Фахового мовлення 4 страница

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.

Бланк документа – це однотипна форма документа з надрукованою постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного з 1 вересня 2003р.

Для багатьох документів характерні такі реквізити:

1. Державний герб

2. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа.

3. Назва структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса,номер телефону (факсу).

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Посилання на індекс та дату вихідного документа.

8. Адресат.

9. Заголовок до тексту.

10. Текст документа.

11. Відмітка про наявність додатка.

12. Підпис.

13. Печатка.

14. Резолюція (напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього документа).

Текст як реквізит документа

Основою службового документа є текст – головний реквізит документа, що відображає його зміст. Тому підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документації та діловодстві.

Досконалий текст відзначають:

· достовірність (викладені в ньому факти відображають реальний стан справ);

· точність мовлення і логічність висловлювання (точне і правильне вживання слів, словосполучень, грамотна побудова речень);

· аргументованість і переконливість (положення, прохання, пропозиції мусять бути належним чином аргументовані і переконувати адресата в доцільності їх прийняття чи виконання);

· емоційна нейтральність і відсутність індивідуальних особливостей стилю автора.

Умовно композицію кожного документа можна розмежувати на зовнішню та внутрішню.

Композиція тексту документа
Завнішня	Внутрішня
Визначається типовим формуляром, який регламентує склад обов’язкових елементів (реквізитів) та логічну схему документа, тобто таке розташування його частин, при якому створюються найкращі умови при роботі з документом. До зовнішніх композиційних елементів належать реквізити, типовий формуляр, а токож рубрикація. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої за допомогою заголовків, нумерації та ін. Найпростішою рубрикою є абзац, тобто відступ вправо на початку першого рядка тексту, об’єднаного однією мікротемою. Поділ тексту на абзаци має практичне значення: це допомагає читачеві робити невеликі паузи, вдумуючись у зміст попередньої частини тексту чи готуватися до сприйняття іншої.	Визначається логікою побудови тексту, порядком викладу матеріалу у смисловій послідовності. Текст будь-якого документа повинен складатися не менше, ніж з двох основних частин. У першій повідомляється обґрунтування чи підстава складання документа, у другій – пропозиції, рішення, розпорядження, висновки чи прохання. У вступі зазначаються причини та безпосередній привід для складання службового документа. У цій частині тексту нерідко роблять посилання на інші, раніше отримані документи, які стали підставою для створення нового. У доказах зазначається сутність питання, наводяться факти, цифрові дані для його обґрунтування. Доказ повинен переконувати в необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги. Висновки – головна логічна складова, в якій формулюється основна мета документа, його найважливіша суть, пропозиція, погодження, відмова.

Вимоги до мови ділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і в певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила …

Академія просить …

Ректорат вважає …

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів.

4. Вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, потрібний для, прошу дозволити, взяти до уваги, взяти за основу тощо.

5. Використовувати синтаксичні конструкції, притаманні офіційно-діловому стилю:

Доводимо до Вашого відома, що ….

Нагадуємо Вам, що, ….

У порядку надання матеріальної допомоги ….

У порядку обміну досвідом ….

У зв’язку з вказівкою ….

Відповідно до попередньої домовленості ….

Відповідно до Вашого прохання ….

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи …

Беручи до уваги …

Розглянувши …

Вважаючи …

7. Уживати синтаксичні конструкції, що відповідають нормам літературної мови.

Правильно	Неправильно
вжити заходів брати (взяти) участь погодити вплинути порядок денний боротися заходи такі члени групи не можна визнати задовільним незабаром не з’являються на заняття   прошу надати мені відпустку   треба направити згідно з наказом відповідно до постанови	прийняти заходи прийняти участь здійснити погодження здійснити вплив повістка денна проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи не може бути визнаним задовільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки на заняття прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений згідно наказу відповідно з постановою

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет –присудок, означення – перед означуваними словами, додатки – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення).

9. Надавати перевагу простим реченням.

10. Щоб не спричинити (і не виявити) гостроту стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит… // Вами ще не дана відповідь на лист-запит….

Якщо потрібно назвати конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму дієслова. Наприклад:

Фірма не гарантує ….

Комісія підтверджує ….

Телевізійне агентство повідомляє ….

11. Вживати інфінітивні конструкції: Створити комісію….

Затвердити пропозицію ….

Надати можливість ….

Попередити правління ….

12. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую …. Пропоную ….

13. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: агропром, техплан, техдокументація, напр.,

р-н, обл.., км, ПАТ, ТМ.

14. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний …, високошановний …, вельмишановний …, високоповажний ….

15. Слід пам’ятати про необхідність вживання при звертанні кличного відмінка. Наприклад:

Пане директоре!

Пані Оксано!

Шановна Ірино Петрівно!

Вельмишановний Вікторе Миколайовичу!

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Дайте відповіді на запитання:

1. Який стиль репрезентують ділові папери. Назвіть сферу спілкування, жанри, ознаки та мовні особливості офіційно-ділового стилю.

2. Яка роль ділового мовлення для майбутніх фахівців?

3. За якими ознаками класифікують документи?

4. Які є види документів за призначенням?

5. Розкрийте зміст поняття «реквізит». Назвіть реквізити документа.

6. Розкрийте зміст поняття «формуляр».

7. Назвіть стійкі словосполучення та синтаксичні конструкції, які потрібно вживати у мові ділових паперів.

8. Поміркуйте, яким реченням (за будовою) краще надавати перевагу в діловодстві.

9. З’ясуйте, від якої особи слід викладати текст документів. Наведіть приклади.

2. Продовжіть речення:

1) Постійні реквізити друкуються …

2) Змінні – фіксуються …

3. Запишіть слова скорочено.

Кілометр, метр, дециметр, сантиметр, міліметр;

Тонна, центнер, кілограм, грам, міліграм;

Мільярд, мільйон, тисяча; квадратний кілометр, кубічний метр;

Область, район, місто;

Наприклад, порівняйте; бібліотека;

Тридцять дві сторінки, п’ята сторінка; параграф.