ПОЛОЖЕНИЕ о Секретариате

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является подразделением Управления делами банка, осуществляющим организацию работы председателя Правления банка, его заместителей и коллегиальных органов банка - Общего соб­рания акционеров, Совета директоров, Правления банка.

1.2. Секретариат возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется управляющему делами.

1.3. В своей деятельности Секретариат руководствуется: законодательством в сфере информации и документации, нормативными актами Президента РФ, Правительства РФ, Банка России, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом банка, решениями Совета директоров и Правления банка, приказами и распоряжениями председателя Правле­ния банка, Инструкцией по делопроизводству банка, положением об Управлении делами и настоящим положением.

2. ЗАДАЧИ

Задачами Секретариата являются:

2.1. Организация документационного обеспечения деятельности коллегиальных органов управления банка.

2.2. Техническое обеспечение работы председателя Правления банка и его заместителей.

3. ФУНКЦИИ

Секретариат выполняет следующие функции:

3.1. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступившие в адрес руководства [банка.

3.2. Готовит по поручению руководства банка проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, |справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.

3.3. Осуществляет редактирование документов по поручению руководства банка.

3.4. Обеспечивает машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение докумен­тов, используемых в деятельности руководства банка.

3.5. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству банка.

3.6. Организует планирование рабочего дня председателя Правления банка и его заместителей.

3.7. Осуществляет телефонное обслуживание председателя Правления банка и его заместителей.

3.8. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных со­общений, поступающих в адрес руководства банка и отправляемых от имени руководства.

3.9. Составляет проекты планов работы коллегиальных органов банка.

3.10. Готовит материалы к заседаниям коллегиальных органов банка, обеспечивает их своевремен­ную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

3.11. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний коллегиальных органов банка.

3.12. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руко­водства банка.

3.13. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством банка.

3.14. Проводит оформление протоколов заседаний руководства банка и коллегиальных органов банка, их рассылку.

3.15. Осуществляет контроль за выполнением решений коллегиальных органов банка.

3.16. Организует прием посетителей руководством банка.

3.17. Обеспечивает формирование дел и их хранение, своевременную передачу дел в архив банка.

4. ПРАВА

Заведующий Секретариатом имеет право:

4.1. Требовать от руководителей подразделений и работников банка своевременного представления документов и информации руководству банка.

4.2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений работников для подготовки проек­тов приказов, распоряжений и других документов по поручению руководства банка.

4.3. Возвращать работникам банка проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.

4.4. Вносить руководству Службы делопроизводства предложения по совершенствованию работы Секретариата.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий Секретариатом несет ответственность за:

5.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.

5.2. Подготовку документов с нарушением действующих норм и требований.

5.3. Утрату или порчу документов, несоблюдение условий хранения документов.

5.4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретариат взаимодействует:

6.1. С руководством банка:

Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую в банк корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предло­жения, справки, информационные и иные материалы.

Получает: поступившие в банк документы, а также предложения, докладные записки, справки под­разделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.

6.2. С подразделениями банка:

Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.

Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные мате­риалы.

6.3. С другими организациями:

Направляет: письма, информационные материалы.

Получает: письма, информационные материалы.

Управляющий делами Подпись А.П. Круглов
Образец должностной инструкции