Вимоги щодо використання мовних засобів у тексті документа

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

- автобіографія (Я, …, народилася, … навчаюся…);

- заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);

- наказ (Наказую…);

- скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…);

- службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

- акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);

- трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується);

- інструкція (АТ «Довіра» встановлює…, кожен акціонер стає…);

- запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

- коли підмет передує присудкові;

- коли означення стоїть перед означуваним словом;

- коли додаток стоїть після керуючого слова;

- коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксич-них конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати немилозвучності, однозвучності (співзвучності) з іншими скороченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру, символів, знаків: §, %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу мате-ріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

12. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

13. Пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Запитання для самоконтролю:

1. На папері якого формату оформляються організаційно-розпорядчі документи?

2. Яких правил слід дотримуватись, нумеруючи документ?

3. Назвіть технічні вимоги укладання тексту документа.

4. Що таке рубрикація? Які засоби рубрикації ви знаєте? Охарактеризуйте їх.

5. Які існують системи нумерації рубрик тексту? Охарактеризуйте їх.

6. Які правила нумерації таблиць ви знаєте?

7. Назвіть основні логічні елементи тексту. Чим вони зумовлені?

8. Яких мовних правил слід дотримуватись, укладаючи текст документу?

9. Пригадайте основні риси офіційно-ділового стилю. Використання яких мовних засобів у тексті документа забезпечує їх дотримання?

Практичні завдання:

1. Пригадайте, що таке багатозначні та емоційно забарвлені слова, образні вислови, мовні кліше, канцеляризми. Які конструкції можуть передавати суб’єктивне ставлення до викладеного? Із відповідних зразків текстів випишіть по 5 прикладів кожного із вищезгаданих мовних явищ.

2. Охарактеризуйте сферу та мету їх використання.