г. Этот стандарт рассматривает проект как временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Каждый проект имеет ограничения, представленные на рис. 1.1.

Рисунок 1.1. ограничения проекта

В соответствии с PMBOK проект обладает рядом свойств, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:

· Временность — любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам); в случае, если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.

· Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты. В противном случае такое предприятие становится серийным производством.

· Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.

Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:

· выполняется людьми;

· ограничен доступностью ресурсов;

· планируется, исполняется и управляется.

Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Однако даже операционную деятельность можно рассматривать как проект, в том числе в Microsoft Project, например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ.

Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению (рис.1.2).

Рисунок 1.2. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта будет подробно исследован при изучении системы Project Server.

В 2012 г. вышел новый международный стандарт по управлению проектами ISO 21500:2012. Он утвержден Россией, США и Евросоюзом как основной стандарт, подчиняющий разрозненные национальные стандарты (ГОСТ, ANSI PMBOK,DIN, Prince2) и должен эффективно заменить PMBOK[1].

В рамках этого стандарта проект рассматривается как уникальный набор процессов, состоящих из скоординированных и управляемых задач. Для каждой задачи определены начальная и конечная дата. Проект направлен на достижение цели. Достижение цели предполагает получения результатов, соответствующих заранее определенным требованиям и ограничениям, таким как время, деньги и ресурсы. Многие проекты могут быть похожими, однако каждый проект уникален. Различия могут возникать при получении конкретных результатов, предусмотренных проектом, за счет влияния на проект заинтересованных лиц или в процессе адаптации проекта к созданию конкретных результатов.

Стандарт ISO 21500:2012 нельзя рассматривать как готовое решение. Стандарт это классификатор, методологическая основа (полуфабрикат), с помощью которой вы можете получить конкретные проектные решения, учитывая отраслевую специфику деятельности вашего предприятия.

Рисунок 1.3. Обзор концепции управления проектами

Нужно разделять операционную и проектную деятельность. Однако во многих случаях и операционную деятельность можно представить как проектную деятельность, выделив в ней потоки задач. Проектная деятельность наступает тогда, когда появляется нестабильность в бизнесе, и он начинает меняться. Операционная деятельность компании бесконечна. Анализ операционной деятельности позволяет выявить преимущества компании на рынке, которые мы можем реализовать. Стратегия компании направлена на то, чтобы реализовать эти преимущества как наши возможности, то есть создать некоторые бизнес планы, которые скорректируют наш бизнес и перенесут эти изменения в результаты. Значительная часть проектов направлена на изменение бизнеса, и вы можете использовать проекты для улучшения своей процессной деятельности.

Проект живет в некотором окружении: это ресурсы, условия деятельности, законы и т.д. Окружение, в котором реализуются проекты, должно быть зафиксировано. В окружение проекта входит и организационная структура. Организационная структура определяет те роли, которые должны играть в бизнес-процессе участники проекта. Проекты включают в себя три группы процессов: процессы управления проектами, процессы основной деятельности и вспомогательные процессы. Стандарт ISO занимается только процессами управления проектами. Процессы основной деятельности реализуются в рамках операционных методик, направленных на создание товаров и услуг компании. Вспомогательные процессы (бухгалтерия, охрана и т.д.) обеспечивают первые две группы процессов.

Как определить роли при управлении проектом?

Рисунок 1.4. Заинтересованные стороны проекта

В проекте есть заказчик, в качестве которого может выступать спонсор. Спонсор дает проекту ресурсы, он же защищает проект внутри компании, принимает результаты проекта. У спонсора может быть своя команда управления проектом. С другой стороны есть руководитель проекта, у которого может быть своя команда управления проектом и все ресурсы, связанные с ним. Все это функционирует в некоторой среде. Есть «влияющие лица», которые не заказывают проект, не участвуют в его реализации, но могут оказать на него существенное влияние, вплоть до срыва проекта. Однако во многих отраслевых направлениях без администратора проекта или планировщика, которого в схеме даже не указано, во многих организациях проектная деятельность вообще невозможна.

Новый стандарт четко определяет взаимодействия групп процессов управления проектом.

Рисунок 1.5. Взаимодействие групп процессов

Это не этапы проекта, это группы процессов, которые функционируют всю жизнь проекта. Например, процесс инициирования (принятие решения о том нужно запускать проект или нет) срабатывает на каждой фазе проекта. Заказчик и исполнитель могут не инициализировать новый этап, если установят, что проект не достигает цели. Эти процессы постоянно повторяются. Самое главное правильно отобрать эти процессы (их может быть очень много, порядка 40 штук) и из них сплести отраслевой сценарий. Это может сделать только опытный консультант или планировщик.

Рисунок 1.6. Взаимодействие групп процессов с указанными основными входами и выходами

Для реализации этих процессов используются различные программные средства: Project, Office, SharePoint и т. д. Устав проекта это документ, который формально запускает проект. Он обычно содержит решение о назначении менеджера проекта, перечень контрольных точек, через которые должен пройти проект и описание достижений в этом проекте. Для разработки устава, регламента проекта, регистра рисков, журнала проблем извлеченных уроков можно использовать Word или Excel. График проекта реализуется в Project. Для разработки бизнес плана используется Excel или Project.

Далее идет детализация каждой группы процессов. Пример процессов, которые могут быть включены в группу Инициация, приведен на рис.1.7. На рис.1.8 детализированы процессы планирования, большинство из которых будут реализованы нами с помощью Project 2010.

Рисунок 1.7. Процессы инициации

Рисунок 1.8. Процессы планирования

На рис.1.9. представлены процессы исполнения, а на рис.1.10 – процессы управления.

Рисунок 1.9. Процессы исполнения

Рисунок 1.10. Процессы управления

Таким образом, для реализации проекта в Microsoft Project нужен регламент, который включает конкретные бизнес-процессы компании. Создать хороший регламент может только специалист – планировщик, который владеет не только современными информационными технологиями, но и является квалифицированным экономистом.

Управление проектами это инструмент методологического и технологического управления потоками задач. Управление проектами – это профессия и должен быть специальный человек, который управляет проектами вашей компании – планировщик. Данное учебное пособие как раз и направлено на подготовку таких планировщиков.

Для управления проектами мы будем использовать систему Microsoft Project 2010. Данное методическое пособие может быть использовано и при работе с системой Microsoft Project 2013.