Гриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв’язання питань, що викладені в документі. Затверджується документ шляхом видання відповідного розпорядчого документа або ж після підписання документа відповідна особа наносить гриф затвердження.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор фабрики

(підпис) В.Ю. Корольов

26. 04. 2003 р.

Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим докумен-том, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

Харківського тракторного заводу

№ 41-в від 03. 09. 2003 р.

Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

ПІДПИС

Підпис – обов’язковий реквізит більшості документів, він засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсут-ності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У таких випадках не припускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф. Ю.І. Пономарьова

В. о. директора, доц. (підпис) В.Д. Без’язичний

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послі-довності ієрархії посад:

Ректор академії (підпис) С.О. Горобець

Голов. бухгалтер (підпис) В.Б. Ванштейн

Голова профкому (підпис) Л.А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:

Проректор з адміністративно- Проректор із навчально-

господарських питань виховної роботи

(підпис) Я.В. Бездітко (підпис) С.Т. Лісник

В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов’язків у конкретній комісії. Після підпису голови – за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії (підпис) Б.О. Єрьомін

Члени комісії (підпис) З.Я. Всеволозький

(підпис) Л.З. Луб’янова

(підпис) А.І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

Голова В.Ю. Дроб’язкін

Секретар П.С. Ізмаїлова

З оригіналом звірено:

Секретар-референт (підпис) О.П. Ілляшкевич

Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в дужки не береться.

Запитання і завдання для самоконтролю:

1. Розкрийте зміст поняття «реквізит».

Назвіть реквізити документів.

2. Продовжіть речення:

1) Постійні реквізити друкуються …

2) Змінні - фіксуються …

3. Розкрийте зміст поняття «формуляр».

4. Виберіть правильний варіант відповіді:

Штамп - це …

а) сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності;

б) група реквізитів та їх постійних частин, відтворена як єдиний блок;

в) форма документа з відтвореними на ній реквізитами, що містять постійну інформацію.

5. Що таке бланк? Які документи укладаються на бланках?

6. Розгадайте кросворд.

По горизонталі: 1. Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. 2. Позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юри-дичної сили. 3. Стандартна форма документа, що заповнюється окремо конкретними даними. 4. Напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань. 5. Необхід-ний елемент документа. 6. Точне відтворення оригіналу. 7. Другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. 8. Точна вказівка місця проживання кого-небудь, складена за певною формою. 9. Основний реквізит документа. 10. Відтворення частини документа. 11. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.

Ключ: Якщо кросворд розгадано правильно, то по вертикалі у виділених клітинках має бути назва поняття, що означає організацію роботи з докумен-тами та діяльність щодо створення документів.

7. Назвіть основні реквізити документів за державними стандартами.

8. З’ясуйте, зміст яких понять розкривають запропоновані визначення:

1) Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.

2) Друкована стандартна форма певного документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

3) Обов’язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його законність.

4) Позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

5) Особа, що відправляє документ.