Документ як засіб спілкування в офіційно-діловій та професійній сфері

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Розрізняють декілька значень поняття «документ»:

1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.).

2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).

3. Матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).

4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.)

Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документ як матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1	2	3
	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
	За походженням	Службові (офіційні) й особисті
	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всереди-ні тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті доку-менти, дія яких виходить за межі організації, що їх створила.
	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
	За напрямом	Вхідні, вихідні.
	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення «дуже терміново».
	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
	За стадіями створення	Оригінали, копії, дублікат. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.     Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
	За складністю (кількістю відображених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька або для підтвердження своєї чинності посилаються на інші документи.
	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом.
	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.

Запитання для самоконтролю:

1. Що таке документ?

2. Які види документів виділяють відповідно до їх класифікаційних ознак?

3. На які види поділяються документи за походженням?

4. Назвіть зразки документів, різних за призначенням.

5. Яка мета укладання типових та індивідуальних документів?

6. Які ви знаєте види документів за стадіями створення? Дайте визначення

кожного з них.

7. Назвіть приклади складних документів.

Практичні завдання:

1. Складіть класифікацію документів за призначенням, вкажіть зразки.

2. Виділіть основні критерії розрізнення документів за стадіями створення.

3. Використовуючи основну та додаткову літературу, укладіть реферат на

тему: «Функції які виконують документи в сучасному світі».