Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору й ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему абзацу - зміст);

- фраза (містить основну інформацію абзацу);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

Комбінована (традиційна)	Нова
А. Б. В. Г. Д. … Розділ І I. II. III. IV. V. … Частина 1 1. 2. 3. 4. 5. … Частина 2 1); 2); 3); 4); 5); … пункт 1 а); б); в); г); д); … § 1 § 2 пункт 2 Частина 3 Розділ ІІ і т. д.	1.1 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.2 1.3 і т. д.

Згідно з ДСТУ 3008-95 слід пам’ятати, що для системи буквеної рубри-кації літери Ґ(ґ), Є (є), З (з), І (і), Ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч), та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.