Организация аттестации персонала

Аттестация персонала обычно проходит один или два раза в год. Очевидно, что сотрудник воспринимает все более серьезно, чем руководитель, поэтому менеджеру необходимо тщательно подготовиться. Следует помнить, что аттестация – это всего 1 час в году, который менеджер должен посвятить структурной проверке работы сотрудника, обратной связи. Необходимо исключить импровизацию.

Организация аттестации персонала включает в себя:

• Подготовку аттестации.

• Приветствие сотрудника.

• Обзор.

• Умение решать сложные ситуации с сотрудниками.

• Контроль.

Первая задача, которую необходимо выполнить перед интервью, – сообщить сотруднику о том, что будет происходить. Особенно, если сотрудник участвует первый раз в аттестации, он должен знать что вы будете обсуждать, и как это повлияет на его работу. Следует:

· Объяснить, что значит аттестация.

· Предоставить аттестационную форму сотруднику, просмотреть ее вместе с ним заранее.

· Предложить сотруднику самому оценить свою работу до проведения аттестации.

· Предложить сотруднику составить план со своими будущими целями и задачами.

У сотрудника должно быть достаточно времени, чтобы прочитать все формы и подготовиться.

Необходимо:

• Установить продолжительность интервью.

• Согласовать время.

• Определить удобное место.

Оценка сотрудника занимает приблизительно 1 час на человека. Необходимо располагать достаточным количеством времени, занять отдельную комнату, где никто не будет мешать. Телефоны должны быть отключены. Объясните сотруднику, кто будет проводить обзор, а также кто будет дополнительно принимать участие.

Подготовка аттестации персонала предполагает:

• Наличие файла сотрудника (личного дела).

• Наличие должностной инструкции.

• Анализ достигнутых целей.

• Знание изменений в должности.

• Наличие будущих целей для занимаемой должности.

• Оценку работы и рекомендации на будущее.

• Запись информации в аттестационной форме.

Будьте уверены, что вы получили всю необходимую информацию, связанную с работой сотрудника. Просмотрите бумаги сотрудника, его должностную инструкцию. У вас должно быть четкое представление о работе сотрудника и насколько ее выполнение совпадает с его должностной инструкцией.

Изучите будущие планы компании, чтобы помочь сотруднику при постановке следующих целей.

Проверьте предыдущие достигшие результаты, какие цели достиг сотрудник.

Менеджер должен быть уверенным, что владеет фактами. Предположения и мнения недопустимы.

Менеджер должен на интервью:

• Не заставлять сотрудника ждать.

• Предложить чай или кофе.

• Кратко объяснить формат обзора.

• Объяснить, что необходимо делать заметки.

• Определить время и что необходимо достичь.

Когда менеджер начинает с интервью с сотрудником, необходимо принимать во внимание, что сотрудник может нервничать. Создание непринужденной обстановки и атмосферы доверия поможет сотруднику расслабиться и обсуждать вопросы в открытой манере. Двухсторонняя обратная связь невозможна, если одна из сторон напряжена или растеряна. Если вдруг по какой-то причине вы не можете проводить оценку сегодня, лучше перенести ее на другой день.

Менеджер должен:

• Проявлять уважение к должности сотрудника, его работе, личности.

• 30% времени интервью посвятить обзору прошлых целей и задач.

• 20% - текущим процессам.

• 50% - будущим перспективам и задачам.

• Использовать “подход бутерброда” для обратной связи (похвала – оценка – похвала).

• Быть позитивным.

Следует сосредоточиться только на проблемах, связанных с работой, не включать в интервью никакой конфиденциальной информации, использовать только факты и вести разговор, основанный на фактах. Предположения о частной жизни или любых других вещах не входит в обязанности менеджера!

Частные или личные проблемы могут обсуждаться, если только сотрудник желает об этом поговорить или это оказывает влияние на его работу (алкоголь, чрезмерная ночная жизнь…)

Итак:

• Только факты о работе, никаких предположений.

• Если нет доказательств, не следует давать оценку.

• НИКАКИХ частных или личных проблем, за исключением ситуаций, которые непосредственно влияют на работу.

В процессе интервью необходимо придерживаться активного слушания. Активное слушание означает:

• Выслушать оценку сотрудника.

• Дать обратную связь.

• Задавать открытые вопросы.

• Обращать внимание на факты.

• Действовать: переговоры и оценка.

Далее необходимо перейти к согласованию плана личного развития:

• Поинтересоваться у сотрудника его личными рабочими планами.

• Согласовать план развития для каждой компетенции/цели, которая не была

достигнута.

• Иметь под рукой план обучения компании/отдела.

Эту часть встречи необходимо начинать с вопросов сотруднику о пожеланиях и комментариях по поводу его будущего плана развития. Что он/она считает самым лучшим и интересным для улучшения его компетенций? Обсудите эти идеи и попробуйте объединить их с планами обучения и тренингов вашей компании (просмотрите учебное руководство компании). Удостоверьтесь, что вы охватили все компетенции, все цели, которые не были достигнуты. Следует помнить, что если не будет обеспечена поддержка и обучение для сотрудника, который не достиг цели или не улучшил компетенцию, то будущем менеджер не сможет провести оценку его деятельности по данным вопросам через год.

Если в компании есть корпоративное учебное руководство, стандарты - используйте этот материал для оказания поддержки и развития компетенций сотрудника. Не забывайте о других источниках, которые Вы можете использовать в целях развития:

• Обучение без отрыва от производства.

• Обучение с отрывом от производства.

• Новые обязанности.

• Чтение соответствующей литературы.

• Кросс-тренинг.

• Дополнительное задание.

• Делегирование.

Завершение интервью – это:

• Подведение итогов ключевых пунктов.

• Следует согласовать сроки выполнения заданий.

• Согласовать план действий.

• Спросить, есть ли вопросы.

• Быть уверенным, что сотрудник доволен результатом.

• Поблагодарить.

После того, как вы согласовали с аттестуемым план дальнейшего развития и заполнили план личного развития сотрудника, подведите итоги ключевым вопросам, которые были подняты в процессе обзора. Следует поблагодарить сотрудника за его время, еще раз подтвердить обязательство, которое он/она взял/а на себя, убедиться, что сотрудник доволен результатом.